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Telefondienst
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Telefondienst – was ist das und was tut er?
Ständige Erreichbarkeit ist mehr als ein Wesensmerkmal unserer Zeit. Sie ist auch ein wichtiges Mittel zum Erfolg. Tatsächlich erwarten Kund:innen heute, dass sich bei telefonischem Kontakt unmittelbar jemand dem eigenen Anliegen annimmt – und es in Echtzeit löst. Um diesen Ansprüchen in der professionellen Kundenbetreuung und den eigenen unternehmerischen Angelegenheiten gleichermaßen gerecht zu werden, kann Sie ein externer Telefondienst im Tagesgeschäft professionell unterstützen.
Was ist ein Telefondienst? Ein Telefondienst oder auch Telefonservice nimmt Anrufe im Namen des Auftraggebers entgegen. Er bearbeitet eingehende Anrufe, Anträge oder Beschwerden nach genauen Vorgaben und gibt Informationen auf elektronischem Wege weiter.
Im Folgenden skizzieren wir die Leistungen eines externen Telefondienstes und tragen die Vorteile zur Entscheidungshilfe für Sie als Unternehmer:in zusammen.
Was macht einen professionellen Telefondienst aus?
Im Grunde versteht man unter einem Telefondienst ein externes Sekretariat, das eingehende Anrufe in Ihrem Namen annimmt und bearbeitet. Sind Sie telefonisch verhindert, aktivieren Sie die Anrufweiterleitung, so dass sämtliche eingehende Anrufe zu Ihrem Telefonsekretariat umgeleitet werden. Der externe Telefondienst nimmt die Anrufe in Ihrem Firmennamen und nach Ihren Vorgaben entgegen und informiert Sie im Anschluss über die Gesprächsinhalte per E-Mail, SMS oder über eine eigene Service-App.
Wie arbeitet ein externer Telefondienst?
Ein externes Telefonsekretariat arbeitet prinzipiell ähnlich wie ein Call- oder Service-Center: Über ein innovatives Interface können die Telefonist:innen erkennen, für welches Unternehmen aktuell Anrufe eingehen und von wem. Dazu erhalten sie spezielle Meldetexte und Informationen, die ihnen erlauben, alle Anrufe im Sinne der Unternehmensphilosophie zu bearbeiten. Das EDV-System zeigt den Mitarbeiter:innen des Telefondienstes außerdem diese Informationen an:
- Adressen und Wegbeschreibungen
- Produkterklärungen und Lagerstatus
- Erläuterungen zu einzelnen Dienstleistungen
- Ansprechpartner:innen
- Antworten auf häufig gestellte Fragen
Wer profitiert von einem externen Telefondienst?
Nahezu jedes Unternehmen mit täglichem Kundenkontakt profitiert von der Inanspruchnahme eines Telefondienstes. Der Service bietet sich ebenso für Unternehmer:innen und Freiberufler:innen an wie für Verbände, Vereine und Privatpersonen. Während kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) von der Erfahrung und den Kontakten eines professionellen Telefondienstes profitieren, können große Unternehmen teilweise Kosten für komplette Abteilungen einsparen. Durch flexible Verträge und Abrechnung nach Stunden oder sogar im 15-Minuten-Takt lohnt sich der Einsatz eines Telefondienstes für Firmen auch dann, wenn der genaue Arbeitsumfang zunächst noch unbekannt ist.
Alle Vorteile eines Telefondienstes im Überblick
Verpasste Anrufe verringern nicht nur die Zufriedenheit Ihrer Kund:innen. Sie führen indirekt auch zu finanziellen Einbußen bis hin zum Auftrags- und Kundenverlust. Schlechte Erreichbarkeit kann dem Image Ihres Unternehmens schaden und die Kundenakquise deutlich erschweren. Heute wollen Kund:innen schnelle Antworten auf ihre Fragen und erwarten eine zeitnahe Bearbeitung ihrer Anliegen. Sind Sie für Ihre Anrufer:innen nur schwer oder gar nicht zu erreichen, ist es möglich, dass diese sich im nächsten Schritt an die Konkurrenz wenden, die über das Internet heute schnell zu finden ist.
Ein externer Telefondienst kann hier Abhilfe schaffen und Sie professionell unterstützen. Im Folgenden fassen wir zusammen, von welchen Vorteilen Sie profitieren, wenn Sie sich für die Nutzung eines externen Telefondienstes entscheiden.
Kostenreduzierung
Mit einem externen Telefondienst profitieren insbesondere Firmen von einem hohen Einsparpotenzial, ohne dass sie dabei Abstriche im Bereich der Kommunikation machen müssten. Nicht zu unterschätzen sind die Kosten für die Einstellung eines Service-Teams inklusive der benötigten Arbeitsflächen und -mittel. Dies kann teuer und zeitaufwendig werden. Gerade neu gegründete Unternehmen und Start-ups gehen dabei finanzielle Risiken ein, da die finanzielle Entwicklung des Unternehmens nur grob planbar ist.
Wenn Sie einen Telefondienst in Anspruch nehmen, sparen Sie also bei teuren Mieten und zahlen beim Telefondienst nur für Zeiträume, in denen Sie diesen tatsächlich in Anspruch nehmen. So verringern Sie Kosten, die auch durch Leerläufe bei einer Vollzeitkraft anfallen. Dank der verlässlichen Kundenbetreuung steigern Sie außerdem die Zufriedenheit Ihrer Anrufer:innen, was zu einer verbesserten Umsatzsituation führen kann.
Erhöhung der Produktivität
Auch wenn jeder eingehende Anruf eine Gelegenheit darstellt, Kund:innen und Geschäftspartner:innen zufriedenzustellen sowie das Image Ihres Unternehmens aufzubessern, bedeuten Anrufe immer auch eine Unterbrechung Ihrer aktuellen Arbeit. Ständige Anrufe verringern sowohl Ihre als auch die Konzentrationsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter:innen erheblich. Der Druck, ständig erreichbar sein zu müssen, lenkt den Fokus von wichtigen Aufgaben ab und erhöht die Fehlerquote.
Ein professioneller Telefondienst kann eingehende Anrufe vollumfänglich übernehmen oder sie nach Ihren Wünschen filtern, so dass nur die von Ihnen favorisierten Anrufer zu Ihnen durchgestellt werden. Alle übrigen Anrufe werden dann von den Telefonist:innen des Telefondienstes bearbeitet. Mit einer solchen Lösung haben Sie die Möglichkeit, sich uneingeschränkt Ihren Projektaufgaben zu widmen, sich auf Meetings vorzubereiten und sich auf Geschäftsreise uneingeschränkt auf Ihre Kund:innen zu konzentrieren.
So zeigen aktuelle Studien, dass ständige Unterbrechungen am Arbeitsplatz die Fehlerquote deutlich erhöhen. Und: Nach einer Unterbrechung benötigen Sie im Schnitt 25 Minuten, um die volle Konzentrationsfähigkeit zurückzuerlangen.
Maximale Flexibilität
Wenn Sie einen Telefondienst oder einen externen Bürodienst beauftragen, profitieren Sie von maximaler Flexibilität in verschiedenen Bereichen. So können Sie Ihren Arbeitstag und Ihre Termine flexibler gestalten, da Sie nicht mehr durchgehend erreichbar sein müssen. Endlich dürfen Sie sich ganz auf die Entwicklung Ihres Unternehmens konzentrieren, an Meetings teilnehmen oder sich mit Geschäftspartner:innen treffen, ohne dabei ständig unterbrochen zu werden.
Dabei können Sie Ihren Telefondienst flexibel einsetzen und an Ihre Verfügbarkeiten anpassen. Selbst wenn Sie plötzlich verhindert sind, ist es in der Regel kein Problem, den Service ganz spontan in Anspruch zu nehmen. Hinsichtlich der genannten Kosteneinsparungen profitieren Sie zusätzlich von finanzieller Flexibilität.
Professionelle Außenwirkung
Der erste Eindruck zählt mehrfach. Gerade in Zeiten des Überangebots an Leistungen ist es für Unternehmen wichtig, Kund:innen bereits beim ersten Kontakt zu überzeugen. Gerade junge Unternehmen sind von einer erfolgreichen Kundenakquise abhängig, um sich zügig am Markt zu etablieren. Doch auch Unternehmen, die bereits erfolgreich Ihren Platz am Markt verteidigen, müssen sich immer wieder aufs Neue gegen Ihre Konkurrent:innen wehren.
Wenn Sie bei der Suche nach dem optimalen Telefondienst einige Kriterien beachten, profitieren Sie von professionellen Telefonist:innen, die über einige Jahre Erfahrung im Umgang mit Kund:innen verfügen.
24/7-Kundendienst
Der Schlüssel zu maximaler Kundenzufriedenheit ist ein Kundendienst, der Ihre Anrufer:innen rund um die Uhr sowie an Sonn- und Feiertagen betreut. Dies kann Ihnen hohe Wettbewerbsvorteile verschaffen.
Mit einem professionellen Telefondienst steht Ihnen ein engagiertes Team von Telefonist:innen zur Verfügung, das sich perfekt in Ihr Unternehmen einfügt. Dadurch, dass Ihre Anrufer:innen gar nicht realisieren, dass sie mit einem externen Service sprechen, werden sie sich als Kund:innen weiterhin für Sie und Ihr Unternehmen entscheiden.
Ein Großteil Ihrer Kund:innen ist wahrscheinlich selbst berufstätig und kommt nur außerhalb der regulären Bürozeiten dazu, Ihr Unternehmen zu kontaktieren. Auch wenn Sie Kund:innen aus unterschiedlichen Zeitzonen betreuen, profitieren Sie vom Rundum-Service eines externen Telefondienstes.
Das sollten Sie auf der Suche nach einem Telefondienst beachten
Externe Telefondienste können sowohl von größeren Firmen mit Sitz in Office-Centern als auch von Freiberufler:innen und Selbstständigen im Home-Office angeboten und ausgeführt werden. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige Kriterien zusammen, die Sie bei der Wahl des richtigen Telefondienstes beachten sollten.
- Preisliche Transparenz: Achten Sie auf eine eindeutige Preis-Leistungs- Kommunikation! Bei Anbietern, die ihre Preise und Leistungen klar und deutlich offenlegen, vermeiden Sie versteckte Kosten und böse Überraschungen.
- Flexible Abrechnung: Vermeiden Sie langfristig bindende Verträge und achten Sie bei Ihrer Suche auf Anbieter, die flexible Konditionen anbieten.
- Flexible Leistungen: Ihr externer Telefondienst sollte sich flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Er sollte jederzeit einsetzbar und erweiterbar sein.
- Sprachliche Anforderungen: Wenn Sie fremdsprachige Kund:innen betreuen, sollten Sie sich für einen Telefondienst entscheiden, der mehrsprachige Mitarbeiter:innen einsetzt.
- Zusatzleistungen: Informieren Sie sich über mögliche Zusatzleistungen. Professionelle Telefondienste bieten häufig auch weitere Service-Leistungen wie die Postannahme an.
- Allgemeiner Auftritt: Vertrauen Sie auf Ihr Gefühl und den allerersten Eindruck: Achten Sie sowohl auf den Webauftritt des Anbieters als auch auf Ihr Gefühl beim ersten telefonischen oder persönlichen Kontakt.
Der professionelle Telefondienst von ebuero
Wir von ebuero unterstützen mit unserem Telefonservice bereits seit über 20 Jahren kleine bis mittelständische Unternehmen in ihrem Unternehmensalltag.
Sind Sie beispielsweise durch Meetings telefonisch verhindert, nehmen unsere professionellen Mitarbeiter:innen Ihre Anrufe exakt nach Ihren Vorgaben entgegen. Sie bestimmen also, wie sich unsere Telefonist:innen melden und welche Auskünfte sie Ihren Anrufer:innen geben. Im Anschluss erhalten Sie alle wichtigen Informationen per Service-App, E-Mail oder SMS.
Folgende Leistungen bieten wir Ihnen:
- Erreichbarkeit: Unsere Mitarbeiter:innen sind an 365 Tagen im Jahr 24/7 für Ihre Anrufer:innen erreichbar. Dies gilt ebenso für Nächte, Sonn- und Feiertage.
- ebuero App: Mit unserer ebuero App für iOS und Android steuern Sie Ihren Telefondienst bequem von Ihrem Smartphone aus. Sie können auch Ihre Termine verwalten und Anrufinformationen in Echtzeit einsehen.
- Kalendersynchronisation: Wenn Sie Ihren Terminkalender mit uns teilen, vereinbaren unsere Mitarbeiter:innen Termine in Ihrem Namen, ohne dass hierbei Leerläufe oder Überschneidungen entstehen.
- VIP-Funktion: Wir filtern Ihre Anrufe, so dass nur gewünschte Anrufer:innen direkt zu Ihnen durchgestellt werden.
- Telefonzentrale: Wir filtern eingehende Anrufe nach Ihren Vorgaben und leiten Sie an die entsprechenden Stellen weiter. So ist sichergestellt, dass Ihre Anrufer:innen mit den richtigen Ansprechpartner:innen verbunden werden.
- Mehrsprachigkeit: Wenn Sie ausländische Kunden betreuen, können wir hierfür Muttersprachler:innen einsetzen. Folgende Sprachen werden von uns bedient: Englisch, Französisch, Italienisch und Spanisch.
Sollten Sie noch Fragen zum externen Telefondienst oder einzelnen Leistungen haben, freuen wir uns, wenn Sie unsere kostenfreie Telefonberatung in Anspruch nehmen. Wir freuen uns darauf, Sie und Ihr Unternehmen zu unterstützen.
Unterstützung durch ebuero
Sie haben sich für eine virtuelle Telefonnummer entschieden, können aber Ihre ständige Erreichbarkeit aus Termingründen nicht gewährleisten? Hier kommen wir von ebuero ins Spiel: Bereits seit über 20 Jahren unterstützen wir kleine und mittelständische Unternehmen mit unserem professionellen Telefonservice.
So funktioniert der Telefonservice von ebuero: Sind Sie durch Meetings, Kundentermine oder Geschäftsreisen telefonisch verhindert, nehmen unsere professionellen Telefonist:innen Ihre Anrufe nach Ihren Vorgaben entgegen. Das heißt, unsere Mitarbeiter:innen melden sich bei Anrufannahme exakt wie ein Team-Mitglied Ihres Unternehmens und halten sich im weiteren Gesprächsverlauf an das von Ihnen vorgegebene Briefing. Im Anschluss erhalten Sie alle relevanten Informationen über die ebuero Service-App, per SMS oder E-Mail und sind so zu jeder Zeit über alle telefonischen Vorgänge informiert.
ebuero ermöglicht es Ihnen, für Anrufer:innen uneingeschränkt erreichbar zu sein und sich dennoch vollumfänglich Ihren geschäftlichen Prozessen widmen zu können. Folgende Leistungen bieten wir Ihnen:
- Persönliche Erreichbarkeit: Ihre eingehenden Anrufe können rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr von unseren Telefonist:innen persönlich entgegengenommen werden. Ihre Anrufer:innnen haben immer eine persönliche Ansprache.
- ebuero App: Unsere intuitive Service-App geben wir Ihnen buchstäblich die Möglichkeit an die Hand, den gesamten Prozesse bequem vom Smartphone aus zu steuern und einzusehen.
- Terminvergabe: Sofern Sie Ihren Terminkalender mit uns synchronisieren, vereinbaren unsere Mitarbeiter:innen telefonsich angefragte Termine anhand Ihrer Verfügbarkeit.
- Kontakt-Priorisierung: Die von Ihnen in einer VIP-Liste markierten wichtigen Geschäftskontakte stellen wir direkt zu Ihnen durch. Alle anderen Anrufe übernehmen und bearbeiten wir in Ihrem Namen.
- Telefonzentrale: Um Kund:innen schnell einem direkten Ansprechpartner zuzuführen, filtern wir eingehende Anrufe nach Ihren Vorgaben und leiten sie direkt weiter.
- Mehrsprachiges Sekretariat: Zur Betreuung ausländischer Kund:innen setzen wir englische, französische, spanische und italienische Muttersprachler:innen ein.
Sie haben Fragen zu uns und unseren Service-Leistungen? Dann nehmen Sie Kontakt auf! In unserer kostenfreien Telefonberatung finden wir ganz sicher eine individuelle Lösung für Ihr Anliegen oder Ihre unternehmerische Anforderung.
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Das sagen unsere Kund:innen
Dank ebuero haben wir etwas bekommen, was wir über einen längeren Zeitraum nicht hatten: Genügend Ressourcen für unsere Projekte und ausreichend Zeit für die attraktivsten Leads.
Die Kombination der Services von ebuero erlaubt mir, mein Unternehmen stressfrei von überall zu führen. Dabei ist jederzeit eine perfekte Außendarstellung gewährleistet – sowohl telefonisch als auch vor Ort. Mit ebuero bin ich komplett flexibel und spare jede Menge Zeit.
