Remote-Teams erfolgreich managen

Das Führen von Remote-Teams ist 2021 ein entscheidender Erfolgsfaktor. Mit diesen Tools und Tipps holen Sie jetzt das Beste für Ihr Team heraus!

2020 hat die Prioritäten und Pläne vieler Unternehmer komplett auf den Kopf gestellt. Und auch das Managen von Remote-Teams ist für viele Führungskräfte eine neue Herausforderung. Folgende Besonderheiten sollten Sie jetzt im Blick haben.

Vorteile von Projektmanagement-Tools

Wenn Sie bislang noch nicht mit Projektmanagement-Tools gearbeitet haben, ist jetzt der richtige Zeitpunkt damit anzufangen. Mit Tools, wie Jira oder Asana, können Sie Projekte virtuell anlegen und mit Ihrem Team teilen. So haben alle Teammitglieder die Möglichkeit, sich über Aufgabendetails, Status-Aktualisierungen und Deadlines zu informieren und ihren Arbeitstag entsprechend zu gestalten. Sie haben jederzeit alles im Blick – von zu Hause aus, genauso gut wie im Büro.

Hilfreiche Tools für die digitale Kommunikation

Um ihren Job bestmöglich auch remote erledigen zu können, müssen Ihre Teammitglieder die Möglichkeit haben, sich während ihres Arbeitstages auszutauschen. Tools wie z.B. Microsoft Teams oder Zoom ermöglichen es Ihrem Team, ortsunabhängig zu kommunizieren. Schon der Status zeigt an, ob KollegInnen gerade beschäftigt oder gut erreichbar sind. Teammitglieder können einzeln oder in Gruppen chatten, Dateien versenden und per Video- oder Audio-Call und in virtuellen Teammeetings zusammenzuarbeiten.

Virtuelle Teammeetings planen & durchführen

Virtuelle Teammeetings sind essentiell für die erfolgreiche Zusammenarbeit: Projekte und Aufgaben können besprochen und Fragen face-to-face geklärt werden. In virtuellen Meetings beim Thema zu bleiben – und das ohne den Zeitrahmen zu sprengen – erfordert allerdings eine gute Planung.

Vorbereitung & Einladung

Beantworten Sie sich im Vorfeld die grundlegenden Fragen: Brauchen wir das Meeting? Was wird besprochen? Wer soll am Meeting teilnehmen? Wer spricht? Wieviel Zeit werden wir benötigen? Planen Sie Meetings nach Möglichkeit morgens ein, damit alle Beteiligten ihren weiteren Arbeitstag flexibel gestalten können und senden Sie die Einladung als E-Mail und Terminanfrage. Nennen Sie vorab das Ziel des Meetings, die Themen und welche Vorbereitung nötig ist.

Ablauf & Beteiligung

Es werden nicht alle Teilnehmer gleichzeitig dem Meeting beitreten. Nutzen Sie die ersten unruhigen Minuten für Smalltalk und zum Technik-Check: Sind alle Kameras an? Funktionieren die Mikrofone? Beginnen Sie das Meeting mit einem kurzen Überblick zum Ablauf und sagen Sie dazu, wie Sie sich die Beteiligung vorstellen. In größeren Gruppen kann es z.B. von Vorteil sein, wenn alle Teilnehmer ihre Mikrofone zunächst stumm schalten und sich mit der Funktion “Hand heben” (z.B. in Microsoft Teams und Zoom) zu Wort melden. Wichtig: In virtuellen Meetings ist es wesentlich schwerer zu erkennen, ob alle Teilnehmer folgen können. Planen Sie daher, insbesondere bei längeren Präsentationen, zusätzliche Zeit für Zwischenfragen ein.

Regelmäßige Status-Updates

Wenn Ihr Team erst seit kurzem remote zusammenarbeitet oder im Umgang mit Projektmanagement-Tools noch nicht routiniert ist, können regelmäßige Status Update Meetings, zum Beispiel einmal in der Woche zwischen direkten Mitarbeitern und einmal im Monat im gesamten Team, sinnvoll sein. Sie erhalten eine realistische Einschätzung zum Stand der Projekte, können Prioritäten abgleichen und helfen Deadlines im Blick zu behalten. Gleiches gilt für Projekte, die sich über einen längeren Zeitraum strecken.

Teambuilding remote

Als Führungskraft haben Sie verschiedene Möglichkeiten, einen positiven Einfluss auf den digitalen Teamgeist zu nehmen. Sie können zum Beispiel in Teammeetings, wo es möglich und sinnvoll ist, zusätzliche Zeit für eine Begrüßungsrunde einplanen oder auch ganze Teambuilding-Events organisieren, in denen Sie Ihren Teammitgliedern die Möglichkeit geben, sich besser kennenzulernen. In emotional aufwühlenden Zeiten, z.B. bedingt durch eine Pandemie, gilt es allerdings in erster Linie einen aufmerksamen Blick auf das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter zu haben: Signalisieren Sie ein offenes Ohr für Probleme und schalten Sie sich frühzeitig ein, wenn Missverständnisse auftreten.

Fazit

Der Einsatz der richtigen Software ist entscheidend für den Erfolg Ihres Remote-Teams. Mit den passenden Tools ermöglichen und fördern Sie die Kommunikation in Ihrem Team und machen die Details eines Projektes transparent. Ihr Team erhält so die nötige Unterstützung, um auch remote produktiv zusammenzuarbeiten und Projekte termingerecht zum Abschluss zu bringen.