Office-Center
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Was ist ein Office-Center?
Im Zuge der aktuellen Veränderungen der Arbeitswelt entstanden Corona-bedingt auch neue Bürokonzepte und Arbeitsmodelle. Arbeitnehmer:innen von heute wünschen sich maximale Flexibilität bei einer ausgewogenen Work-Life-Balance. Arbeitgeber:innen hingegen versuchen, zeitraubende Aufgaben effizient auszulagern, um sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren und die eigenen Facharbeiter:innen zu entlasten. Eine solche Möglichkeit ist der Einsatz eines externen Office-Centers.
Was ist ein Office-Center? Ein Office-Center, auch Business Center genannt, ist ein Gebäude, in dem Büro- und Konferenzräume flexibel gemietet werden können. Zusätzlich bieten solche Büro-Center weitere Serviceleistungen wie einen Post- oder Telefonservice an.
Wir fassen die Leistungen und Vorteile von Office-Centern hier einmal zusammen und zeigen Ihnen, worauf Sie bei der Suche nach einem professionellen Office-Center achten sollten.
Office-Center – Definition und Leistung
Ein Office-Center ist eine moderne Bürolösung, die Ihnen und Ihrem Unternehmen verschiedene Leistungen anbieten kann:
- Anmietung von Tagesbüros, Einzel-, Team- und Chefbüros
- Bereitstellung von Konferenz- und Meetingräumen
- Voll ausgestattete Büroräume, die über modernste Technik und ansprechendes Ambiente verfügen
- Virtuelle Büros, die Ihr Unternehmen unterstützen und Ihnen eine repräsentative Geschäftsadresse in Top-Lage bieten
- Diverse optionale Serviceleistungen, die Ihrem Unternehmen den Rücken frei halten und Ihre Mitarbeiter entlasten
In der Regel steckt hinter einem Büro- oder Office-Center ein externer Betreiber, der den gesamten Gebäudekomplex angemietet, gekauft und ausgestattet hat und nun zur Miete anbietet. Dabei sind Office-Center in unterschiedlich große Büros und sogenannte Open-Spaces unterteilt, die flexibel mietbar sind.
Zum Konzept des Office-Centers gehören technisch voll ausgerüstete Räumlichkeiten mit modernsten Büroausstattungen. Dazu können zahlreiche Serviceleistungen in Anspruch genommen werden, die wir hier zusammengefasst haben.
Telefonservice
Der wohl bekannteste und beliebteste Service von Office-Centern ist der Telefonservice. Hierbei nehmen Mitarbeiter:innen des Dienstleisters Ihre eingehenden Anrufe nach Ihren Vorgaben entgegen und bieten Ihnen damit eine enorme Entlastung. Denn auch in Ihrer Abwesenheit haben Ihre Anrufer:innen immer eine persönliche Ansprache. Dabei werden Sie per App, E-Mail oder SMS darüber informiert, wen Sie schnellstmöglich zurückrufen sollten.
Mit einem Telefonservice nichts mehr verpassen
Ein Telefonservice ist Ihre Versicherung, keinen Kunden und keinen Auftrag mehr zu verpassen. Ein professioneller Telefonservice ist daher ein echter Gewinn für die Entwicklung Ihres Unternehmens. Denn für die Mehrzahl der Kund:innen spielt die telefonische Erreichbarkeit nach wie vor eine entscheidende Rolle: Sowohl Bestands- als auch potenzielle Kund:innen wünschen sich heute umgehend eine Antwort auf ihre Fragen oder ihr Anliegen. Nicht-Erreichbarkeit kann sich also durchaus negativ auf die Kundenakquise auswirken, da sich gerade Interessent:innen für die schneller reagierende Konkurrenz entscheiden könnten.
Mit einem Telefonservice immer und überall Persönlichkeit zeigen
Ein Telefonservice kann dafür sorgen, dass Ihr Unternehmen rund um die Uhr erreichbar ist und sämtliche Anrufe professionell bearbeitet werden. Dies wirkt sich positiv auf die Außenwirkung Ihres Unternehmens und die Zufriedenheit Ihrer Kunden aus. Besonders neu gegründete Unternehmen und Start-ups können erheblich von diesem Service-Vorteil profitieren.
Ein professioneller Telefonservice agiert stets wie Ihr eigenes Team. Wenn Sie also den Telefonservice eines Office-Centers in Anspruch nehmen, halten sich die Telefonist:innen exakt an Ihre Anweisungen. Denn Sie alleine geben vor, wie sich die Mitarbeiter:innen am Telefon melden und auf welcher Basis die Gespräche stattfinden sollen.
Außerdem hinterlegen Sie beim Dienstleister zahlreiche Informationen über Ihr Unternehmen und Ihre Leistungen, so dass alle Telefonist:innen auf häufig gestellte Fragen antworten können. Im Anschluss an jedes geführte Telefonat erhalten Sie die wichtigsten Gesprächsinhalte per App, E-Mail oder SMS in Echtzeit.
Und das sind weitere Leistungen eines professionellen Telefonservice:
- Telefonzentrale
- Terminvergabe
- Anruffilterung
- Mehrsprachigkeit
Wenn Sie sich für einen Telefonservice entscheiden, profitieren Sie auch deshalb von einer hohen Zeitersparnis, weil Sie sich uneingeschränkt auf das Kerngeschäft Ihres Unternehmens konzentrieren können.
Postannahme
In der Regel bieten Dienstleister in einem Bürocenter auch eine Postannahme. Die Mitarbeiter:innen nehmen Ihre eingehende Post entgegen, sortieren sie und hinterlegen sie für Sie. So werden Werbung und unwichtige Post vorab aussortiert, und Sie können sich direkt um wichtigere Aufgaben kümmern. Damit ist sichergestellt, dass Ihnen weder Rechnungen noch wichtige Termine entgehen.
Dieser Service verschafft Ihnen Zeit und sorgt dafür, dass Sie postalisch uneingeschränkt erreichbar sind. Dies spielt auch aus rechtlicher Sicht eine wichtige Rolle.
Sekretariatsservice
Wie der Name vermuten lässt, übernimmt der Sekretariatsservice in einem Office-Center sämtliche klassischen Bürotätigkeiten. Hierzu zählen:
- Schreibarbeiten
- Büroorganisation
- Lektoratsarbeit
- Datenpflege
- Assistenzarbeiten
Mitarbeiter:innen des Büro-Centers übernehmen die Terminplanung, schreiben und beantworten E-Mails, übernehmen verwaltende Tätigkeiten und unterstützen Sie mit Assistenzaufgaben wie Kopieren, Scannen, Drucken und Recherchieren. Sie bereiten Konferenzräume und Meetings vor, erstellen Rechnungen und bestellen benötigte Materialien.
Das Sekretariat ist in der Regel der erste Kontaktpunkt für potenzielle Kund:innen und Geschäftspartner:innen und bedarf daher einer professionellen und freundlichen Besetzung. Mit einem professionellen Büroservice, wie ihn ebuero anbietet, können Sie das Image Ihres Unternehmens deutlich verbessern.
Repräsentative Geschäftsadresse
Office-Center befinden sich meist an wirtschaftlichen Hotspots und somit in besonders ansprechenden Lagen. Selbst wenn Sie keine Räumlichkeiten anmieten, kann Ihnen ein professioneller Bürodienstleister eine repräsentative Geschäftsadresse zur Verfügung stellen. Dies verbessert die Außenwirkung Ihres Unternehmens und sorgt für mehr Sichtbarkeit an relevanten Standorten.
Flexible Raumvermietung
Office-Center, die primär unter dem Namen Business Center bekannt sind, ermöglichen Ihnen die flexible Anmietung verfügbarer Räumlichkeiten ganz nach aktuellem Bedarf. Planen Sie etwa ein Meeting oder eine Konferenz, können Sie die zu dem Event passenden Räumlichkeiten bequem buchen.
Ihr Vorteil: In einem Business Center zahlen Sie nur für die Zeit, in der Sie entsprechende Räumlichkeiten tatsächlich benötigen und nutzen. Sie profitieren so von einem hohen Einsparpotenzial.
Im Business Center Ihrer Wahl können angebotene Räume in der Regel für wenige Tage, einige Wochen, ganze Monate oder auch nur stundenweise gemietet werden. Das bietet Ihnen maximale Flexibilität. Neben moderner und hochwertiger Ausstattung profitieren Sie auch hier von sämtlichen optionalen Service-Leistungen wie Empfang, Vorbereitung, Catering und Assistenz.
Die flexible Raumvermietung ermöglicht es Ihnen, die Räume exakt an Ihre Anforderungen und die Bedürfnisse Ihrer Gäste abzustimmen und so einen möglichst professionellen Eindruck zu hinterlassen.
Vor- und Nachteile eines Büro-Centers im Überblick
Durch die Nutzung eines Office-Centers und seiner angebotenen Serviceleistungen profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen, die sich positiv auf den Erfolg und das Wachstum Ihres Unternehmens auswirken. Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick über Vor- und Nachteile eines Office-Centers.
Vorteile | Nachteile |
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Wie aus der Tabelle hervorgeht, überwiegen die Vorteile eines Büro-Centers deutlich.
Jetzt erläutern wir Ihnen, wie Sie einen professionellen und seriösen Dienstleister finden:
- Preisliche Transparenz: Achten Sie bei der Suche nach dem passenden Office-Center darauf, dass der Anbieter seine Preise und Leistungen lar und deutlich kommuniziert. Allgemein ist Transparenz ein gutes Zeichen dafür, nicht von versteckten Kosten überrascht zu werden.
- Flexible Miete: Entscheiden Sie sich für ein Büro-Center, das flexible Verträge anbietet und Sie nicht an langfristige Verträge zu binden versucht.
- Flexible Leistungen: Achten Sie hinsichtlich der Service-Leistungen darauf, dass sich diese jederzeit flexibel anpassen lassen.
- Sprachliche Anforderungen: Sollten Sie Kund:innen aus dem Ausland betreuen, achten Sie darauf, dass die Mitarbeiter:innen des Office-Centers über entsprechende Sprachkenntnisse verfügen.
- Professioneller Auftritt: Wie so oft gilt auch hier: Der erste Eindruck zählt! Achten Sie sowohl auf die Professionalität des Web-Auftritts als auch auf Ihr persönliches Gefühl beim ersten Kontakt.
ebuero unterstützt Ihr Unternehmen!
Seit über 20 Jahren unterstützen wir von ebuero kleine und mittelständische Unternehmen mit unseren Smart Office-Leistungen. Unsere Business Center finden Sie in den Top-Lagen folgender Wirtschaftsstandorte in Deutschland: Berlin, Düsseldorf, Frankfurt am Main, Hamburg, Hannover, Köln, Nürnberg und München.
Bei uns profitieren Sie von flexibel mietbaren Büroräumen und erstklassigem Service. Unsere Räumlichkeiten zeichnen sich durch folgende Merkmale aus:
- Flexible Mietdauer. Sie entscheiden, ob Sie unsere Räumlichkeiten stunden-, tage- oder monatsweise mieten. Bei ebuero zahlen Sie nur für die Zeiten, in denen Sie unsere Räume tatsächlich nutzen.
- Repräsentatives Ambiente. Sämtliche Büroräume verfügen über eine stilvolle Einrichtung und bieten eine angenehme Arbeits- und Meeting-Atmosphäre.
- Professionelle Ausstattung. Bei ebuero vermieten wir Büroräume voll ausgestattet mit professioneller Technik und modernem Mobiliar. Sollten Sie dennoch weitere Ausstattung oder Möbel benötigen, unterstützen wir Sie so gut wir können.
- Optionale Services. Unsere Mitarbeiter:innen vor Ort stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite. Wir ermöglichen Ihnen eine Vielzahl von Serviceleistungen, die Sie flexibel in Anspruch nehmen können.
Besonders mit unserem Telefonservice stellen wir zahlreiche Kunden zufrieden. Sind Sie etwa telefonisch verhindert, da Sie sich in einem Meeting oder auf Geschäftsreise befinden, nehmen unsere professionellen Telefonist:innen Ihre Anrufe nach Ihren Vorgaben entgegen. Im Anschluss erhalten Sie alle Informationen umgehend per Service-App, SMS oder E-Mail. Folgende Leistungen sind im Umfang unseres Telefonservices enthalten:
- Unsere Telefonist:innen sind rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr für Ihre Anrufer:innen erreichbar. Auch zur Nacht und an Feiertagen steht Ihnen unser Service zur Verfügung.
- Mit unserer ebuero App behalten Sie stets den Überblick, geben Anweisungen und können Anrufinformationen bequem vom Smartphone aus einsehen.
- Unsere Mitarbeiter:innen planen Termine anhand Ihrer Verfügbarkeiten und vermeiden so effektiv Leerläufe und Überschneidungen.
- Sie entscheiden, welche priorisierten Anrufer:innen wir zu Ihnen durchstellen und welche Anrufe wir selbst bearbeiten.
- Wir filtern Ihre Anrufe ganz nach Ihren Vorgaben und leiten Sie anschließend an die entsprechenden Mitarbeiter:innen weiter. So sind kurze Wege von Kund:innen zu Ansprechpartner:innen gewährleistet.
- Bei Bedarf setzen wir Muttersprachler:innen ein, um Anrufe aus dem Ausland entgegenzunehmen. Es ist möglich, Kund:innen auf Englisch, Spanisch, Italienisch und Französisch zu betreuen.
Wir von ebuero haben es uns zur Aufgabe gemacht, kleine und mittelständische Unternehmen in ihrer Effizienz und ihrem Wachstum zu unterstützen. Sollten Sie Fragen zu uns, unseren Business Centern oder unseren Leistungen haben, nehmen Sie einfach unsere kostenfreie Telefonberatung in Anspruch.
Fragen zum Office-Center? Wir beraten Sie gerne!
Das sagen unsere Kund:innen
Dank ebuero haben wir etwas bekommen, was wir über einen längeren Zeitraum nicht hatten: Genügend Ressourcen für unsere Projekte und ausreichend Zeit für die attraktivsten Leads.
Die Kombination der Services von ebuero erlaubt mir, mein Unternehmen stressfrei von überall zu führen. Dabei ist jederzeit eine perfekte Außendarstellung gewährleistet – sowohl telefonisch als auch vor Ort. Mit ebuero bin ich komplett flexibel und spare jede Menge Zeit.
