Die Kunst des Delegierens und wie Sie sie erlernen

Folgendes Szenario ist vielen von uns nur allzu vertraut: man hat einen kaum zu überblickenden Berg unterschiedlicher Aufgaben auf dem Tisch, muss sich ständig in Themen einarbeiten, für die es doch eigentlich auch spezialisierte Fachleute gibt und bewältigt seine Arbeit nur noch, weil man bereit ist, auch seinen Feierabend oder mal das Wochenende zu opfern, um Termine einzuhalten und keinen Ball fallen zu lassen. Der ebuero Telefondienst kann Arbeitskapazitäten freisetzen, aber wenn sich die gesamte Organisation im Grunde um Sie dreht, werden Sie womöglich trotzdem an Ihre Grenzen stoßen. Wahrscheinlich kommt dann früher oder später der Punkt, an dem der Gedanke, zusätzliches Personal einzustellen, wie das strahlende Licht am Ende des Tunnels erscheint. Zumindest solange bis man einige Mitarbeiter gewonnen hat und verwundert feststellen muss, dass sich an der persönlichen Situation wenig geändert hat.

Zusätzliche Mitarbeiter werden Sie kaum entlasten, solange Sie nicht lernen, Aufgaben sinnvoll und vor allem hartnäckig zu delegieren. Doch genau das fällt vielen von uns schwer. Denken Sie doch mal darüber nach, ob Sie folgende Aussagen bejahen würden und lesen Sie dann, wie Sie lernen können, sich beim Thema Delegation nicht selbst im Weg zu stehen. Ihr Unternehmen, Ihre Freunde und Familie und nicht zuletzt auch Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken.

• „Meine Mitarbeiter sind nicht qualifiziert genug, um mich wirklich zu entlasten und produzieren Ergebnisse, an denen ich immer irgendetwas nachbessern muss.“

Sie arbeiten also wahrscheinlich nach dem Motto „Nur ich kann das!“, doch dieses Führungsverständnis können Sie nicht lange aufrechterhalten, wenn Sie wollen, dass Ihr Unternehmen über sich hinaus wächst. Lernen Sie, Zeit in die Einarbeitung Ihrer Mitarbeiter zu investieren und kümmern Sie sich auch um Möglichkeiten der externen Weiterbildung für Ihr Personal. Am allerwichtigsten ist aber wahrscheinlich, dass Sie bei der Personalauswahl keine Abstriche machen. Sie müssen Mitarbeiter um sich scharen, die wirklich das Potential und den Willen haben, sich zu entwickeln, anstatt am Versuch „Esel in Rennpferde zu verwandeln“ zu verzweifeln.

2. „Wenn ich Aufgaben an meine Mitarbeiter delegiere, kommen Sie anschließend mit vielen Fragen wieder auf mich zu. Dann kann ich es auch gleich selbst erledigen.“

Mal ehrlich, haben Sie Ihren Mitarbeitern denn auch wirklich alle Informationen mitgegeben, die sie für die Erledigung der Aufgabe brauchen? Als Vorgesetzter vergisst man schnell, dass die Mitarbeiter viele Diskussionen und Gedankenspiele nicht miterlebt haben und auch nicht auf alle wichtigen Daten zugreifen können. Vor allem wenn das Schlagwort „Herrschaftswissen“ in Ihrem Unternehmen nicht unbekannt ist, müssen Sie umdenken, wenn Sie wollen, dass die Delegation komplexerer Aufgaben funktioniert. Sorgen Sie dafür, dass Ihren Mitarbeiter zumindest die für die Aufgabenerledigung notwendigen Informationen von Beginn an vorliegen.

3. „Häufig bekomme ich die delegierten Aufgaben halbfertig wieder zurück, weil meine Mitarbeiter an irgendeiner Schnittstelle zu Kollegen oder nach außen angeblich nicht mehr weiterwissen.“

Offenbar haben Sie zwar die Aufgabe, nicht aber die zur Erledigung notwendigen Befugnisse delegiert. Machen Sie sich, bevor Sie die Aufgabe delegieren, Gedanken darüber, wie der Arbeitsablauf wohl aussehen wird und informieren Sie alle Beteiligten darüber, dass Ihr Mitarbeiter bezüglich der konkreten Aufgabenstellung befugt ist, z.B. Entscheidungen zu treffen oder Dinge von extern zu beauftragen.