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Online-Sekretariat
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Was ist ein Online-Sekretariat und welche Vorteile bietet es?
Von Unternehmen wird heute ständige Erreichbarkeit erwartet. Idealerweise möchten Kund:innen Sie zu jeder Zeit kontaktieren und von Ihnen eine möglichst schnelle Rückmeldung zu ihren Anliegen erhalten. Indem Sie diese mögliche Erreichbarkeit nach außen verlagern, können Sie Ihren Unternehmensalltag effizienter und flexibler gestalten. Denn ein Online-Sekretariat kann Ihnen dabei helfen, Ihre eigenen sowie die Kapazitäten Ihrer Mitarbeiter effektiver und zielführender einzusetzen.
Was ist ein Online-Sekretariat? Ein Online-Sekretariat übernimmt in Ihrem Namen verschiedene Verwaltungsdienste. Hierzu zählen Backoffice-Tätigkeiten wie die Entgegennahme eingehender Anrufe oder Terminplanungen und das, wenn gewünscht, rund um die Uhr.
Wofür wird ein Online-Sekretariat benötigt?
Ungeachtet Ihres Kerngeschäfts und Ihrer Hauptaufgaben erwarten Kund:innen und Geschäftspartner:innen von Ihnen die bestmögliche Erreichbarkeit. Dabei ist es für Anrufer:innen zunächst einmal weniger wichtig, ob Sie persönlich den Anruf entgegennehmen oder einer Ihrer Mitarbeiter:innen. Entscheidend für Kund:innen und Geschäftspartner:innen ist die persönliche Ansprache im Allgemeinen.
Insbesondere Neukund:innen fühlen sich ungesehen, wenn Sie eine Nachricht auf einer Mailbox hinterlassen sollen. Erhebungen und Erfahrungswerte zeigen, dass sich Interessent:innen rasch der Konkurrenz zuwenden, wenn sie niemanden persönlich erreichen. Das ist durchaus verständlich. Denn zahlende Kund:innen wollen die von Ihnen gewünschten Leistungen oder Informationen unmittelbar erhalten und haben kaum noch Geduld zu warten. Warum auch? Im hart umkämpften Wettbewerb müssen sie das nicht. In dieser Situation kann ein Online-Sekretariat sowohl ein großer Wettbewerbsvorteil als auch eine große Entlastung für Ihr Unternehmen sein.
Online-Sekretariat trotz Inhouse-Sekretariat?
Für Unternehmen ist die Einstellung eines Sekretärs oder einer Sekretärin einerseits ein wichtiger Meilenstein. Zeigt es doch, dass Ihr Unternehmen wächst und aktuell mehr Unterstützung benötigt. Andererseits ist dieser Schritt auch mit Kosten verbunden.
Selbst in einem kleinen Unternehmen fällt für Sekretär:innen einiges an Arbeit an:
- Büroorganisation
- Fristenkontrolle
- Rechnungsprüfung
- und vieles mehr
Allerdings müssen diese Bürotätigkeiten immer dann unterbrochen werden, wenn das Telefon klingelt. Nicht selten verpassen es Sekretär:innen, ans Telefon zu gehen, weil sie sich gerade auf andere Aufgaben konzentrieren. Dieses Beispiel zeigt deutlich, dass ein virtuelles Sekretariat auch dann sinnvoll ist, wenn Sie bereits einen Sekretär oder eine Sekretärin im Unternehmen beschäftigen: Ihre Assistent:innen können sich jetzt auf ihre eigentlichen Aufgaben fokussieren.
Wann kommt das Online-Sekretariat zum Einsatz?
Ihr Online-Sekretär oder Ihre Online-Sekretärin kommen immer dann zum Einsatz, wenn Sie diese benötigen. In folgenden Situationen kann der Einsatz des Internet-Sekretariats sinnvoll sein:
1. Für Ihre klassische Büroarbeit beschäftigen Sie eine Teilzeitkraft. Diese entlastet Ihr Unternehmen aber nur teilweise. Zu den Zeiten, in denen Ihnen diese Kapazität nicht zur Verfügung steht, lastet das Telefon auf Ihren Schultern, den Schultern anderer Mitarbeiter:innen – oder sie wird gänzlich vernachlässigt. In diesem Fall kann ein Online-Sekretariat die Zeiträume abdecken, in denen Ihre Teilzeitkraft nicht im Einsatz ist.
2. Sie befinden sich in einem wichtigen Meeting und wollen Ihrem Gegenüber die volle Aufmerksamkeit schenken. Zeitgleich erwarten Sie wichtige Anrufe. Die Lösung: Für den Zeitraum Ihres Meetings beauftragen Sie das Online-Sekretariat – beispielsweise von ebuero. Alle eingehenden Anrufe werden nun in Ihrem Namen und nach Ihren Vorgaben von den geschulten ebuero Mitarbeiter:innen angenommen.
3. Ob Sie im Flugzeug sitzen, auf der Autobahn ins Funkloch geraten oder vor dem Kunden präsentieren: Auf Geschäftsreise kann Ihre Erreichbarkeit eingeschränkt sein. Für diese Zeiträume können Sie Ihre Internet-Sekretär:innen beauftragen, eingehende Anrufe entgegenzunehmen.
4. Aus verschiedenen Gründen kann es dazu kommen, dass Ihr Personal zeitweise stark eingespannt ist. Hohe Krankenstände, Mutterschutz- oder Urlaubszeiten verstärken diesen Effekt. Auch in diesen Fällen können Sie zur Unterstützung ein Online-Sekretariat buchen.
Welche Aufgaben kann ein Online-Sekretariat übernehmen?
Mit einem Internet-Sekretariat profitieren Sie von zahlreichen Leistungen. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, welche Aufgaben ein Online-Sekretariat für Sie übernimmt.
Je nach Anbieter können die angebotenen Leistungen stark voneinander abweichen!
Telefonservice
Mitarbeiter:innen eines Online-Sekretariats nehmen Ihre Anrufe unabhängig von Ihrem Standort entgegen. Dafür geben Sie als Auftraggeber konkrete Rahmenbedingungen vor. Durch das Teilen grundlegender Informationen können die Online-Sekretär:innen Ihre Kund:innen in vollem Umfang betreuen, ohne dass die Kundin oder der Kunde bemerkt, dass es sich um eine externe Service-Leistung handelt.
Buchhaltung
Zumindest die vorbereitende Buchhaltung gehört zu den klassischen Aufgaben eines Sekretärs oder einer Sekretärin. Durch die Einbindung in die Buchhaltungssoftware kann ein Internet-Sekretariat auch diese Aufgaben für Sie übernehmen.
Dateneingabe und Datenanalyse
Es gibt heute kaum ein Unternehmen, das keine Daten erzeugt, auswertet oder nutzt. Online-Sekretär:innen nehmen Ihnen diese zeitraubende Tätigkeit ohne Qualitätsverluste ab.
Soziale Medien
Internetpräsenz spielt heute eine große Rolle. Damit Sie sich voll und ganz auf Ihre wesentliche Arbeit konzentrieren können, übernimmt ein Internet-Sekretariat auch diese Aufgabe und versorgt Ihre Zielgruppe kanalübergreifend mit Informationen.
Die Verwaltung des E-Mail-Postfachs nimmt täglich einen großen Teil Ihrer Arbeitszeit in Anspruch. Durch eintreffende E-Mails werden Sie außerdem immer wieder aus Ihrem Arbeitsprozess herausgerissen, was Ihre Produktivität deutlich mindern kann. Auch zur Verwaltung Ihrer E-Mails können Sie ein Online-Sekretariat einsetzen.
Post
Ein zusätzlicher Service, der häufig im Online-Sekretariat angeboten wird, ist die Postverwaltung. Online-Sekretär:innen nehmen Ihre Post entgegen, sortieren und scannen sie und bewahren sie bis zur Abholung auf.
Lektorat
In einem Unternehmen, in dem täglich dutzende Dokumente, Verträge und Angebote gestaltet werden, entstehen auch Fehler. Damit Ihre Professionalität nicht leidet, überprüfen qualifizierte Online-Sekretär:innen Ihre Dokumente auf Fehlerfreiheit und Korrektheit.
Welche Vorteile bietet ein Online-Sekretariat?
Wir von ebuero haben es uns zur Aufgabe gemacht, kleine bis mittelständische Unternehmen im Alltag zu entlasten und ihnen mit unseren Leistungen zu zügigem Wachstum zu verhelfen. Während Sie sich auf die wesentlichen Prozesse in Ihrem Unternehmen konzentrieren, halten wir Ihnen den Rücken frei. Von folgenden Vorteilen profitieren Sie mit unserem Service:
- Senken von Fixkosten. Nehmen Sie unseren Service immer nur dann in Anspruch, wenn Sie ihn wirklich benötigen. Im Gegensatz zu einer Vollzeitkraft können Sie uns ganz flexibel nach Ihrem Bedarf einsetzen.
- Optimale Erreichbarkeit. Mit einem Online-Sekretariat sind Sie uneingeschränkt erreichbar. Dies steigert die Zufriedenheit und das Vertrauen Ihrer Kund:innen.
- Entlastung. Der Einsatz eines Internet-Sekretariats nimmt Ihnen den Druck, immer und überall erreichbar zu sein. So erhalten Sie die Möglichkeit, sich uneingeschränkt Ihren alltäglichen Aufgaben zu widmen.
- Hohe Professionalität. Mit dem Online-Sekretariat von ebuero profitieren Sie von professionell geschulten Mitarbeiter:innen, welche die professionelle Außenwirkung Ihres Unternehmens positiv beeinflussen.
Und welche Nachteile kann ein Online-Sekretariat mit sich bringen?
Auch wenn ein Online-Sekretariat eine hohe Entlastung im Tagesgeschäft bedeutet, gibt es doch einige beachtenswerte Nachteile. Durch eine gründliche Recherche bei transparenten Anbietern können Sie solche unangenehmen Überraschungen aber vermeiden:
- Fehlende Qualitätskontrolle
- Steigende Kosten durch versteckte Nebengebühren
- Kein Ersatz bei Ausfall oder Insolvenz des Service-Anbieters
- Nebenkosten und Grundgebühren können sich jederzeit erhöhen
Darum sollten Sie sich für ebuero entscheiden
Wir von ebuero entlasten seit 20 Jahren kleine und mittelständische Unternehmen mit unserem Telefonservice. Unsere erfahrenen Online-Sekretär:innen sind professionell geschult und arbeiten absolut zuverlässig.
Ihr ebuero Online-Sekretariat nimmt eingehende Anrufe in Ihrem Namen und nach Ihren Vorgaben entgegen. Dabei legen Sie allein fest, wie sich unsere Mitarbeiter:innen am Telefon melden und welche Informationen Sie Ihren Anrufer:innen geben dürfen. Im Anschluss erhalten Sie alle wichtigen Informationen per Service-App, SMS oder E-Mail.
Ihr Vorteil: Sie können sich uneingeschränkt auf Ihr Geschäft konzentrieren und bleiben stets informiert. Weiterhin dürfen Sie folgende Leistungen von uns erwarten:
- Erreichbarkeit. Wir sind 24 Stunden am Tag an 365 Tagen im Jahr für Ihre Anrufer:innen erreichbar.
- Service-App. Über unsere ebuero App können Sie Ihr Online-Sekretariat unkompliziert mit Ihrem Smartphone steuern. Die ebuero App ist für Sie kostenfrei.
- Terminvergabe. Nach Ihren Anweisungen vereinbaren unsere Sekretär:innen Termine in Ihrem Namen.
- Filterfunktion. Sie entscheiden, wann Sie für wen erreichbar sein möchten.
- Telefonzentrale. Wir filtern Ihre eingehenden Anrufe nach Ihren Anweisungen und leiten sie anschließend an die entsprechenden Stellen weiter.
- Mehrsprachigkeit. Sollten Sie Unterstützung bei der Auslandstelefonie benötigen, stellen wir Ihnen Muttersprachler zur Verfügung.
Mit unserem Online-Sekretariat sind Sie stets flexibel und profitieren von professionellen Leistungen. Wir bieten Ihnen:
- Keine Grundgebühr im ersten Monat
- Startguthaben für Anrufe im ersten Monat
- Keine Anmelde- oder Einrichtungsgebühr
- Keine lange Vertragsbindung
- Schnelle Einsatzbereitschaft
Sollten Sie weitere Fragen zu uns, unseren Service-Leistungen oder dem Online-Sekretariat im Allgemeinen haben, helfen wir Ihnen gerne weiter. Nehmen Sie einfach unsere kostenlose Telefonberatung in Anspruch. Gemeinsam finden wir die auf Ihr Unternehmen perfekt zugeschnittene Lösung für Ihr Online-Sekretariat.
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Das sagen unsere Kund:innen
Dank ebuero haben wir etwas bekommen, was wir über einen längeren Zeitraum nicht hatten: Genügend Ressourcen für unsere Projekte und ausreichend Zeit für die attraktivsten Leads.
Die Kombination der Services von ebuero erlaubt mir, mein Unternehmen stressfrei von überall zu führen. Dabei ist jederzeit eine perfekte Außendarstellung gewährleistet – sowohl telefonisch als auch vor Ort. Mit ebuero bin ich komplett flexibel und spare jede Menge Zeit.
