Effiziente Büroorganisation – Schluss mit Engpässen durch Kanban

Jürgen Kurz macht Schluss mit überladenden Schreibtischen und chaotischen Bürozuständen! Deutschlands Ordnungsexperte verrät uns in diesem Artikel wie wir, dank Kanban, Organisationssysteme endlich effizient nutzen können!

Leer war gestern – Bestände auf den Stand bringen mit Kanban-Karten

Wenn sich der Kollege mit dem letzten Textmarker oder dem letzten Paket Druckerpapier glücklich davonschleicht und danach nichts weiter passiert, ist der Fall klar. Hier herrscht beim Nachschub für Büromaterial das Zufallsprinzip. Dabei wäre mit dem richtigen System alles viel einfacher, denn:

Mit System geht alles besser

Und dieses System heißt Kanban, was aus dem Japanischen übersetzt schlicht Karte bedeutet. Ähnlich wie die Tankanzeige des Autos funktionieren Kanban-Karten im Büro. Sie zeigen rechtzeitig an, wann ein Büroartikel zur Neige geht und wann dieser nachbestellt werden muss. Dafür wird zunächst ein Mindestbestand festgelegt und hier die Kanban-Karte platziert, so dass derjenige, der Büromaterial entnimmt, sofort weiß, was zu tun ist. Auf der Karte sind die nächsten Schritte nämlich gleich vermerkt.

Engpässen die rote Karte zeigen

Am praktischen Beispiel Textmarker wird deutlich, wie die Materialbestände mit dem Kanban-System konstant gehalten werden können. Die Textmarker liegen idealerweise in einer Box und die Kanban-Karte liegt auf der untersten Schicht Stifte.

Der Mitarbeiter, der den letzten Textmarker über der Karte benötigt, entnimmt Stift und Karte und gibt die Karte an die zuständige Person oder Abteilung weiter oder er bestellt selbst nach. Wenn die neuen Textmarker in die Box einsortiert werden, wird die Kanban-Karte einfach wieder über die Mindestmenge gelegt. So können Engpässe gar nicht mehr entstehen, weil der Nachschub sich mit Kanban wie von selbst steuert.

Insider-Tipps

• Damit noch genug Material bis zum Eintreffen der Warenlieferung vorhanden ist, sollte der Mindestbestand entsprechend großzügig gewählt werden. Das bietet sich vor allem für günstige Artikel an.
• Büroartikel, die altern bzw. austrocknen können oder verderbliche Produkte, sollten nach dem First-in-First-out-Prinzip so einsortiert werden, dass die älteste Ware zuerst aufgebraucht wird.

Muster für Kanban-Karten

Eine Vorlage für eine Kanban-Karte können Sie sich hier kostenlos herunterladen. Sie können aber auch eine Karte nach Ihren eigenen Vorstellungen gestalten, z.B. mit einem QR-Code, der mit dem Smartphone gescannt werden kann und über den beispielsweise eine vorbereitete E-Mail verschickt wird. Beim Druckerpapier können Kanban-Karten auch mit einem laminierten Bestellfax kombiniert werden. Das Fax wird dann zusammen mit der Karte gut sichtbar zwischen die Papierpakete gesteckt und wenn der Mindestbestand erreicht ist, kann die Nachbestellung damit ganz bequem erledigt werden.

5 gute Gründe für Kanban

Das Kanban-Karten-System ist bestechend einfach und bietet gleich mehrere Vorteile:

1. Es ist immer ausreichend Büromaterial vorhanden.
2. Die Kontrolle der Bestände erfolgt automatisch.
3. Weil Wartezeiten entfallen, laufen die Prozesse reibungsloser ab.
4. Die Bestände entsprechen dem tatsächlichen Bedarf.
5. Nachfrageschwankungen werden berücksichtigt.

Vielfältige Einsatzmöglichkeiten

Das Kanban-System lässt sich nicht nur beim Büromaterial, sondern auch in vielen anderen Bereichen zur besseren Organisation einsetzen. Zum Beispiel kann der Bestand der Werbemittel, wie Prospekte, Flyer und Präsentations-Mappen etc., mit Kanban-Karten überwacht und die Nachproduktion gesteuert werden. Auch in der Büro-Küche kann das System genutzt werden, damit immer genug Snacks, Süßigkeiten und Getränke für Mitarbeiter und Besucher vorhanden sind. Vor allem der Nachschub für den Kaffee, den wichtigsten Treibstoff im Büro, kann damit sichergestellt werden!

Worauf warten Sie noch?

Wenn Sie jetzt noch darüber nachdenken, ob Kanban für die Bestandsüberwachung in Ihrem Unternehmen sinnvoll ist, bedenken Sie bitte diese Tatsache: Bestand kommt von beständig und nichts ist so beständig wie der Wandel! Und weil Sie mit diesem System besonders effizient auf den Wandel reagieren können, entscheiden Sie sich mit Kanban-Karten letztlich auch für mehr Effizienz.

Und wie ist das bei Ihnen, wie kontrollieren Sie die Bestände für Ihr Büromaterial? Schreiben Sie einfach einen Kommentar!

Neugierig geworden? Lesen Sie hier noch mehr Beispiele zu Kanban und wie Sie es richtig nutzen! Schauen Sie außerdem bei Jürgen Kurz vorbei, für mehr tolle Tipps rund ums Aufräumen und die Organisation im Büro.