Change-Prozesse in Unternehmen: Mit diesen 3 Schritten gelingt der Konventionsbruch

Erfolgreiche Unternehmen verfügen über agile und wandlungsfähige Strukturen. Doch wie lassen sich starre Muster durchbrechen?

Nicht zuletzt seit der Corona-Krise ist bekannt, wie wichtig die Wandlungsfähigkeit von Unternehmen und Organisationen für deren Überleben ist. Die fortschreitende Globalisierung und Digitalisierung führen neben demografischen Entwicklungen dazu, dass Geschäftsmodelle agil sein müssen, um mit den stetigen Veränderungen Schritt halten zu können. Prozesse, Entscheidungen, Strukturen und auch die Strategie eines Unternehmens müssen sich fortwährend anpassen. KMU sind mittlerweile ebenfalls so komplex organisiert, dass Unternehmer:innen mit vorliegenden Konventionen brechen müssen, um Veränderungen herbeiführen zu können. Dabei geht es nicht immer nur um Vereinbarungen, die man mit den Mitarbeiter:innen getroffen hat, sondern auch um die eigenen Vorstellungen. Wir zeigen Ihnen, welche Schritte Sie durchlaufen müssen, um mit veralteten Konventionen brechen zu können.

Schritt 1: Analyse des IST-Zustands

Im ersten Schritt sollten Sie die vorhandenen Prozesse und Strukturen in Ihrem Unternehmen unter die Lupe nehmen. Stellen Sie sich die Frage, von welcher Konvention Ihr Team und Sie geleitet werden. Bemühen Sie sich, diese Konvention mit anderen Augen zu betrachten und hinterfragen Sie, ob sie tatsächlich zielführend ist. Müssen Ihre Mitarbeiter:innen beispielsweise Anträge für die Bewilligung bestimmter Projekte stellen, so ergibt sich die Frage, von welcher Konvention Sie hier geleitet sind: Entziehen Sie dem eigenem Team Verantwortung, um selber mehr Kontrolle zu haben? Im nächsten Schritt sollten Sie dann hinterfragen, ob Ihnen diese Maßnahme tatsächlich mehr Kontrolle verschafft oder nur den Schein derselben aufrecht erhält und Entscheidungen dadurch nicht einfach nur länger dauern. Möglicherweise bekommen Angestellte auch das Gefühl, dass Ihnen nicht genug Vertrauen entgegengebracht wird.

Schritt 2: Neu denken

Im zweiten Schritt geht es darum, umzudenken. Fragen Sie sich, welche Annahme einer Konvention zugrunde liegt und auf Basis welcher alternativen Annahmen Sie Prozesse verändern oder anpassen wollen. Unserem Beispiel der Projektanträge liegt die Annahme zugrunde, dass Teammitglieder keine Verantwortung für das Unternehmen übernehmen können oder übernehmen wollen. Sicherlich geht aber auch Ihr Menschenverständnis davon aus, dass jeder etwas in einem Unternehmen beitragen und Verantwortung übernehmen möchte. Projektanträge verhindern dies jedoch, indem sie einzelnen Teammitgliedern Verantwortung entziehen und ihnen suggeriert wird, dass es sich nicht lohnt, eigene Entscheidungen zu treffen oder gar mitzudenken. Mitarbeiter:innen benötigen einen Rahmen, um ihre eigenen Ideen und Entscheidungen einbringen zu können.

Schritt 3: Neu handeln

Bei Schritt drei geht es darum, Situationen zu schaffen, in denen alte Konventionen zur Probe über Bord geworfen und durch alternative Prozesse ersetzt werden. Hier setzen Sie sich als Unternehmer oder als Unternehmerin einem Risiko aus, denn natürlich können Sie sich auch irren und feststellen, dass der übliche Ablauf doch der Bessere war. Entscheiden Sie sich zum Beispiel, Projektanträge zeitweise auszusetzen und geben Sie stattdessen die volle Verantwortung und Entscheidungsgewalt über die Bewilligung von Projekten ab. Fördern Sie Ihre Mitarbeiter:innen darin, sich ein genaues Bild von den Prozessen im Unternehmen machen zu können und fordern Sie am Ende lediglich die Information ein, warum Ihr Team zu welcher Entscheidung gekommen ist.

Fazit: Innovation statt Konvention

Trauen Sie sich, mit einem gewohnten Status zu brechen und auch langjährig existierende Umstände für ungültig zu erklären.  Dann kann es Ihnen gelingen, die Prozesse und Strukturen in Ihrem Unternehmen agil zu halten und auf Veränderungen am Markt oder innerhalb Ihres Unternehmens souverän zu reagieren. Veränderungsprozesse sind nicht immer leicht und bequem. Hinterfragen Sie jedoch regelmäßig vorhandene Strukturen und nehmen Sie auch Anstöße von außen als Ansporn, sich permanent weiterzuentwickeln. Dann kann Ihnen das richtige Change-Management dauerhaft zum Erfolg verhelfen.