Kernkompetenz von Unternehmern: Aufgaben delegieren 2/2

Nach dem ersten Teil folgt hier der zweite Teil unserer Anleitung für erfolgreiches Delegieren in ihrem Unternehmen.

Wo fange ich bloß an? Die Eisenhower-Matrix

 Die Eisenhower-Matrix ist berühmt. Sie ist wohl das berühmteste Modell des Aufgabenmanagements und hilft Ihnen bei der Entscheidung, welche Aufgabe Sie als nächstes angehen sollten. Und auch dabei, welche Aufgabe Sie als nächstes delegieren sollten.

Durch die Dimensionen „dringend“ und „wichtig“ auf zwei Achsen ergeben sich die 4 Bereiche:

A: dringend und wichtig

B: nicht dringend, aber wichtig

C: dringend, aber nicht wichtig

D: nicht dringend und nicht wichtig

 

Grundsätzlich gilt:

A: direkt erledigen

B: terminieren

C: delegieren

D: vergessen

Klar, am Anfang ist es aufwendig, die ganzen Aufgaben in dieser Matrix zu klassifizieren. Doch einmal angewandt verändert Sie Ihr Verständnis von Ihren Aufgaben für immer!

 

Den richtigen Mitarbeiter finden oder jemanden dahingehend trainieren

Ok, Sie haben Ihre Aufgaben analysiert und priorisiert. Nun gucken wir uns an, wie Sie mit einer spezifischen Aufgabe umgehen, die Sie loswerden wollen.

 

1. Überlegen, ob Sie selbst die Aufgabe beherrschen sollten

Sie müssen als Unternehmer zumindest ansatzweise verstehen, worum es geht. Denn sonst können Sie keine unternehmerische Entscheidung darüber treffen. Wenn Sie die Aufgabe selbst verstehen müssen, sollten Sie sie zunächst selbst erledigen können. Falls Sie dies schon können, geht es direkt an den Mitarbeiter.

 

2. Den richtigen Mitarbeiter finden

Haben Sie einen Mitarbeiter, von dem Sie wissen, dass er es kann? Top! Ansonsten müssen Sie sich jemanden suchen oder jemanden dahingehend trainieren: Ob Mitarbeiter, Freier Mitarbeiter, Freelancer oder Agentur hängt von der Aufgabe ab.

 

3. Achtung: Fordern Sie nicht zu viel!

Testen Sie neue oder unerfahrene Mitarbeiter erst mit kleineren unwichtigeren Aufgaben, es sei denn, Sie sind ein Profi und können so gut delegieren, dass „alles klar“ ist.

Das gucken wir uns im nächsten Kapitel genauer an!

 

Verantwortung delegieren – von der Aufgabe zum Verantwortungsbereich

 Es liegen Welten zwischen dem Delegieren von Aufgaben und dem von Verantwortungen. Bei Aufgaben führt der Mitarbeiter stumpf – Schritt-für-Schritt – die Tätigkeit durch, mit der Sie ihn beauftragt haben. Wenn Sie dem Mitarbeiter aber einen Verantwortungsbereich übertragen, muss er mitdenken!

Und Mitarbeiter, die mitdenken, sind 10x wertvoller als reine „Laufburschen“. Je mehr Verantwortung Sie abgeben, desto stärker müssen Sie Ziele und Anreizsysteme setzen!

 

Hier sind die 5 Stufen der Mitarbeiterentwicklung zum Verantwortungsbereich.

• Spezifische Aufgabe: Der Mitarbeiter erledigt eine Aufgabe so, wie Sie es ihm vorgegeben haben
• Einarbeitung und Briefing-Phase: Hier weiten Sie das Aufgabenfeld des Mitarbeiters aus, er arbeitet aber noch 100% mit Anleitung.
• Vorschläge: Der Mitarbeiter bietet Vorschläge an, wie man es besser machen kann.
• Entscheidungen mit Kontrolle: Der Mitarbeiter bekommt Entscheidungsspielraum, aber Sie kontrollieren noch. Ab diesem Zeitpunkt ist Transparenz im Unternehmen wichtig, sodass der Mitarbeiter auch Entscheidungen im Unternehmen durchsetzen kann
• Entscheidungen ohne Kontrolle: Hier hat nicht nur Ihr Mitarbeiter die meisten Freiheiten, auch Sie werden freier, da Ihr Mitarbeiter nun von alleine läuft.

 

Ein Team voller Verantwortlicher: Das müssen Sie beachten!

Irgendwann läuft in Ihrem Unternehmen ein ganzes Team von Mitarbeitern herum, die eigenverantwortlich arbeiten und mitdenken.

Doch das kann zu Chaos führen.Das sollten Sie beachten:

• Haben Sie immer ein offenes Ohr für Probleme.
• Achten Sie auf jeden einzelnen: Nur weil es bei Mitarbeiter A, B und C gut läuft, muss es bei D nicht automatisch funktionieren. Driften Sie nicht zu stark in die Euphorie des Delegierens ab.
• Arbeiten Sie unbedingt mit Zielen und Anreizsystemen.
• Bauen Sie eine Delegationskultur auf.

 

Wenn Mitarbeiter an Mitarbeiter delegieren (Delegationskultur aufbauen)

Das Ziel ist klar: Sie sollten nicht die einzige Person im Unternehmen sein, die Aufgaben delegiert. Denn auch die Zeit Ihres Führungsteams ist begrenzt. Und mit Wachstum Ihres Unternehmens brauchen Sie eine Delegationskultur.

Dafür haben wir 3 Tipps:

• Trainieren Sie Ihre Führungskräfte für die Aufgabendelegation. (Die einfachste Methode ist, diesen Artikel zu teilen.)
• Verändern Sie das Mindset Ihrer Führungskräfte – sodass jeder die Notwendigkeit der Delegation
• Achten Sie auf die Aufgabenbezeichnung.

 

Vor allem der letzte Punkt ist ein Game-Changer. Beispielsweise nennt Disney seine Mitarbeiter in Kostümen „Cast Members“ (auf deutsch: Darsteller, Schauspieler) – und erinnert sie damit ständig daran, dass sie mehr sind als Menschen in Kostümen.

 

Rückdelegation vermeiden!

 Haben Sie schon mal von Monkey Business oder Monkey Management gehört? Letztlich ist es nur eine witzige Verbildlichung der Rückdelegation. Derjenige, der die Aufgabe gerade bearbeitet, hat sozusagen „den Affen auf der Schulter“.

Sie, die Führungskraft, setzen durch die Delegation einer Aufgabe den Affen auf die Schulter des Mitarbeiters.

Doch das Problem: Manchmal kommt der Affe wieder zurück auf Ihre Schulter. Das nennt sich Rückdelegation: Wenn der Mitarbeiter die Aufgabe nicht erledigt, sondern diese an Sie zurückgibt. Diese Krankheit lebt in jedem Unternehmen.

Zunächst geht jeder von zwei Ursachen aus:

• Unfähigkeit des Mitarbeiters
• Faulheit des Mitarbeiters

Doch das wäre zu einfach. Klar, manchmal liegt es wirklich am Mitarbeiter. Aber wir müssen gucken, was Sie machen können, was Sie verändern können, damit so wenige Affen wie möglich den Weg auf Ihre Schulter zurückfinden.

 

Bei der Führungskraft haben wir 5 Ursachen für Rückdelegation:

 1. Stolz auf den Expertenstatus

Insgeheim und unterbewusst wollen wir alle Anerkennung. Auch Sie. Und wenn ein Mitarbeiter Sie nach Ihrem Rat fragt, fühlen Sie sich gebraucht. Möglicherweise sehen Sie sich dann selbst als Experten, als Mentor, als denjenigen, der es draufhat.

Doch Stolz kostet – der Preis sind Affen auf Ihren Schultern.

2. Helfersyndrom

Manche Führungskräfte leiden am Helfersyndrom. Das ist ein Problem, denn Mitarbeiter erkennen dies auf den ersten Blick und nutzen das gekonnt aus. Der einzige Ausweg: Verzichten Sie auf das Gefühl, gebraucht zu werden. (Denn das ist ja das Ziel, wenn Sie Aufgaben delegieren.)

Das Helfersyndrom werden Sie am schnellsten los, wenn Sie es schaffen, die Angst vor Überflüssigkeit loszuwerden.

3. Schlechte, unklare Delegation ohne Ziele

Wenn Sie Aufgaben unklar formulieren oder keine Ziele setzen, dann haben Sie die Aufgabe nicht richtig delegiert.

Haben Sie immer ein Auge darauf, ob Sie dem Mitarbeiter die Aufgabe auch richtig übergeben haben. Vielleicht haben Sie auch den falschen Mitarbeiter für die Aufgabe ausgewählt. Schlecht delegiert ist gar nicht delegiert.

4. Zu viel Rat

Dieser Aspekt hat einen eigenen Punkt verdient. Denn er ist heimtückisch, ständig Grund für Rückdelegation und so unterschwellig, dass man ihn gar nicht bemerkt.

Das Problem? Viele Führungskräfte geben zu viele Ratschläge und kleine Tipps! Denn wenn Mitarbeiter Sie ständig um Rat fragen können und Sie immer antworten, lernen Ihre Mitarbeiter, dass sie Sie einfach nur fragen müssen.

Die Folge? Erlernte Hilflosigkeit. Wenn Sie zu viele Ratschläge geben, lernen Ihre Mitarbeiter, dass sie gar nicht selbst nachdenken müssen. Stattdessen kommen sie dann einfach ständig in Ihr Büro.

5. Mikromanagement

Vorgaben können stören – wenn Sie zu viele Details enthalten. Und wenn Sie jede Kleinigkeit besprechen, fühlt sich der Mitarbeiter irgendwann verpflichtet, alles mit Ihnen abzusprechen. Vermeiden Sie Mikromanagement.

Das Gute ist: Grundsätzlich können Sie dafür sorgen, dass keine Affen zurückkommen. Mit der Zeit werden Sie besser und besser im Delegieren, und dann hat auch die Rückdelegation ein Ende. Dann bleiben die Affen dort, wo Sie hingehören: beim Mitarbeiter.

Und wenn dann doch mal ein Affe zurückkommt? Dann fragen Sie nach, warum. Der Schlüssel ist immer gute Kommunikation. Kennen Sie den Grund der Rückdelegation, können Sie reagieren, anpassen und erfolgreich Rück-Rückdelegieren.

 

Jetzt wissen Sie, wie es richtig geht. Genauso wichtig: So geht es nicht!

 Die Kleinigkeiten sind die Fallstricke, die Delegation zum Nerventhema machen. Hier sind 5 Fallstricke, die Sie umgehen müssen:

1. Unklare Vorgaben

Wenn Sie nicht das richtige Maß an Vorgaben mitgeben, wird das Ergebnis zum Zufall.

 

2. Keine Ziele vereinbart

Mit Zielen geben Sie dem Mitarbeiter eine Richtung, an der er sich orientieren kann. Ohne Richtung weiß er ja gar nicht, wo er hinsoll.

 

3. Zu wenig Kontrolle

So lange Sie nicht 100 Prozent darauf vertrauen können, dass der Mitarbeiter einen guten Job macht, lassen Sie das Ergebnis nochmal über Ihren Tisch legen. Das Ziel dieses Artikels ist zwar, dass Sie weniger involviert sind. Aber ein Mindestmaß an Kontrolle ist meistens angebracht.

 

4. Mikromanagement

Zu viele Anweisungen rauben jedem den Spaß und dem Mitarbeiter zusätzlich noch die Freiheit, sich weiterzuentwickeln.

 

5. Machtpolitik im Unternehmen nimmt Überhand!

 Wenn Sie ein Team voller Verantwortlicher leiten, kommt es schnell zu machtpolitischen Verhalten. Beispielsweise wird ein Mitarbeiter von 2 Führungskräften beansprucht – und wird dadurch in der Luft zerrissen. Genauso wie die beiden Führungskräfte sich gegenseitig zerreißen werden, während sie sich um den Mitarbeiter streiten. Achten Sie darauf, dass machtpolitisches Verhalten in Ihrem Unternehmen nicht Überhand gewinnt.

 

Was Sie mit Ihrer neuen Zeit so alles anfangen können

 Hier sind abschließend unsere 4 besten Ideen, wie Sie Ihre neu gewonnene Zeit richtig einsetzen:

1. Strategie

Sie haben die kleinen, nervigen Aufgaben alle delegiert? Super. Jetzt können Sie am Unternehmen arbeiten. Das heißt, mit strategischen Überlegungen das Unternehmensschiff durch die Gewässer des Marktes zu navigieren.

 

2. Team weiter ausbauen

Unternehmen hören komischerweise nie auf zu wachsen. Es sind bestimmt neue Schwachstellen, neue Flaschenhälse aufgetaucht. Was liegt jetzt an: Verkaufs-Team aufbauen? Marketing-Leiter einarbeiten? Wo sind die neuen Schwachstellen?

3. Leben Sie sich als Führungskraft aus

Je mehr Sie delegieren, desto mehr verstehen Sie die Funktion einer wahren Führungskraft. Nämlich Menschen zu führen. Die Aufgaben haben sie delegiert, die Menschen aber nicht. Kümmern Sie sich um die Menschen in Ihrem Unternehmen.

 

4. Frei machen!

Oder machen Sie einfach mal Urlaub.

 

Delegieren-Checkliste: Haben Sie alles bedacht?

• Vorteile im Visier?
• Blockaden gelöst?
• Delegation als wichtigen Hauptprozess erkannt?
• Aufgaben analysiert?
• Eisenhower-Matrix entwickelt?
• Mitarbeiterlevel erkannt und mit kleinen Aufgaben angefangen?
• Verantwortungsbereiche delegiert?
• Team voller Verantwortlicher entwickelt?
• Stehen Ziele und Anreizsysteme?
• Delegationskultur aufgebaut?
• Rückdelegation vermieden?
• Fallstricke stets im Blick?
• Eigene Aufgaben neu überdacht?

 

Vielen Dank für Ihre Zeit!

Wir haben den Artikel als Investition aufgebaut. Das heißt, wir hoffen, dass Sie Ihre Zeit 100fach zurückbekommen! Wir finden das Thema so spannend, dass wir Sie um Ihren Kommentar bitten: Wie gehen Sie das Thema Delegation an?