Shared Office

In der Regel besteht ein Shared Office aus zwei oder mehr Vertragsparteien: Anbieter:innen von Shared Offices fungieren in er Regel als Hauptmieter:innen, während weitere beteiligte Personen eine vertragliche Bindung als Untermieter:innen eingehen. Dabei ist der Hauptmieter oder die Hauptmieter:in für die von allen Parteien genutzte Infrastruktur mit Internet, Reinigung, Heizung und Grundausstattung verantwortlich. Sämtliche Kosten und Nebenkosten sind im festgelegten Mietpreis enthalten.

Ist ein Shared Office gleichzusetzen mit einem Co-Working-Space?

Auch wenn der Begriff Shared Office gerne als Synonym für Co-Working verwendet wird, gibt es Unterschiede zwischen beiden Modellen. So bietet ein Shared Office Space deutlich mehr Privatsphäre sowie einen besseren Schutz vor Ideenklau, da sich hier in der Regel wenige Firmen ein Büro teilen und jeder Mitarbeitende einen eigenen Arbeitsplatz hat.

Dennoch gibt es auch im Shared Office allerlei Kontaktpunkte. So werden Gemeinschaftsräume wie Küche und Meetingraum gemeinsam genutzt. Angesichts dessen ist es für Hauptmieter:innen besonders wichtig, passende Mieter:innen im Sinne einer angenehmen Arbeitsatmosphäre zu finden.

Welche Leistungen können Sie von einem Shared Office erwarten?

Wie ein Shared Office Space im Einzelnen ausgestattet ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Je nach Art der vermieteten Fläche (Schreibtischplatz, Büroraum, Bürofläche) haben Mieter:innen unterschiedliche Erwartungen.

Bei einem Schreibtischplatz innerhalb einer Bürogemeinschaft dürfen Mieterinnen in der Regel die Nutzung der technischen Infrastruktur wie WLAN oder Drucker erwarten. Wird hingegen eine komplette Bürofläche vermietet, erwarten die zukünftigen Mieter:innen deutlich weniger.

In der folgenden Tabelle sehen Sie, welche Ausstattungsmerkmale als Standard (S) angesehen werden und welche optional (O) sind.

Der Unterschied zwischen einem Shared Office und einem eigenen Büro ist erheblich. Ein Shared Office ist eher als eine Art Bürogemeinschaft anzusehen. Hier teilen sich insbesondere junge Unternehmen die Kosten für große Büroflächen, die sie in einzelne Bürobereiche unterteilen. Während die Nutzer:innen über einen eigenen Arbeitsplatz verfügen, werden Konferenz- oder Meetingräume gemeinschaftlich genutzt. Durch Shared Offices können Büroräume flexibel und effizient genutzt und leer stehende Büroflächen bei hohen Mietzahlungen vermieden werden.

Ein Shared Office setzt voraus, dass zwei oder mehr Parteien ähnliche Ziele verfolgen. Die Zufriedenheit und schließlich auch der Erfolg der einzelnen Unternehmen ist stark abhängig von der allgemeinen Atmosphäre im Büro. Im Folgenden haben wir Ihnen ein paar Tipps

zusammengestellt, die Ihnen helfen werden, den Herausforderungen eines Shared Office erfolgreich zu begegnen.

Regeln für die Nutzung der Gemeinschaftsräume

Klare Organisationsrichtlinien das Miteinander. Für die Flächen, die von mehreren Parteien genutzt werden, empfiehlt es sich daher, konkrete Pläne zu erstellen. 

• Küche: Da beispielsweise das Ausräumen der Spülmaschine oder die Reinigung der Arbeitsflächen im hektischen Büroalltag schnell untergehen, sollten hierfür feste Verantwortlichkeiten verteilt werden.
• Meetingraum: Die optimale Nutzung von Meetingräumen organisieren Sie am besten über Kalender oder Kalender-Tools. So haben Sie alle Termine im Überblick und sehen genau, wann ein Raum verfügbar ist.
• Pausenraum: Je nach Größe und Anzahl der Mitarbeiter:innen sollte auch für den Pausenraum ein fester Plan entstehen. Sprechen Sie sich untereinander ab, welches Team zu welchen Zeiten den Pausenraum nutzen möchte. 

Allgemein sollte die Regel gelten, dass jeder Raum sauber und ordentlich hinterlassen wird und jeder für seine eigene Unordnung verantwortlich ist.

Welche Ausstattung sollte man lieber getrennt nutzen?

Materials gemeinsam zu nutzen. das spart Kosten und Ressourcen und kann zusätzlich die Umwelt schonen. Dennoch gibt es einige Dinge, für die jedes Unternehmen oder sogar jede und jeder Einzelne  selbst verantwortlich sein sollte.

• Kaffeemaschine: Wenn eine Küche zur gemeinsamen Nutzung zur Verfügung steht, bietet es sich an, auch die Kaffeemaschine gemeinsam zu verwenden. Die Kosten für Kaffee sollten entweder in der Pauschalmiete enthalten sein oder über eine Kaffeekasse fair unter den Nutzer:innen aufgeteilt werden.
• Sonstige Getränke: Da Getränke in unterschiedlicher Art und Menge benötigt werden, sollte sich jedes Unternehmen oder sogar jeder Mitarbeiter selbst darum kümmern.
• Drucker: Bei der Nutzung des Druckers hängt es von der Größe des Büros und der Anzahl der Nutzer ab. Während eine gemeinschaftliche Nutzung im kleinen Rahmen  leicht umzusetzen ist, sollten sich größere Organisationen um einen eigenen Drucker bemühen.
• Internet: Die Internetnutzung sollte idealerweise in der Pauschalmiete enthalten sein. Es wäre wenig effizient, dass alle Untermieter:innen einen eigenen Internet-Vertrag abschließen.
• Reinigung: Auch bei der Reinigung bietet sich eine gemeinsame Nutzung an. Dabei können die Kosten anteilig unter den Mietparteien aufgeteilt werden.

Diese Fragen helfen Ihnen bei der Entscheidung, welche Ressourcen gut gemeinsam genutzt werden sollten und wofür Sie selbst die Verantwortung übernehmen. 

• Führt die gemeinsame Nutzung zu einer Ressourceneinsparung oder einem Kostenvorteil?
• Lässt sich die Ressource leicht separieren und so optimaler verwenden?

So können wir Sie unterstützen

Mit unseren Business Centern und vielfältigen Zusatzservices bieten wir Unternehmen überall in Deutschland verschiedene Arten der Unterstützung im Büroalltag. So nimmt unser Telefonservice Ihre Telefonate entgegen, wenn Sie nicht erreichbar sind oder sich einfach nur auf Ihre Arbeit konzentrieren möchten. Dabei nehmen wir sämtliche Anliegen Ihrer Anrufer:innen auf und informieren Sie detailliert zu jedem Anruf.  

Telefonsekretariat

Mit unserem Telefonsekretariat können wir Sie bestens in Ihrem Büroalltag unterstützen und Ihr Zeitmanagement verbessern. Sie befinden sich im Meeting, bei einem Kundentermin oder oder sind unterwegs? Dann nehmen unsere Sekretär:innen Ihre Anrufe in Ihrem Namen und nach Ihren Vorgaben entgegen, geben Auskünfte, beantworten allgemeine Fragen oder vereinbaren Termine.  

Dabei entscheiden alleine Sie, wie sich unsere Mitarbeiter:innen am Telefon melden und welche Auskunft sie dem Anrufer über Ihre Abwesenheit erteilen. Anschließend erhalten Sie alle Informationen sofort per E-Mail, SMS, Fax oder per App.

Das sind unsere Leistungen:

• Wir sind 24 Stunden an 365 Tagen im Jahr für Ihre Anrufer:innen erreichbar
• Unsere Sekretär:innen vereinbaren für Sie Termine bei optionaler Freigabe 
• Ihres Kalenders
• Wir filtern Ihre Anrufe nach ausgewählten Kontakten und Kriterien und leiten sie entsprechend weiter
• Mit der kostenfreien ebuero App geben wir Ihnen ein intuitives Tool in die Hand, 
• mit dem Sie Ihr Sekretariat immer und überall steuern können
• Mit unserer VIP-Funktion entscheiden Sie, wann Sie für wen erreichbar sind
• Bei ausländischen Anrufern stellen Ihnen wir Muttersprachler zur Verfügung

Unsere geschulten Mitarbeiter:innen arbeiten hochprofessionell, ziel- und kundenorientiert.  Sie haben Interesse, aber auch Fragen zu unserem Service? Dann lassen Sie sich jederzeit kostenfrei von uns beraten.  

Für Unternehmen, die mittelfristig expandieren, aber noch kein eigenes, großräumiges Büro finanzieren möchten, ist die Nutzung eines Shared Office von großem Vorteil. Teile der Fläche können vermietet und Kosten eingespart werden.

Ein Shared Office eignet sich insbesondere für Start-ups mit geringem Eigenkapital bei unvorhersehbarer finanzieller Entwicklung. Ein Shared Office kann durchaus mit einer Wohngemeinschaft verglichen werden. Mit klaren Regeln und Vereinbarungen lassen sich Konflikte vermeiden und die Arbeitsatmosphäre angenehm gestalten.

Zusätzlich fördern gemeinsame Pausen den Austausch und die Motivation der einzelnen Mitarbeiter:innen. Durch die gemeinschaftliche Nutzung werden wertvolle Ressourcen eingespart und das Klima geschont.