Arbeit mit dem ebuero Telefonservice: Diese zeitlichen Vorteile sollten Sie kennen

Sie erledigen als Selbstständige oder Selbstständiger die meisten Aufgaben allein? Profitieren Sie durch den ebuero Telefonservice von vielen zeitlichen Vorteilen.

Als Unternehmerin oder Unternehmer sind Sie häufig unterwegs und betreuen jede Menge Projekte. Dennoch sind Ihnen Faktoren wie eine hohe Erreichbarkeit für Kund:innen und eine ordentliche Pflege von Terminen und Kampagnen sehr wichtig? Aufgrund von vielen Besprechungen können Sie Anrufe allerdings nicht immer annehmen oder Ihr Postfach ist nach einer Konferenz so voll, dass Sie stundenlang nur E-Mails verwalten müssten? Verpasste Telefonate führen jedoch zu unzufriedenen Klient:innen oder einer Verschiebung von Zeitplänen. Im schlechtesten Fall legen potenzielle Auftraggeber:innen auf und wenden sich an die Konkurrenz. Um dies zu vermeiden, hilft Ihnen ein kompetenter Telefonservice weiter. In diesem Beitrag erfahren Sie, inwiefern Ihnen die Arbeit mit dem Telefonservice von ebuero zeitliche Vorteile bringt und mit welchen Schritten Sie unseren Telefonservice in Ihre Abläufe integrieren.

1. Input & Output: Zeit investieren, um Zeit zu sparen

Damit Ihnen unser Telefonservice die zeitliche Unterstützung bringt, sollten Sie zu Beginn ein gewisses Maß an Zeit investieren. Hierbei geht es darum, unseren Sekretär:innen das Profil Ihres Unternehmens so genau verständlich wie möglich zu kommunizieren. Nur ein umfassend informierter Telefonservice vertritt Sie fachkundig und glaubwürdig. Das kostet anfangs etwas Zeit, erspart Ihnen jedoch auf lange Sicht Zeit und nachträgliche Erklärungen. Geben Sie unseren Mitarbeiter:innen alle wichtigen Informationen:

• Wer sind die wichtigsten oder längsten Bestandskund:innen bzw. Langzeitkund:innen? Geben Sie den Kolleg:innen des Telefonservice eine genaue Kundenliste an die Hand.
• Welche Fragen stellen Neukund:innen am häufigsten? Klären Sie mit Ihrer neuen Unterstützung Hintergründe Ihres Unternehmens, häufig gestellte Fragen usw.
• Legen Sie fest, wie die Mitarbeiter:innen des Telefonservice mit unterschiedlichen Szenarien umgehen sollen:Definieren Sie, welche Informationen bei Anrufen von Interessent:innen oder Bestandskund:innen abgefragt werden sollen, und was bei Anfragen an die Buchhaltung, bei Terminwünschen oder in Notfällen unternommen werden soll.

Keine Sorge, die Zeit, die Sie in das Briefing des ebuero-Telefonservice investieren, macht sich sehr schnell bezahlt und führt in der Folge zu besseren Prozessen, die Ihnen und Ihrem Team viel Zeit und Nerven sparen.

Ist das ebuero Team informiert, steht nur noch die Einrichtung der Rufumleitung(en) aus, damit wir Ihre Anrufe entgegennehmen können.

Sie können Anrufe…

… immer sofort umleiten

… erst nach 15 Sekunden weiterleiten

… nur umleiten, wenn besetzt ist

2. Die Leistungen des Telefonservice überblicken

Damit Sie die neu gewonnene Kundenbetreuung ertragreich einsetzen und aus unserem Telefonservice alle zeitlichen Vorteile ziehen, sollten Sie sämtliche Dienste von ebuero kennen. Je besser Sie die Funktionen des Telefonservice nutzen, desto effizienter ist die Zusammenarbeit.

• Informieren Sie sich über alle Optionen, die Ihnen das Kundenportal bietet.
• Setzen Sie sich mit der ebuero App auseinander. Profitieren Sie davon, wenn Sie Ihr Telefonsekretariat mit dem Smartphone steuern.
• Unsere App zeigt Ihnen für jeden angenommenen Anruf eine praktische Anrufnotiz an. Diese enthält alle wichtigen Informationen zum Gespräch. Durch Anklicken auf Ihrem Smartphone können Sie außerdem einen direkten Rückruf starten.
• Arbeiten Sie mit der Kalendersynchronisation. Sobald Sie selbst oder die Sekretär:innen einen neuen Termin eintragen, erscheint dieser sofort im Kalender, der für beide Parteien einsehbar ist. Auf diese Weise sind alle Beteiligten im Bilde.
• Machen Sie von der Kontaktsynchronisation Gebrauch. Wenn entweder Sie oder der Telefonservice einen neuen Kontakt erstellen, erscheint dieser im gemeinsamen Adressbuch.

3. Aufgaben und Anliegen thematisch gliedern

Indem Sie mit dem externen Kundenservice arbeiten, sind Sie bereits einen großen Schritt weiter. Doch die Nutzung eines Telefonservice ist nicht alles. Eine strukturierte Arbeitsweise in Abstimmung mit dem Telefonservice bringt Ihnen zeitliche Vorteile. Berücksichtigen Sie unter diesem Gesichtspunkt auch eine organisierte Tagesplanung. Unsere souveränen Mitarbeiter:innen unterstützen Sie bei der Koordination.

• Erledigen Sie ähnliche Aufgaben immer an einem Stück: Auf diese Weise ist Ihre Konzentration auf gleichartige Herausforderungen gebündelt und Sie müssen nicht immer umdenken.
• Strukturieren Sie Ihren Tag: Wann wollen Sie welche Aufgaben angehen? Für bestimmte Aufgaben brauchen Sie Zeit und wollen ungestört sein. Nutzen Sie auch in solchen Fällen den ebuero Telefonservice.
• Sie wissen genau, wann die meisten Ihrer Kund:innen anrufen? Berücksichtigen Sie diesen Faktor in Ihrer Planung, wann Sie unseren Telefonservice einsetzen und wie Sie Ihren Tag organisieren.

Der Einsatz des ebuero Telefonservice bringt mit der richtigen Nutzung echte zeitliche Vorteile. Bitten Sie Ihre Sekretärin zum Beispiel, nicht nur Rückrufbitten einzusammeln, sondern auch Termine zu vergeben. Die Vereinbarung eines Termins zeigt Ihren Kund:innen einerseits Ihre Wertschätzung, andererseits überzeugt hier abermals der Zeitfaktor: Die Mitarbeiter:innen von ebuero bündeln den Großteil Ihrer Termine innerhalb Ihres vorgeschlagenen Zeitrahmens. So arbeiten Sie Telefonate an einem Stück ab und setzen Ihre telefonfreie Zeit für andere Aufgaben ein.

Selbstverständlich können Sie auch bei längerer Abwesenheit den Telefonservice nutzen. Bei längerer Krankheit oder im Urlaub helfen die Sekretär:innen Ihren Anrufern dennoch weiter – und entlasten Ihre Urlaubs- oder Krankheitsvertretung.

Vom Telefonservice überzeugt mit 3 Tipps

Wie in den meisten Unternehmen oder Dienstleistungen sind Ihre Kund:innen das A und O. Betreiben Sie selbstständig eine Firma, sind Sie eigenverantwortlich für Termine, Projektarbeit, Vertrieb und telefonische Kundenkommunikation zuständig. Da Sie bei Kundenterminen nicht erreichbar sind, kann der Telefonservice die Lösung für zeitliche Vorteile sein. Arbeiten Sie die Mitarbeiter:innen von ebuero mit einem umfassenden Briefing ein, gewinnen Sie viel Zeit und Ihre Klient:innen finden immer eine Ansprechpartnerin. Die Arbeit mit unserem Telefonservice wird durch innovative technische Features wie unser Kundenportal, eine App sowie synchrone Kalender und Adressbücher unterstützt. Gehen Sie auf Nummer sicher, dass Sie alle Funktionen kennen und zu Ihren Gunsten einsetzen. Weihen Sie die neuen Telefon-Mitarbeiter:innen in Ihre Tages- und Arbeitsabläufe ein. So berücksichtigen sie Ihre individuellen Bedürfnisse – und Ihnen gelingt es, Ihre Zeit effizient zu nutzen.