Flexible Büros

Flexible Büroflächen passen sich an die wechselnden Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter:innen an. Sie lassen sich dementsprechend individuell gestalten. Dabei können die Grundelemente flexibel miteinander kombiniert werden, um neuen Zielsetzungen gerecht zu werden. Folgende Merkmale zeichnen ein flexibles Büro aus:

• Ruhezonen. Besonders im Großraumbüro herrscht ein hoher Geräuschpegel. Flexible Büros schaffen Abhilfe durch ausgewiesene und immer neu gestaltbare Ruhebereiche, in denen Mitarbeiter:innen konzentriert und ungestört arbeiten können. Der Umsetzung sind keine Grenzen gesetzt. Von Ruhezonen in offenen, weniger frequentierten Bereichen bis hin zu schallisolierten Telefonkabinen stehen Ihnen alle Möglichkeiten offen.
• Wandelbare Arbeitsplätze. Flexible Bürokonzepte beinhalten in der Regel auch moderne Arbeitsplätze. Stehpulte im Gemeinschaftsbereich sowie höhenverstellbare verstellbare Arbeitsplätze, die auch im Stehen genutzt werden können, motivieren Ihre Mitarbeiter:innen zu mehr Bewegung, entlasten sie vom ständigen Sitzen und bieten Abwechslung im oft eintönigen Büroalltag. 
• Gemeinschaftliche Nutzung. Mitarbeiter:innen im Büro neigen dazu, ihren Arbeitsplatz zu personalisieren und allerlei Arbeitsgeräte und Zubehör auf ihrem Schreibtisch zu lagern. Flexible Bürokonzepte bündeln diese Ressourcen und machen sie für alle zugänglich. Diese gemeinschaftliche Nutzung kann Büromaterial, Drucker und Snacks, aber auch ganze Räume wie Pausenbereiche umfassen.

Mit flexiblen Büroarbeitsplätzen lassen sich die Produktivität hemmende Aspekte am Arbeitsplatz überwinden. Ein typischer Projektablauf beginnt beispielsweise mit einer Reihe informeller Treffen, bevor das Projekt vor dem gesamten Team erörtert und anschließend in verschiedenen Gruppen gestartet wird. Im herkömmlichen Büro finden diese Schritte in der immer gleichen Atmosphäre statt.

In einem flexiblen Büro hingegen können die Mitarbeiter:innen für jeden einzelnen Schritt genau den Arbeitsplatz wählen, der für den jeweiligen Schritt am besten geeignet ist. Dies kann bedeuten, Gemeinschaftsräume für entspannte Besprechungen zu nutzen, in der Ruhezone konzentriert am Laptop zu arbeiten oder einige Tage im Home-Office zu verbringen.

Ein durchdachter, aber flexibler Arbeitsbereich trägt zur bestmöglichen Leistung Ihrer Mitarbeiter:innen bei, indem ihnen der nötige Freiraum gegeben wird, sich selbst zu organisieren.

Anpassung in Wachstumsphasen

Neben der gesteigerten Produktivität sind für die Unternehmensführung weitere Vorteile mit flexiblen Arbeitsbereichen verbunden. So können Räumlichkeiten dank anpassungsfähiger Bürolayouts schnell an Wachstumsphasen der Firma angepasst und bei Bedarf wieder verkleinert werden.

Sicherheit

Im Zuge der Corona-Pandemie wurden Fragen nach einer buchstäblich gesunden Aufteilung gemeinsam genutzter Räume wichtig wie nie zuvor. So wurden in vielen Unternehmen die Abstandsregeln durch eine Neuanordnung der Schreibtische sowie verbesserte Reinigungs- und Bewegungskonzepte realisiert.

In flexiblen Büroräumen können solche Herausforderungen schnell und mit minimalem Zeitaufwand bewältigt werden, da sich modulare Raumkonzepte problemlos umgestalten lassen. Zusätzlich können ganze Teams remote und kollaborativ zusammenarbeiten.

Fluchtweg- und Notfallkonzepte lassen sich leicht optimieren.

Damit das Konzept eines flexiblen Arbeitsbereiches optimal funktioniert, bedarf es einer vorausschauenden Planung. Ziel sollte es sein, ein agiles Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem die verschiedenen Bürobereiche optimal genutzt werden.

Bereiche, die nur einem einzigen Zweck dienen, können für eine umfassendere Nutzung geöffnet werden. So könnte der selten genutzte Meetingraum zu einem Bereich für aktivitätsbasierendes Arbeiten werden und die zugestellte Nische im Flur ein Ort, um in Ruhe E-Mails zu lesen oder Texte zu verfassen. 

Im flexiblen Büro schaffen Sie es, das Beste aus den räumlichen Gegebenheiten herauszuholen. Mit kleinen Besprechungsinseln und bequemen Sesseln lassen sich auch im Großraumbüro Ruhezonen schaffen, ohne trennende Raumteiler aufzustellen.

Auch die technischen Bedingungen sollten bei einem flexiblen Raumkonzept beachtet werden. Was nützt es, die Tische optimal aufzustellen, wenn keine Steckdosen für den Laptop in Reichweite sind? Ein funktionierendes WLAN-Netzwerk und damit harmonierende Geräte bieten einen guten Grundstein für das ungebundene Arbeiten auf der gesamten Fläche.

Bedenken Sie bei der Umgestaltung Ihrer Räume, dass Menschen an ihren Gewohnheiten hängen und nicht selten Veränderungen scheuen. Es könnte also einige Zeit dauern, bis sich Ihre Mitarbeiter:innen an die neuen Arbeitskonzepte gewöhnt haben und die flexiblen Büroräume in vollem Maße annehmen und nutzen.

Abgesehen vom Konzept des flexiblen Büros, das sich wachsender Beliebtheit erfreut, entstehen am Markt weitere flexible Arbeitsmöglichkeiten: Neben Open Space-Büros ohne klare Arbeitsplatzzuweisungen setzen immer mehr Unternehmen auf Büro-Kabinen. Beide Varianten stellen wir Ihnen im Folgenden vor.

Büro-Kabinen

Büro-Kabinen unterteilt man grundsätzlich in drei verschiedene Arten. Die kleinste Variante ist die Telefon-Kabine, welche mit einer Fläche von einem Quadratmeter gerade einmal Platz für eine Person bietet und ausschließlich auf das Führen ungestörter Telefonate ausgelegt ist.

Kabinen zum Arbeiten sind zwar ebenso auf eine Person ausgerichtet, bieten aber Platz für klassische Schreibtischarbeit.

Zu den größten Büro-Kabinen zählen jene, die zum Abhalten von Meetings entwickelt wurden. Hier können sich mehrere Personen treffen, um sich ungestört auszutauschen. Im Gegensatz zu einem Meetingraum hat eine mobile Kabine den Vorteil, dass sie besonders wenig Platz einnimmt.

Alle Arten von Büro-Kabinen sind mit Beleuchtung, Belüftung und der Möglichkeit zur Stromversorgung ausgestattet. 

Neben den erwähnten Büro-Kabinen werden auch Arbeitskabinen für zuhause immer gefragter. Diese können sowohl im Wohnraum als auch außerhalb des Hauses platziert werden. Sie bieten einen ruhigen Arbeitsplatz, der vom Haushalt strikt getrennt ist. Der große Nachteil dieser Kabinen für die eigenen vier Wände ist ihr Preis. Selbst eine kleinere Kabine mit einer Grundfläche von zwei Quadratmetern kostet in der Anschaffung bereits 13.000 bis 16.000 Euro

Desk-Sharing

Flexibel nutzbare Arbeitsplätze unterscheiden sich grundlegend von flexiblen Büros. Sie bestehen aus einem festen Raumkonzept, das nicht darauf ausgelegt ist, großartig verändert zu werden.

In diesem Konzept gibt es zwar Arbeits- und Pausenbereiche, jedoch keine fest zugewiesenen Arbeitsplätze. Räume und Flächen haben vorgegebene Funktionen wie Teamflächen, die auf kooperatives Arbeiten ausgelegt sind oder Ruheräume für konzentriertes Arbeiten. In diesen Großraum- oder Open Space-Büros setzen sich Mitarbeiter:innen je nach Bedarf an einen beliebigen Platz. Dies sorgt zwar für Abwechslung im Alltag, kann den Mitarbeiter:innen aber auch das Gefühl der Zugehörigkeit und Beständigkeit nehmen, das Menschen brauchen. 

Flexible Büros sind so ausgestattet, dass sie je nach Bedarf umgestaltet werden können. Der komplette Raumaufbau kann mit wenigen Handgriffen optimal an ein bevorstehendes Projekt angepasst werden. Dabei wird einzelnen Räumen keine verbindliche Funktion zugewiesen. Eher wird versucht, die Gesamtfläche möglichst offen zu nutzen, um so viel Freiraum wie möglich zu schaffen. 

Flexible Arbeit erhöht die Motivation und schließlich die Produktivität von Mitarbeiter:innen, da alle ihren Arbeitstag selbstbestimmt gestalten können.

Büro-Kabinen sind ebenfalls eine flexible Arbeitsmöglichkeit. Über ihre reine Funktion hinaus bieten sie allerdings wenig Bewegungsfreiheit oder Raum für eine erweiterte Nutzung.   

Bevor wir genauer auf flexible Büroarbeitsplätze und ihre Vorteile eingehen, müssen wir definieren, was flexibles Arbeiten bedeutet, da dynamische Grundprinzipien wie flexible Büros meist mit einer ebenso flexiblen Arbeitsvereinbarung einhergehen.

Flexibles Arbeiten bezeichnet alle Arbeitsweisen, die von herkömmlichen Arbeitszeiten oder -orten abweichen. Hierzu zählen das Arbeiten an unterschiedlichen Plätzen im gleichen Büro, das Arbeiten im Home-Office, per Remote oder in Teil- und Gleitzeit.

Durch Globalisierung und Digitalisierung hat die moderne Arbeitswelt in den vergangenen Jahren einen rasanten Wandel erfahren. Neue Arbeitszeitmodelle sowie das Arbeiten im Home-Office oder per Remote bekommen einen immer höheren Stellenwert, an den sich Unternehmen anpassen müssen – nicht immer zu ihrem Nachteil.  

Flexibles Arbeiten erhöht die Zufriedenheit im Team und steigert so die Produktivität. Mitarbeiter:innen, die nicht an feste Arbeitszeiten gebunden sind und beispielsweise zur Hauptverkehrszeit pendeln müssen, können ihre Zeit und Energie gezielt in ihre Arbeit stecken.

Menschen, die selbstbestimmt arbeiten und selbst entscheiden können, wann, wo und wie sie arbeiten, verfügen über eine ausgewogene Work-Life-Balance und sind stärker motiviert. 

Auch haben Ihre Mitarbeiter:innen bei selbstbestimmten Arbeitszeiten die Möglichkeit, Ihren privaten Terminen und Verpflichtungen nachkommen, ohne dadurch im Tagesgeschäft in Verzug zu geraten.

Auch Ihnen als Arbeitgeber bringen flexible Arbeitsvereinbarungen eine Vielzahl an Vorteilen. Während sich Ihre Mitarbeiter:innen die Arbeitszeit frei einteilen, können Sie sogar Betriebskosten senken oder auch Ihre Büroflächen effizienter nutzen. Befinden sich weniger Mitarbeiter:innen im Büro, lassen sich Bereiche für Besprechungen oder gemeinsames Arbeiten schaffen, ohne dass diese ständig überfüllt sind.