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Backoffice-Management
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Backoffice-Management – Was ist es und wo kommt es zum Einsatz?
Neben dem Kerngeschäft fällt in jedem Unternehmen eine Menge Arbeit im Hintergrund an. Während das Frontoffice mit der Öffentlichkeit in Kontakt tritt, Sitzungen vorbereitet und Kundenkontakte pflegt, sorgt das Backoffice-Management für reibungslos funktionierende Abläufe. Ohne eine:n professionelle:n Backoffice-Manager:in würde in Unternehmen vieles ins Stocken geraten.
Aber was bedeutet "Backoffice" überhaupt und was ist Backoffice-Management? Backoffice-Manager:innen übernehmen die organisatorische Abwicklung interner Geschäftsprozesse. Das Backoffice-Management agiert im Hintergrund einer Firma und ist für die Aufrechterhaltung des Kerngeschäfts zuständig. Zu den Aufgaben des Backoffice-Managements zählen dabei das Planen von Meetings innerhalb des Büros, die Organisation des Bürolayouts sowie das Bestellen von benötigten Materialien.
Im Folgenden erhalten Sie alle Informationen zu den Zuständigkeiten und Tätigkeiten eines Backoffice-Managements. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Arbeitsabläufe durch gezieltes Outsourcing optimieren können.
Backoffice-Management – Definition und Aufgaben
Im Backoffice-Management werden sämtliche Tätigkeiten ausgeführt, die im Hintergrund des eigentlichen Kerngeschäfts eines Unternehmens anfallen. Das Backoffice-Management basiert auf einer durchdachten Organisation, die entsprechend dem modernen Zeitmanagement effektiv und effizient arbeitet. Backoffice-Mitarbeiter:innen haben üblicherweise kaum bis gar keinen Kundenkontakt. Ihre Unterstützung bieten sie als Assistenzbereich hauptsächlich den Mitarbeiter:innen des Unternehmens an. Sämtliche Arbeitsabläufe, welche Kundenkontakte sowie das Auftreten der Firma nach außen inkludieren, werden vom sogenannten Frontoffice übernommen. Ein Unternehmen funktioniert nur dann, wenn zwischen Frontoffice und Backoffice ein kontinuierlicher und funktionierender Informationsfluss herrscht.
Backoffice-Tätigkeiten:
Das Tätigkeitsfeld von Mitarbeiter:innen im Backoffice entspricht weitgehend dem Berufsbild der klassischen Sekretär:innen; es geht aber darüber hinaus. Zu den heutigen Aufgaben von Backoffice-Manager:innen zählen:
- Post- und Telefonservice: Die Mitarbeiter:innen aus dem Assistenzbereich nehmen sowohl Anrufe als auch Post an Ihr Unternehmen entgegen. Wichtige Gesprächsnotizen und sonstige Informationen werden im Anschluss an das Frontoffice weitergeleitet.
- Planung von Terminen und Meetings: Auch die Planung von Meetings und Terminen gehört zum Aufgabenbereich. Dabei stimmen sich die Mitarbeiter:innen genau mit Ihnen ab und berücksichtigen jegliche Wünsche Ihrerseits.
- Verwaltung der E-Mail-Kommunikation: Neben Telefonaten und der Post kümmert sich die Backoffice-Administration auch um die Kommunikation per E-Mail. Auch hier wird Wichtiges notiert und an Sie weitergeleitet.
- Büroorganisation: Wie auch bei klassischen Sekretär:innen gehört die Büroorganisation zu den Aufgaben im Assistenzbereich.
- Angebotserstellung: In Absprache mit dem Frontoffice übernehmen die Mitarbeiter:innen auch das Erstellen von Angeboten.
- Auftragssachbearbeitung: Eine weitere, klassische Büroaufgabe, die in dem Bereich übernommen wird, ist die Auftragssachbearbeitung. Durch die Übernahme dieser zeitaufwendigen Aufgabe wird dem Frontoffice der Rücken freigehalten.
- Reklamationsbearbeitung: Zusätzlich zu all den bereits genannten Tätigkeiten, fällt auch die Reklamationsbearbeitung in den Aufgabenbereich des Backoffices.
- Weitere Backoffice-Aufgaben: Grundsätzlich kann der Assistenzbereich immer die Aufgaben übernehmen, die gerade anfallen. Durch eine gute Abstimmung der Verwaltung im Frontoffice und dem jeweiligen Assistenzbereich gelingt so ein reibungsloser Ablauf in Ihrem Unternehmen.
Fragen zum Telefonservice? Wir beraten Sie gerne!
Warum ein gutes Backoffice-Management so wichtig ist
Das Backoffice-Management hat die Aufgabe, den übrigen Mitarbeiter:innen im Unternehmen als Assistenzbereich den Rücken zu stärken, damit diese ihre Arbeitskraft für ihre Kernaufgaben und die eigentliche Leistungserbringung bei den Kund:innen einsetzen können.
Neben organisatorischem Talent, Freundlichkeit und Schnelligkeit benötigen Mitarbeiter:innen in diesem Assistenzbereich primär ein umfangreiches Fachwissen aus den Arbeitsfeldern sämtlicher Mitarbeiter:innen des Unternehmens.
Zur Prozessoptimierung und zur Entlastung der Mitarbeiter:innen werden die Aufgaben des Backoffice-Managements zunehmend an externe Dienstleister ausgelagert. Durch einen professionellen Backoffice-Service kann die Serviceorientierung und die Kundenzufriedenheit positiv beeinflusst werden. Dies wirkt sich wiederum positiv auf den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens aus.
Backoffice-Outsourcing – welche Leistungen können ausgelagert werden?
Ein professioneller Backoffice-Service kann sowohl einen Großteil der Aufgaben des Back- als auch des Frontoffice übernehmen und Ihr Unternehmen damit enorm entlasten. Durch das Outsourcen von telefonischem Kundenservice, Terminplanung, Postverwaltung und weiteren Aufgabenbereichen profitieren Sie von einem erstklassigen Backoffice-Management von massiver Zeit- und Kostenersparnis. Im Prinzip übernimmt ein solcher Service die klassischen Aufgaben früherer Sekretär:innen und bedient zusätzliche Bereiche, die über diese Aufgaben hinausgehen. Folgende Aufgaben werden dabei abgedeckt:
- Schreibarbeiten wie Rechnungen, Buchhaltung, Terminplanungen, E-Mail- und Postverkehr
- Lektoratsservice für bestehende Dokumente
- Telefonservice durch das Bearbeiten eingehender Anrufe
- Datenpflege
Im Folgenden gehen wir genauer auf die einzelnen Leistungen ein und zeigen Ihnen, von welchen Vorteilen Sie profitieren, wenn Sie die genannten Aufgaben an einen professionellen Service outsourcen.
Sekretariatsservice
Um ein erfolgreiches Unternehmen zu führen, ist der Einsatz einer Sekretärin oder eines Sekretärs unabdingbar. Da die Einstellung einer Vollzeitkraft besonders für junge Unternehmen und Start-ups eine finanzielle Belastung darstellt, bietet sich gerade für diese Unternehmergruppe ein externer Sekretariatsservice wie der von ebuero an.
Diese kosteneffiziente Lösung ermöglicht es Ihnen, bestimmte Aufgaben im Assistenzbereich und deren Verwaltung flexibel auszulagern und nur für tatsächlich in Anspruch genommene Leistungen zu zahlen. Sie profitieren von einem hohen Einsparpotenzial durch die Vermeidung unnötiger Kosten einer Vollzeitkraft und verfügen dennoch über ein effizientes Backoffice-Management. Ein Sekretariatsservice übernimmt eine ganze Reihe administrativer Aufgaben, wie:
- Interne und externe Bürokommunikation per E-Mail, Post oder Telefon
- Terminkoordination und Terminvereinbarungen
- Digitale Datenpflege und Büroorganisation
- Assistenzaufgaben wie Kopieren, Scannen, Drucken und Recherchieren
- Schreibarbeiten und Lektorat
Da es sich besonders in diesem Aufgabenbereich um sensible Firmendaten handelt, sollten Sie bei der Suche nach einem Service für Ihr externes Backoffice stets auf Seriosität und Zuverlässigkeit achten!
Postverwaltung
Eine klassische Aufgabe des Backoffice-Managements ist die Postverwaltung. Ähnlich wie beim Telefonservice kann auch die gesamte postalische Organisation an einen externen Service ausgelagert werden. Je nach Vereinbarung sortieren die Service-Mitarbeiter:innen Ihre Post, scannen sie auf Wunsch, leiten sie weiter oder heben Ihre Post für Sie auf. Über diesen Weg werden Werbung und unwichtige Post vorab aussortiert und Sie können sich um wichtigere Dinge kümmern. Die Wahrscheinlichkeit, dass Ihnen Terminanfragen oder Rechnungen entgehen, sinkt bei dieser Herangehensweise enorm.
Neben der hohen Zeitersparnis profitieren Sie von einer uneingeschränkten postalischen Erreichbarkeit, die ein wichtiges Kriterium für Einschreiben und zu quittierende Pakete ist.
Telefonservice
Um den wirtschaftlichen Erfolg Ihres Unternehmens zu sichern, müssen Sie Ihren Kund:innen ständige Erreichbarkeit bieten können. Die moderne Welt ist geprägt von Schnelllebigkeit, was dazu führt, dass Kund:innen sich in erster Linie für das Unternehmen entscheiden, das ihr Anliegen am schnellsten bearbeitet.
Eine der wichtigsten Leistungen eines externen Backoffices ist der Telefonservice. Dieser ermöglicht Ihnen maximale Erreichbarkeit, selbst wenn Sie persönlich in Terminen oder anderweitig verhindert sind. Mit dem Einsatz eines professionellen Telefonservice steigern Sie die Qualität Ihres eigenen Kundenservice sowie die allgemeine Kundenzufriedenheit. Sie profitieren außerdem von einer optimalen Kundenakquise.
Während sich der Backoffice-Service um Ihre Telefonie kümmert, finden Sie wieder ausreichend Zeit für das Kerngeschäft Ihres Unternehmens. Sind Sie in Meetings oder auf Geschäftsreisen, werden Sie in Echtzeit per SMS, App oder E-Mail über wichtige Anrufe und deren Inhalte informiert.
Professionelle Telefonist:innen nehmen dabei eingehende Anrufe nach Ihren Vorgaben entgegen. Innovative EDV-Technologien geben hierbei Unterstützung. Zu jedem eingehenden Anruf wird den Mitarbeiter:innen ein kurzes Briefing inklusive vorgegebenem Begrüßungstext angezeigt, sodass Ihre Anrufer:innen nicht bemerken, dass sie mit einem externen Service verbunden sind. Auch weitere Informationen wie Produkte, Service-Leistungen, Adressen und Antworten auf häufige Fragen können komfortabel abgerufen und nach außen übermittelt werden.
Und auch das ist möglich: Beim Telefonservice von ebuero haben Sie die Möglichkeit, durch die sogenannte VIP-Filterfunktion festzulegen, welche Anrufer:innen stets zu Ihnen durchgestellt werden und welche von den Sekretär:innen des Telefonservice übernommen werden sollen. Neben einer steigenden Kundenzufriedenheit macht dies auch Ihre Zuverlässigkeit gegenüber Geschäftspartner:innen deutlich.
Vorteile eines externen Backoffice-Managements
Unter dem modischen Wort Outsourcing versteht man eine Unternehmensstrategie, bei der primär kaufmännische Prozesse an einen professionellen Backoffice-Service, wie ebuero einer ist, ausgelagert werden. Im Folgenden zeigen wir Ihnen die Vorteile dieser Strategie auf, von denen vor allem Sie und Ihr Unternehmen profitieren:
1. Sie entlasten Ihr Unternehmen und gewinnen Zeit.
Der gesamte Aufgabenbereich des Backoffice-Managements nimmt hohe zeitliche und personelle Kapazitäten in Anspruch. Lagern Sie diese Positionen an einen externen Dienstleister aus, entlasten Sie Ihre Mitarbeiter:innen, die sich dann uneingeschränkt den Kernaufgaben Ihres Unternehmens zuwenden können. So können Sie auch die Kundenzufriedenheit deutlich steigern, da zu jeder Zeit eine persönliche Ansprechpartner:in für Sie zur Verfügung steht, die sich Ihren Fragen ausführlich widmet.
2. Kostenreduzierung
Indem Sie verschiedene Arbeitsprozesse nach außen geben, lassen sich sowohl Personal- als auch allgemeine Büro- und Mietkosten reduzieren. Somit verringern Sie die monatlichen Fixkosten und das damit verbundene finanzielle Risiko Ihres Unternehmens.
3. Professionelle Außenwirkung
Ein professionelles, externes Backoffice-Management sorgt für eine höhere Zufriedenheit seitens Ihrer Kund:innen und Geschäftspartner:innen, was eine positive Auswirkung auf den Erfolg Ihres Unternehmens hat. Können Kund:innen bei Ihnen sofort eine:n Ansprechpartner:in erreichen, ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich nach einem anderen Unternehmen umsehen, weitaus geringer.
4. Maximale Flexibilität
Wenn Sie sich für das professionelle Backoffice-Management von ebuero entscheiden, profitieren Sie von maximaler Flexibilität. Wir ermöglichen Ihnen die modulare Übernahme anfallender Aufgaben entsprechend Ihrem Bedarf. Durch einzeln buchbare Leistungen können Sie optimal auf konjunkturelle Schwankungen reagieren und zahlen immer nur für die Leistungen, die Sie tatsächlich in Anspruch nehmen. Die Mitarbeiter:innen helfen genau in den Bereichen, in denen sie gebraucht werden und genau dann, wenn es nötig ist.
Worauf sollten Sie bei der Suche nach einem Backoffice-Management achten?
Da ein externes Backoffice-Management immer mit sensiblen Firmendaten in Berührung kommt, sollten Sie bei der Wahl des passenden Services besonders achtsam sein. Wenn Sie folgende Kriterien beachten, bleiben Ihnen böse Überraschungen erspart:
- Das Backoffice-Management Ihrer Wahl sollte über absolute preisliche Transparenz verfügen. Der Anbieter sollte sowohl seine Leistungen als auch die entsprechenden Preise klar definieren. So stellen Sie sicher, nicht von versteckten Kosten überrascht zu werden.
- Entscheiden Sie sich für einen Anbieter mit flexiblen Konditionen. Vermeiden Sie es, sich an lange Laufzeiten mit Festpreisen zu binden.
- Auch bezüglich der angebotenen Leistungen sollte eine gewisse Flexibilität gewährleistet sein. Ihr zukünftiges Backoffice-Management sollte jederzeit einsatzbereit und erweiterbar sein. Bei ebuero entscheiden Sie selbst, in welchen Bereichen Sie Hilfe in Anspruch nehmen möchten und auch, zu welchem Zeitpunkt.
Je nach Kundenstamm sollten Sie auch ausländische Kund:innen bei der Wahl des Dienstleisters bedenken. Das Backoffice-Management in Deutschland von ebuero bedient beispielsweise folgende Muttersprachen: Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch. So fühlen sich Ihre Kund:innen bei Ihrem Unternehmen stets gut aufgehoben.
Sollten Sie Fragen zur Optimierung Ihres Backoffice-Managements haben oder an unseren Leistungen interessiert sein, beraten wir Sie gern. Nehmen Sie hierfür einfach unsere kostenlose Telefonberatung in Anspruch.
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Das sagen unsere Kund:innen
Dank ebuero haben wir etwas bekommen, was wir über einen längeren Zeitraum nicht hatten: Genügend Ressourcen für unsere Projekte und ausreichend Zeit für die attraktivsten Leads.
Die Kombination der Services von ebuero erlaubt mir, mein Unternehmen stressfrei von überall zu führen. Dabei ist jederzeit eine perfekte Außendarstellung gewährleistet – sowohl telefonisch als auch vor Ort. Mit ebuero bin ich komplett flexibel und spare jede Menge Zeit.
