Altes Tool, neue Anwendungsbereiche – SWOT-Analyse zur Mitarbeitermotivation

Die eigenen Entwicklungspotentiale ausschöpfen, neues Lernen, die eigenen Schwächen kennen und an ihnen arbeiten – die meisten Mitarbeiter haben den Willen und Freude daran, sich ständig zu verbessern und zu wachsen. Doch oftmals fehlt die klare Vorstellung vom eigentlichen Ziel. Mal fängt man etwas an, setzt viel Energie und Willenskraft ein und bringt es dann doch nicht bis zu Ende. Je mehr dieser Erlebnisse zusammen kommen, desto größer wird das Frustpotential. Eines der wichtigsten Ziele von Coaches und Trainern ist es, ihren Kunden zu helfen, den Entwicklungsprozess zu strukturieren, zu priorisieren und sie dazu zu bringen, an einer Sache dran zu bleiben:

Die SWOT-Analyse, die ursprünglich in den 1960er Jahren in der Harvard Business School entwickelt wurde, um Unternehmen die Bestimmung ihrer Position im Markt und ihrer strategischen Wachstumschancen zu erleichtern, ist ein tolles Tool, um auch Mitarbeitern bei der Bestimmung ihrer aktuellen Stärken, Schwächen und Chancen zu helfen. Und das Beste daran: die SWOT-Analyse ist so leicht anzuwenden, dass sie keinen Coach brauchen, um sie zu nutzen. Sie als Führungskraft können die Methode gemeinsam mit ihren Mitarbeitern ganz einfach selbst anwenden, um ihre Mitarbeiter in ihrer Entwicklung zu unterstützen und ihnen neue Motivation zu geben.

• Sie geben dem Mitarbeiter Feedback

Für eine SWOT-Analyse sollten Sie etwas Vorbereitungszeit einplanen. Beobachten Sie Ihren Mitarbeiter genau und machen Sie sich Notizen und zwar am besten direkt in dem Moment, in dem Ihnen etwas auffällt. Versehen Sie Ihre Notizen mit Datum und einer kurzen Beschreibung der Situation, damit Sie sich später auch noch daran erinnern. Wenn Sie einige Notizen gesammelt haben, vereinbaren Sie ein Mitarbeitergespräch. Darin geben Sie dem Mitarbeiter Rückmeldung über Ihre Beobachtungen. Seien Sie hierbei ruhig kritisch (unzureichende Leistung trotz hohen Einsatzes, unzureichende Nutzung vorhandener Stärken etc.) und geben Sie dem Mitarbeiter Beispiele, in welcher Situation Sie die Beobachtung gemacht haben. Der Mitarbeiter muss wissen, dass Ihr Feedback Hand und Fuß hat. Der Grundtenor bei jeder Kritik sollte sein, dass mehr in dem betreffenden Mitarbeiter steckt, als er im Moment zeigt.

2. Der Mitarbeiter beantwortet die zentralen Fragen der SWOT-Analyse

Um die Problemstellung einzugrenzen und zu strukturieren, bitten Sie den Mitarbeiter anschließend, die zentralen Fragen der SWOT-Analyse zu beantworten. Am besten erfolgt dies in Form eines Brainstormings. Ihr Mitarbeiter sollte alles notieren, was ihm zu den Fragen in den Sinn kommt, egal wie unwichtig ihm vielleicht einige Gedanken erscheinen. Am besten sollte der Mitarbeiter mit den positiven Aspekten (Stärken und Chancen) beginnen und erst dann zu den eher kritischen Punkten (Schwächen und Risiken) übergehen.

Strength (Stärken)	Was waren Ihre letzten Erfolge? Welche Fähigkeiten besitzen Sie im Umgang mit Menschen? Wo liegen Ihre Wissensschwerpunkte? Was schätzen andere Menschen an Ihnen? Was sind Ihre Hobbies? Was interessiert/begeistert Sie?
Weaknesses (Schwächen)	Was läuft nicht so gut? Wo fühlen Sie sich bei der Erledigung von Aufgaben unsicher? Was ärgert Ihre Kunden/Kollegen am meisten? Wo sehen Sie bei sich den größten Lernbedarf?
Opportunities (Chancen)	Welche Herausforderungen reizen Sie am meisten? Welche Freiräume haben Sie in Ihrer Position/Stelle bzw. bei den Aufgaben/Projekten, die Sie verantworten? Mit der Lösung welches Problems könnte Ihr Team den größten Erfolg haben? Auf welche Veränderungen müssen Sie in der Zukunft reagieren?
Threats (Risiken)	Was haben andere Menschen, das Ihnen fehlt? Gibt es Kollegen, die Ihnen den Rang ablaufen könnten? Wie sicher ist Ihrer Meinung nach Ihr Arbeitsplatz? Welche Veränderungen stehen bevor, die Ihr Unternehmen bzw. Ihre Abteilung betreffen?

 

3. Sie analysieren die Antworten gemeinsam

Nun liegt die Herausforderung darin, die vielen Gedanken Ihres Mitarbeiters zu analysieren und zu bündeln. Gehen Sie dafür gemeinsam alle 4 Bereiche der SWOT-Analyse durch und beginnen Sie am besten bei den Chancen:

Opportunities: Hier geht es darum, möglichst konkret und positiv zu formulieren, welche Möglichkeiten der Mitarbeiter in seinem Aufgabenbereich sieht. Beispiel: „Wir werden enger mit dem Kundenservice zusammenarbeiten und das Kunden-Feedback gemeinsam besser nutzen.“ Diese Chancen definieren das Ziel, auf das Sie gemeinsam hinarbeiten wollen.

Strength: Schauen Sie nun auf die Stärken des Mitarbeiters, also alle Eigenschaften, die ihm helfen, das Ziel zu erreichen. Überlegen Sie gemeinsam, wie man die Stärken des Mitarbeiters weiter ausbauen und wie er sie am wirkungsvollsten einsetzen kann.

Weaknesses: Analysieren Sie nun, ob und welche der vom Mitarbeiter identifizierten Schwächen das Erreichen der Ziele verhindern könnten. Solche Schwächen, die sich tatsächlich als gefährdend herausstellen, definieren Sie auf einem Flipchart als Lernfelder und erarbeiten gemeinsam mit dem Mitarbeiter Maßnahmen, die dabei helfen, an diesen Schwächen zu arbeiten.

Threats: Nun machen Sie den Realitätscheck. Ist das gemeinsam identifizierte Ziel so erstrebenswert, dass es die Risiken aufwiegt. Wenn ja, versuchen Sie Maßnahmen zu entwickeln, die die Risiken möglichst minimieren. Falls nicht, sollten Sie noch einmal zum Anfang zurückkehren und prüfen, ob es noch andere Chancen gibt bzw. ob die Chancen ausreichend positiv beschrieben wurden.

Auf diesem Wege erarbeiten Sie sich zusammen mit Ihrem Mitarbeiter einen strukturierten Fahrplan mit klaren Zielen und einem gemeinsamen Verständnis von Hürden, die noch beseitigt werden müssen sowie Maßnahmen, die für die Zielerreichung ergriffen werden sollen. Wir empfehlen, diese SWOT-Analyse bei jedem Mitarbeitergespräch zu wiederholen. Sie werden merken, dass sie bereits beim zweiten Mal weniger Zeit in Anspruch nimmt, weil sie auf den Erkenntnissen der letzten SWOT-Analyse aufbauen können. Sie müssen sich nur noch fragen, ob die Notizen aus der letzten Analyse noch aktuell sind und ob sie ggf. ergänzt werden müssen. So haben Sie auch ein sehr klares Bild von der tatsächlichen Entwicklung des Mitarbeiters vor Augen.