Tagungsraum mieten
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Was ist eine virtuelle Telefonnummer?
Im Allgemeinen wird eine Tagung angesetzt, um einen Personenkreis zu einem bestimmten Thema zu informieren. Für jeden Anlass finden sich moderne Tagungsräume, die unterschiedliche Funktionen erfüllen. Wir erläutern, worauf es bei der Wahl des passenden Tagungsraums ankommt.
Welche Aspekte müssen Sie bei der Wahl des Tagungsraums beachten? Neben Raumgestaltung und Raumgröße kommt es auf die technische Ausstattung an. Auch die Lage eines modernen Tagungsraums sowie ein begleitendes Catering sowie eventuelle Übernachtungsmöglichkeiten sollten vorab bedacht werden.
Da die Vorbereitung einer Tagung durchaus Zeit in Anspruch nimmt, geht Ihre Planung meist zu Lasten des Tagesgeschäfts. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die richtige Location finden und von weiteren unterstützenden Serviceleistungen profitieren.
Was macht eine Tagung aus?
Eine Tagung wird definiert als organisierte Versammlung, bei der sich die teilnehmenden Personen zu einem bestimmten Thema informieren. Für gewöhnlich treten dabei Referenten auf. Der direkte Austausch unter den Teilnehmer:innen steht eher im Hintergrund.
Wie das Wort bereits vermuten lässt, ist eine Tagung in der Regel für nur einen Tag angesetzt. Dies ist auch der wesentliche Unterschied zur Konferenz, die meist über mehrere Tage stattfindet.
Ein weiterer Unterschied zeigt sich in der Personenanzahl. An Tagungen sind für gewöhnlich deutlich weniger Personen beteiligt als an einer Konferenz. Es handelt sich um ein Event, das hauptsächlich auf Informationsvermittlung als auf den direkten Austausch angelegt ist.
Worauf kommt es bei der Wahl des Tagungsraums an?
Wer einen modernen Tagungsraum mieten will, sollte bei der Planung folgende Aspekte beachten:
- Lage
- Größe
- Technik
- Akustik
- Ausstattung
- Beleuchtung
- Catering
Lage des Tagungsraums
Der moderne Tagungsraum sollte möglichst zentral liegen und eine angenehme Anreise ermöglichen. Auch Mitarbeiter:innen, die auf öffentliche Verkehrsmittel angewiesen sind, sollten die Location problemlos erreichen und verlassen können.
Größe des Tagungsraums
Wenn Sie beabsichtigen, einen Tagungsraum zu mieten, sollten Sie die Größe an die zu erwartende Personenzahl anpassen. Denn die Raumgröße hat deutlichen Einfluss auf das Arbeitsklima: Während zu große Räume für eine kühle, verlorene Atmosphäre sorgen, steht in zu kleinen Räumen möglicherweise nicht ausreichend Platz zur Verfügung.
Pro Person sollte man je nach Stuhlanordnung einen bis drei Quadratmeter einplanen. Zusätzlich benötigen Sie im modernen Tagungsraum Platz für das Podium sowie genügend Freiraum für alle Beteiligten, auch um mögliche Abstandsregelungen einzuhalten.
Am besten eignen sich quadratische Räume ohne Säulen im Raum. Diese nehmen unnötig Platz ein und mindern die Sichtverhältnisse.
Zusätzlich sind Rückzugsräume und Pausenbereiche vorteilhaft, um die Stimmung aufzulockern und sich zu entspannen. Die Möglichkeit, frische Luft zu schnappen und einen Moment abzuschalten, bringt erhöhte Aufmerksamkeit und neuen Schwung in die Tagung.
Ausstattung und Technik
Je nach geplanten Programmpunkten kann Ihnen der Vermieter folgende Dinge zur Verfügung stellen:
- Flipchart
- Boardmarker
- Papier
- Overheadprojektor
- Beamer
- Leinwand
- Metaplanwände
- Soundsystem inkl. Mikrofone
- W-LAN
Idealerweise sollte Ihnen über die gesamte Tagungszeit ein Ansprechpartner für Fragen sowie die technische Unterstützung zur Seite stehen.
Akustik und Raumgestaltung
Achten Sie auf die Beschaffenheit von Wänden und Decke, um eine ideale Akustik zu gewährleisten. Gerade die Verständlichkeit kann das Klima der gesamten Veranstaltung stark beeinflussen und sich in Lernbereitschaft und Leistung der Teilnehmer widerspiegeln.
Auch die Innenausstattung sowie die farbliche Gestaltung spielen im Tagungsraum eine Rolle. Ein stilvolles Ambiente ohne zu auffällige und ablenkende Dekorationen sorgt für eine angenehme Atmosphäre im Gegensatz zu einem sterilen Raum mit Tischen und Stühlen. Helle Wände und möglichst große Fenster lassen den Raum größer wirken und steigern die Kreativität und Motivation der Teilnehmer.
Beleuchtung
Ein zu dunkler Tagungsraum beansprucht die Augen und mindert bereits nach kurzer Zeit die Konzentration spürbar. Wenn Sie einen Tagungsraum mieten möchten, achten Sie auf viel natürliches Licht. Zusätzlich sollte die installierte Beleuchtung im Raum möglichst anpassbar sein und nicht blenden.
Catering
Ein wichtiger Punkt bei der Planung einer Tagung ist das Catering. Folgende Fragen können Sie sich hierzu im Vorfeld stellen:
- Soll ein Restaurantbesuch organisiert werden?
- Gibt es Catering-Möglichkeiten vor Ort?
- Möchte ich ein Buffet, beispielsweise mit belegten Brötchen, organisieren?
- Sollen die Teilnehmer eigenes Essen mitbringen?
- Wie steht es um Kaffee und Gebäck?
Welche Variante Sie auch bevorzugen, Sie sollten zusätzlich für ausreichend alkoholfreie Getränke wie Wasser, Tee und Kaffee sorgen.
Besondere Tagungsräume
Moderne Tagungsräume decken immer mehr Funktionen ab und lassen sich auf alle möglichen Anliegen zuschneiden. Den Möglichkeiten sind kaum Grenzen gesetzt. So lassen sich Tagungsräume nach Themen gestalten und den Teilnehmern beispielsweise das Gefühl vermitteln, mitten im Wald zu sitzen. Hierfür werden sogar Sounds und Düfte eingesetzt.
Andere moderne Tagungsräume zielen auf Gemütlichkeit. Sie sind mit Sitzlandschaften oder Sitzsäcken als Wohnzimmer gestaltet. Auch besondere Aussichten können bei Tagungen geboten werden. Ein moderner Tagungsraum inmitten einer Boxengasse, Fußgängerzone oder Glaskasten sind nur einige Beispiele hierfür.
Kreative Tagungsräume, die bewusst auf Bewegung abzielen, um die Köpfe freizuhalten, werden immer beliebter. Bei Tagungen zum Thema Teambuilding bieten sich leere Räume an, die von den Teilnehmer:innen selbst ausgestaltet werden. Stumpfe Präsentationen in Sitzreihen gehören mehr und mehr der Vergangenheit an.
Wie wir von ebuero Sie unterstützen können
In unseren Business Centern können Sie moderne Tagungsräume buchen und profitieren dabei von vielen Vorteilen. Dabei befinden sich unsere erstklassigen Business Center an deutschlandweit acht Top-Standorten. Mieten Sie Tagungsräume in Berlin, Düsseldorf, Frankfurt am Main, Hamburg, Hannover, Köln, München und Nürnberg. Wir bieten Ihnen Tagungsräume mit echter Wohlfühl-Atmosphäre in zentraler Lage.
Flexible Mietzeit
Wir von ebuero bieten Ihnen maximale Flexibilität. Egal, ob Sie sich auf Geschäftsreise befinden und unsere modernen Tagungsräume spontan in Anspruch nehmen oder auf der Suche nach Räumlichkeiten vor Ort sind.
Sie profitieren von technisch voll ausgestatteten Tagungsräumen zu flexiblen Mietzeiten. So legen Sie selbst fest, ob Sie unsere Räumlichkeiten stunden-, tage- oder monatsweise mieten. Sie buchen den Raum also nur so lange, wie Sie ihn tatsächlich benötigen, ohne dass Ihnen bei Leerstand unnötige Kosten entstehen.
Professionelle Einrichtung
Unsere Tagungsräume sind modern und technisch voll ausgestattet. Vereinbaren Sie einfach einen Besichtigungstermin, um sich ein Bild von unseren stilvoll eingerichteten Räumlichkeiten zu machen. Lassen Sie sich vor Ort beraten und bei der Planung und Ausstattung Ihrer Tagung unterstützen.
Zusätzliche Service-Leistungen
Abgesehen von einer umfangreichen Beratung durch unsere Service-Mitarbeiter erwarten Sie in unseren Business Centern weitere Vorteile. Ausreichend Kaffee und Tee stellen wir Ihnen gratis zur Verfügung. Optional organisieren wir für Sie auch ein individuelles Catering.
Wenn Sie einen unserer Tagungsräume mieten, profitieren Sie von vielen Vorteilen:
- Exklusiv. Wir bieten Ihnen Tagungsräume in acht deutschen Top-Lagen.
- Preiswert. Sie mieten unsere modernen Tagungsräume exakt so lange, wie Sie diese tatsächlich benötigen. Bei Leerstand entstehen Ihnen keine Kosten.
- Bequem. Wir bereiten Ihre Tagung vor und unterstützen Sie vor Ort.
- Diskret. Die Tagungsräume in unseren Business Centern gewährleisten optimale Vertraulichkeit, auch bei sensiblen Gesprächen.
- Zeitgemäß. Wir statten die von Ihnen gemieteten Tagungsräume ganz nach Ihrem Bedarf mit modernster Technik und Präsentationsmitteln aus.
- Anspruchsvoll. Sie haben Interesse an einem unserer Tagungsräume und wünschen zusätzliche Service-Leistungen wie beispielsweise Catering? Sprechen Sie uns einfach an!
Übrigens: Wenn Sie einen unserer modernen Tagungsräume buchen, können Sie zusätzlich unseren Telefonservice einen Monat lang testen. Wir von ebuero bieten nämlich weitaus mehr als nur Tagungsräume.
Haben Sie Fragen zu unseren Tagungsräumen oder Service-Leistungen? Rufen Sie uns jederzeit kostenfrei an und lassen Sie sich professionell beraten!
Fragen zu den Tagungsräumen? Wir beraten Sie gerne!
Das sagen unsere Kund:innen
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