Kernkompetenz von Unternehmern: Aufgaben delegieren 1/2

Es gehört zum 1 x 1 des Unternehmertums. Jeder Unternehmer weiß es: „Um zu wachsen, muss ich Aufgaben delegieren.“ Doch was in der Theorie so einfach klingt, ist in der Praxis eine riesige Herausforderung. Deswegen geben wir Ihnen in diesem Artikel die erste Hälfte unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung an die Hand, die Sie direkt umsetzen können.

Doch bevor es an die Umsetzung geht, müssen wir zunächst die Theorie besprechen. Los geht’s!

Was bedeutet Delegieren?

Delegieren, synonym auch: Abgeben, Übertragen, Weiterleiten, Betrauen, Outsourcen, Zu-gut-dafür-Sein.

Letzteres ist natürlich Schwachsinn. Denn Unternehmer delegieren nicht, weil Sie keine Lust auf die Aufgabe haben, sondern weil es GAR NICHT ANDERS GEHT.

Delegieren bedeutet, Aufgaben, Kompetenzen und vor allem Verantwortung abzugeben, nicht, weil man selbst keine Lust zu arbeiten hat, sondern weil Sie sich als Unternehmer nicht durch den Kleinkram von den wichtigen Aufgaben ablenken lassen dürfen.

 

Delegieren ist damit eine Kernkompetenz jedes Unternehmers.

 

Erfolgreich delegieren – warum überhaupt?

Unternehmen bewältigen Aufgaben. Wenn der Gründer irgendwann keine Zeit mehr hat, alles allein zu bewerkstelligen, stellt er Mitarbeiter ein, die ihm Aufgaben abnehmen.

Damit ist eine strategische Aufgabenverwaltung der wichtigste Faktor der Mitarbeiterführung. Was das bedeutet?

ALLES läuft besser, wenn Sie erfolgreich delegieren. Wollen Sie es ein bisschen spezifischer?

 

10 traumhafte Vorteile, die Sie durch Aufgabendelegation genießen können

1. Fokus auf die wichtigen Aufgaben

Der normale Alltag ist ein Fokus-Brecher. Ständige Unterbrechungen sind vor allem für Führungskräfte ein Problem. Denn diese verhindern, dass Sie sich für eine Stunde mal richtig auf etwas fokussieren können.

In The One Thing beschreibt Gary Keller, dass Sie nur durch fokussiertes Arbeiten vernünftig arbeiten können. Denn Task-Switching (oder Multitasking) ist der Tod jeder produktiven Arbeit.

Wenn Sie Aufgaben erfolgreich delegieren, gewinnen Sie wertvolle Zeit, in denen Sie sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren können. Ohne Unterbrechungen.

 

Dies ist auch einer der Gründe, warum es ebuero gibt. Wir halten Ihnen mit unserem Telefonservice den Rücken frei!

 

2. Sie können Ihrer wichtigsten Aufgabe nachgehen: Strategie!

 Wenn Sie jede noch so kleine Aufgabe selbst erledigen, haben Sie am Ende des Tages keine Zeit mehr für die wirklich Wichtigen. Und einer Ihrer Hauptaufgaben ist die strategische Steuerung Ihres Unternehmens.

Ihr Ziel sollte sein, weniger in und mehr an Ihrem Unternehmen zu arbeiten.

Unternehmer müssen ständig darauf achten, genug Zeit für die strategischen Überlegungen zu haben. Das geht am besten, wenn Sie den ganzen Kleinkram delegieren.

 

3. Freie Zeit für Ihre Weiterbildung (oder für die Hängematte)

Wenn Sie das Delegieren von Aufgaben als elementaren Teil Ihrer Arbeit verstanden haben, passiert etwas Wunderbares:

Sie haben mehr Zeit!

Und wie Sie diese nutzen, können Sie selbst entscheiden. Strategie? Weiterbildung? Oder einfach mal zuhause entspannen. Sie haben die Kontrolle!

 

4. Die Maschine kann auch mal ohne Sie

Wenn man Sie aus Ihrem Unternehmen wegdenkt, bricht dann alles zusammen? Leider ist das die Realität in den meisten Unternehmen: Alles ist abhängig davon, dass der Chef da ist.

Das ist ein Risiko, welches Sie nicht eingehen sollten.

Es sollte möglich sein, dass Ihr Unternehmen weitermachen kann, auch wenn Sie 3 Wochen im Krankenhaus oder in der Hängematte liegen. Die Lösung liegt in erfolgreichem Delegieren.

 

5. Bessere Qualität – jetzt kommt der Spezialist

Auch die Qualität der Arbeit verbessert sich, wenn Sie nicht alles selbst machen. Denn Sie können nicht alles alleine bewerkstelligen.

Spezialisierung ist nicht umsonst der Trend unserer Gesellschaft. Wenn Sie die Aufgaben an darauf spezialisierte Mitarbeiter abgegeben, verbessert sich auch die Qualität.

 

6. Erfolgreiches Delegieren erhöht die Motivation (bei allen!)

Das Fließband ist unglaublich produktiv. Was sein Erfinder Henry Ford aber nicht bedacht hat: Es zerstört die Lebensfreude der Fließbandarbeiter.

Arbeitspsychologisch ist die Sache klar: Mit mehr Autonomie und Verantwortlichkeit steigt die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Zufriedene Mitarbeiter sind das Fundament jedes Unternehmens.

 

Geben Sie nicht nur kleine Tätigkeiten, sondern mit der Zeit auch Verantwortlichkeiten ab. Das erleichtert nicht nur Ihren Arbeitsalltag, sondern zeigt Ihren Mitarbeitern Wertschätzung und Vertrauen. Alle profitieren von gut ausgeführter Delegation!

 

7. Produktiver als das Fließband

Alles selbst zu machen kostet Zeit. Und davon haben Sie nicht so viel.  Irgendwann kommen Sie an ein Wachstumslimit, wenn Sie nicht delegieren. Das heißt gleichzeitig: Je mehr Sie delegieren, desto stärker können Sie wachsen!

Delegieren ist extrem produktiv.

 

8. Weniger Stress durch weniger Multitasking

Sind wir nicht alle viel zu oft gestresst? Vor allem dafür verantwortlich sind unsere Arbeitsgewohnheiten, besonders die ständigen Unterbrechungen, z.B. durch Telefonanrufe.

Denn unser Gehirn liebt nichts mehr als klaren Fokus. Sich eine Zeit lang in eine Aufgabe zu vertiefen und dadurch so im Tunnel zu sein, dass Sie die Zeit vergessen.

Das geht aber nur, wenn Sie Aufgaben delegieren, zumindest das Bedienen des Telefons. Genau deswegen gibt es unseren Telefon-Service.

 

9. Sie entwickeln die Fähigkeit, besser zu delegieren

 Delegieren ist eine Fähigkeit, die man erlernen muss. Anfangs rutschen Sie dabei genauso häufig aus wie beim ersten Mal mit Schlittschuhen auf der Eisbahn. Wenn Sie delegieren, haben Sie den Vorteil, zunehmend besser darin zu werden. Damit verstärken sich alle anderen Vorteile ganz automatisch.

Delegieren ist eine Fähigkeit, die Sie nur trainieren können, wenn Sie es machen nach dem Prinzip learning by doing.

 

Diese 5 inneren Blockaden müssen Sie überwinden, um erfolgreich zu delegieren

 Diese Vorteile klingen zu gut, um wahr werden zu können.

Und tatsächlich müssen Sie zunächst 5 Hürden überwinden, damit Sie die Vorteile der Delegation genießen können:

1. Selbstüberschätzung

Die meisten von uns denken, dass Sie vieles besser können als andere. Meistens stimmt dies aber nicht. Klar, wenn Sie das erste Mal Ihren Mitarbeiter mit dem Kundengespräch beauftragen, wird er wahrscheinlich noch keine so gute Figur machen wie Sie. Doch beim zweiten Mal ist er schon ein bisschen sicherer. Und beim 10. Mal ist er möglicherweise besser als Sie.

Selbst wenn dies nicht zutrifft: Denken Sie nicht, dass die Aufgabe damit automatisch besser bei Ihnen aufgehoben ist.

Was wir alle brauchen, ist Demut. Um zu erkennen, dass wir nicht alles selber machen können und auch nicht immer alles besser können.

 

2. Angst vor der Blamage

Aufgaben abzugeben scheint gefährlich.

Tatsächlich denken viele, dass die Qualität der Leistung definitiv abfällt, wenn man sie abgibt. Für die ersten paar Male wird das stimmen.

Doch Sie brauchen den Mut, es trotzdem zu tun. Denn wenn Sie Kleinigkeiten abgeben, haben Sie mehr Zeit, auf anderen Bereichen die Qualität zu erhöhen.

Und genauso wahrscheinlich könnte die Qualität steigen. Denn für jede Tätigkeit gibt es Menschen, die sich darauf spezialisiert haben und den ganzen Tag nichts anderes machen.

Haben Sie Mut, mehr abzugeben. (kontrollieren Sie anfangs sicherheitshalber noch die Qualität.)

 

3. Kontrollwahn

Auch wieder ein sensibles Thema. Die meisten von uns haben damit Probleme – auch wenn es uns selbst gar nicht so bewusst ist. Aufgaben delegieren bedeutet gleichzeitig, Kontrolle zu verlieren. Nicht komplett, denn Sie können die fertige Aufgabe ja nochmal über Ihren Schreibtisch gehen lassen. Aber Sie bekommen nicht mehr so richtig mit, wie die Aufgabe erledigt wird.

Außerdem brauchen wir das Gefühl, gebraucht zu werden. Jeder freut sich, wenn ein hilfesuchender Mitarbeiter einen nach seiner wertvollen Expertenmeinung fragt. Das kitzelt das Ego an genau den richtigen Stellen.

Wenn Sie Aufgaben richtig delegieren, werden Sie nicht mehr gebraucht. Und das könnte ein bisschen wehtun – aber genau das wollen Sie mit Delegation doch erreichen, oder? Die Antwort heißt kontrollierte Kontrolle: Lassen Sie die fertige Arbeit noch einmal über Ihren Schreibtisch laufen!

 

4. „Zeitmangel“

Das größte Hindernis? Der Spruch: „Dafür habe ich keine Zeit!“

Wenn Sie gar nicht erst anfangen zu delegieren, können Sie ganz entspannt wieder alles genau so machen, wie Sie es schon immer gemacht haben. Doch wenn Sie denken, dass Sie dafür keine Zeit haben, sollten Sie sich genau deswegen die Zeit dafür nehmen. Denn Delegieren ist eine Investition in Ihre Zeit. Am Anfang kostet es, aber in der langfristigen Perspektive zahlt es sich 100fach aus.

 

5. Schlechte Erfahrungen

Jeder hat schon mal delegiert und jeder hat schon mal schlechte Erfahrungen damit gemacht: Die Aufgabe wurde zu spät erledigt, zu schlecht oder ganz anders als erwartet. Klar, Schwierigkeiten tauchen immer auf. Doch da müssen Sie durch, wenn Sie es ernst meinen. Es kommt immer erst der Berg, dann das Tal.

Lassen Sie sich nicht vom ersten Hügel die Motivation rauben, sondern gucken Sie, was Sie diesmal besser machen können.

 

Delegieren lernen – Die Kunst der Delegation

 Verantwortung abzugeben müssen wir alle lernen. Und vor allem: Die Kunst des Delegierens ist nie perfektioniert. Genauso wie Picasso nicht plötzlich nach einem seiner Bilder sagte: „Jetzt male ich perfekt.“

Wenn Sie Aufgabenmanagement als einen Prozess verstehen, in dem Sie immer besser werden, dann sind Sie auf dem langfristigen Weg. (Dem einzigen, der funktioniert.)

 

Der wichtigste Teil? Sie müssen Ihr Denken umschalten. Die Hürden haben wir schon besprochen, aber mit ein paar einschlägigen Gedanken kann sich die wahre Bedeutung der Delegation in Ihre Nervenbahnen einbrennen.

 

Beispielsweise können Sie den Vorteil des Delegierens berechnen (zumindest ansatzweise).

Überlegen Sie einmal, ob sich Ihr Steuerberater lohnt. Vereinfachen wir das Beispiel und fokussieren uns auf den Stundensatz (und lassen die steuerlichen Vorteile mal eben weg): Sie brauchen für Ihre Steuererklärung 20 Stunden. Ihr Steuerberater braucht 5. Bei einem Stundensatz von 100€ zahlen Sie Ihrem Steuerberater also 500€.

Jetzt können Sie direkt erkennen: Sie würden Ihre eigene Stunde mit (500/20= 25) 25€ ansetzen, wenn Sie nicht delegieren.

Sie haben sicherlich Aktivitäten auf Ihrem Zettel, die mehr erwirtschaften als 25€ pro Stunde. Beispielsweise könnten Sie mit Kunden sprechen.

Würden Sie lieber 25€ haben oder mit 3 Kunden telefonieren?

Die Antwort ist klar: Delegieren Sie ALLES, was Sie nicht selbst machen müssen.

Und brennen Sie sich in Ihre Nervenbahnen ein, dass eine Ihrer Hauptaufgaben als Führungskraft das Delegieren von Aufgaben ist.

 

Delegieren von Aufgaben- welche abgeben, welche behalten?

Jetzt fangen wir an, spezifische Aufgaben zu finden, die Sie von Ihrem Schreibtisch auf den Ihrer Mitarbeiter verlegen können. Endlich!

 

So simpel und so effektiv- die W-Fragen!

Fangen wir klein und allgemein an. Mit den W-Fragen (was, wer, wann, wieso, weshalb, warum) können Sie Ihren kompletten Tag analysieren. Machen Sie sich eine Liste mit allen Aufgaben und schießen Sie dann die W-Fragen hinterher. (Sieht auch super in einer Tabelle aus.)

 

Aktivitäten messen: Wo lassen Sie Ihre wertvolle Zeit liegen?

Dieser Trick ist ein Augenöffner!

Wir haben meist eine vage Vorstellung davon, wo wir wirklich unsere Zeit lassen, aber keine genauen Daten, die uns wirklich aufzeigen, was Sache ist.

Ich habe bisher niemanden erlebt, der nach dieser Methode nicht einen neuen Blick auf seinen eigenen Alltag hatte (und damit neue Einsichten, was er delegieren sollte).

 

Die Methode: Messen Sie einen Tag lang die Dauer jeder Aktivität!

Das klingt aufwendig – und das ist es auch. Aber ich verspreche Ihnen: Sie werden mit einem neuen Blick auf Ihren beruflichen Alltag nach Hause gehen.

Ein Unternehmer-Freund hat letztens die Übung gemacht – und war geschockt, dass er gar nicht richtig seine Zeit messen konnte. Denn den ganzen Tag kamen ungeplante Anrufe auf sein Handy, die es ihm unmöglich machten, sich wirklich auf eine Aufgabe zu fokussieren. Inzwischen hat er das ebuero-Sekretariat vorgeschaltet, damit den Kopf wieder frei und im Tagesplan der ebuero App stets eine aktuelle Übersicht, wie es heute weitergeht.

 

Ist Ihre Anwesenheit unbedingt notwendig?

Eine andere Methode ist, sämtliche Aufgaben in 4 Bereiche zu unterteilen:

• „Kann nur ich machen“
• „Kollaborativ mit anderen“
• „Nur kontrollieren“
• „Komplett abgeben“

Die sich daraus ergebenden Aktionen sind selbsterklärend.

 

Die einfache Lösung

 Es gibt eine Grundsatzregel für alle, die es ernst meinen, sich mehr Zeit freizuschaufeln. Mit dieser Methode räumen Sie richtig auf:

Probieren Sie, ALLES zu delegieren!

Über trial and error entscheidet sich, ob die Aufgabe bei Ihnen bleibt oder zu Ihrem Mitarbeiter wandert. Aber fangen Sie klein an. Es wird sich dann herausstellen, wo man Sie wirklich braucht.

 

So finden Sie versteckte Aufgaben zum Delegieren, auf die Sie sonst niemals kommen würden!

 Haben Sie schon mal von SOPs gehört? Auf Deutsch: Standard Operating Protocols. Oder tatsächlich auf Deutsch: Standard-Betriebsprotokolle.

Das sind konkret aufgeschriebene Abläufe (beispielsweise, wie man einen guten Kaffee zubereitet).

Das Ziel ist, dass Sie das SOP so präzise und detailreich aufschreiben, dass jemand anders ohne Vorwissen dieser Anleitung so folgen kann, dass am Ende das gewünschte Ergebnis resultiert. Wie können Sie das für Aufgabendelegation verwenden?

Ganz einfach: Wenn Sie für eine Ihrer Aufgabe ein SOP entwickeln, durchblicken Sie diese Aufgabe so intensiv, dass Sie genau feststellen können, ob sich die Aufgabe zum Delegieren eignet.

Der Trick ist der: Für wichtige Aufgaben lohnt es sich sowieso, ein SOP zu entwickeln. Das lädt den ganzen Wirrwarr im Kopf auf ein Dokument ab, Sie sortieren, bekommen Klarheit und müssen dann nur noch das befolgen, was auf dem Papier steht. So vergessen Sie nichts!

 

Der gleiche schon erwähnte Unternehmer-Freund hat einen wöchentlichen Podcast und dafür ein SOP in 50 Schritten für das Aufnehmen einer Episode entwickelt. Vom Stummschalten des Handys bis zum Aufhängen eines Schildes an seiner Haustür, dass KEINER KLINGELN SOLL. Vergisst er nur einen Schritt, sagt er, kann das die gesamte Episode ruinieren.

Und noch ein Grund, warum Sie SOPs entwickeln sollten: Wenn es sich ergibt und Sie die Aufgabe delegieren wollen, haben Sie schon die perfekte Anleitung parat.

 

Aufgaben, die Sie lieben, die aber trotzdem delegiert werden könnten

Jeder hat Aufgaben, die er liebt, bei denen es aber eigentlich sinnvoll wäre, sie zu delegieren.

Hier müssen Sie gegenrechnen: Überwiegt die Freude an der Aufgabe die gewonnene Freiheit durch Delegieren?

Der beste Ratgeber ist die Erfahrung. Probieren Sie doch einfach mal aus, ob Ihnen die Aufgabe wirklich fehlt, wenn ein Mitarbeiter sie macht. Sie werden schnell erkennen, ob die Freude der Freiheit größer ist als der Rausch der Aktivität.

 

Im zweiten Teil unser Anleitung zum erfolgreichen Delegieren von Aufgaben lesen sie, was es mit der Eisenhower-Matrix auf sich hat und wie eine Delegationskultur aussehen könnte. Plus:  unsere Delegieren-Checkliste.