5 Tipps zur richtigen Büroorganisation

Eine gute, funktionierende und durchdachte Büroorganisation ist in einem erfolgreichen Unternehmen unverzichtbar. Dabei kommt es nicht nur auf eine gepflegte und sinnvolle Ablage an, sondern auch auf kontrollierte und dokumentierte Arbeitsabläufe, sowie eine allgemeine Ordnung. Mit den folgenden 5 Tipps wird die Büroorganisation zum Kinderspiel.

1. Ein ordentlicher Schreibtisch fördert die Konzentration

Ein chaotischer und überladener Schreibtisch ist der größte Feind einer effizienten Arbeitsweise. Ganz einfach, weil Sie so unnötige Zeit damit verschwenden nach den notwendigen Utensilien und Unterlagen zu suchen. Wer von vornherein weiß, wo sich seine Sache befinden, der kann sich besser auf bevorstehende Aufgaben konzentrieren ohne den Überblick zu verlieren.

Gehen Sie dabei nach dem Abschluss-Prinzip vor und verbannen Sie alle Unterlagen, die zu einem bereits abgeschlossenen Projekt gehören in Ablageordner. Achten Sie darauf, dass sich auf Ihrer Arbeitsfläche nur die Papiere und Arbeitsmaterialien befinden, die Sie tatsächlich für Ihre aktuellen Aufgaben benötigen. Gewöhnen Sie sich an, Ihren Schreibtisch jeden Abend sauber und ordentlich zu verlassen. So werden Sie am nächsten Morgen nicht von Papierstapeln erschlagen und starten mit einem freien Kopf in den Tag.

Ein praktischer Schreibtisch Organizer wirkt manchmal Wunder.

2. To-do-Listen richtig schreiben

Ohne eine durchdachte Aufgabenliste würde die Büroorganisation schnell aus dem Ruder laufen.

Wenn Sie Ihre To-do-Liste erstellen, tun Sie das am besten digital, das erlaubt Ihnen, Aufgaben zu verschieben, zu erweitern oder zu streichen, ohne, dass Sie am Ende ein unübersichtliches Blatt Papier in der Hand halten, auf dem Sie kaum noch etwas erkennen können.

Die wichtigsten Elemente einer To-do-Liste sind die Prioritäten und die eingeplante Zeit, bis zur Vollendung der Aufgabe. Diese beiden Faktoren helfen Ihnen dabei, ihre Tagesplanung zu erstellen und Ressourcen richtig einzuteilen. Planen Sie Pufferzeiten ein, um auch auf Unvorhersehbares vorbereitet zu sein.

Lesetipp: Wie Sie Prioritäten richtig setzen, lernen Sie hier.

 

3. Ziele setzen

Eine gute Büroorganisation erfordert konkrete Zielsetzung.

Ihre Ziele setzen Sie am besten gestaffelt, das bedeutet: Sie beginnen mit kleinen Zielen, die sich innerhalb von einigen Stunden, einem Arbeitstag oder einer Woche erreichen lassen. Das können Aufgaben, wie die Optimierung eines Arbeitsablaufs oder die Umstrukturierung der Ablage sein. Jedes Mal, wenn Sie eines Ihrer Ziele erreicht haben, stecken Sie sich ein neues, höheres Ziel – so wachsen Sie mit Ihren Aufgaben und stellen sicher, dass Sie in Ihrer beruflichen Entwicklung nicht stagnieren.

4. Von furchtbar zu angenehm

Wenn Sie Ihren Tagesplan erstellen, dann nehmen Sie sich zuerst die Aufgaben vor, die Ihnen am wenigsten Freude bereiten.

Dadurch vermeiden Sie es, unangenehme Aufgaben tage- oder wochenlang vor sich herzuschieben und Ihr ganz persönliches Arbeitsklima damit zu vergiften. Sobald die erste Aufgabe des Tages auch gleichzeitig die größte Hürde für Sie darstellt, wird der restliche Arbeitstag umso einfacher und angenehmer. Das Gleiche gilt auch für Dinge, die Sie besonders gerne tun. Falls Sie zum Beispiel Freude daran haben Präsentationen zu erstellen, dann heben Sie sich diese Aufgaben für Tageszeiten auf, zu denen Sie normalerweise am unmotiviertesten sind.

5. Ablenkungen keine Chance geben

Der Internetbrowser ist sowieso geöffnet, somit sind die sozialen Medien nur einen Klick entfernt. Das Smartphone liegt auf dem Schreibtisch und setzt Sie über eingehende Nachrichten Ihrer Freunde in Kenntnis. So verführerisch die unterhaltsame Seite der digitalen Welt auch ist, so sehr lenkt sie auch vom Arbeitsalltag ab.

Nehmen Sie sich vor den Rechner und Ihr privates Mobiltelefon nur in Ihren Pausenzeiten für Facebook & Co. zu verwenden – bis dahin verbannen Sie das Handy in die Schreibtischschublade und halten das Browserfenster geschlossen.

Lesetipp: Viele weitere praktische Tipps, die Ihnen dabei helfen Ihre Büroorganisation zu perfektionieren, verrät Ihnen Dorothea Engel-Ortlieb in Ihrem Buch „Perfekt im Office: Moderne Büroorganisation für Profis“.