Online-Telefonnummer
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Online-Telefonnummer – Definition, Funktion und Vorteile
Trotz voranschreitender Digitalisierung, Online-Hilfe-Centern, E-Mail- und Chat-Möglichkeiten bevorzugt die Mehrzahl aller Kund:innen das Telefon als Kontaktkanal, wenn es um die Klärung ihrer Anliegen geht. Angesichts der Vielzahl der heutigen Kontaktmöglichkeiten lässt das aufhorchen. Aber kein anderer Kanal bietet Kund:innen die Gewissheit, dass sich eine physische Person einem vorgetragenen Anliegen zeitnah annimmt. Aktuellen Befragungen zufolge gibt ein Telefonat dem überwiegenden Teil der Kund:innen immer noch ein stärkeres Gefühl von Verlässlichkeit und Sicherheit.
Da sich die Erreichbarkeit eines Unternehmens positiv auf die Zufriedenheit der Kund:innen auswirkt, steigt die Nachfrage nach Internet-Telefonnummern.
Doch was genau ist eine Online-Telefonnummer? Eine Online-Telefonnummer ist eine aktive Telefonnummer, die weder an einen Standort noch an ein Gerät gebunden ist. Eine Online-Telefonnummer ist je nach Verfügbarkeit frei wählbar. Die genutzte Technologie zum Hosten einer Online-Telefonnummer nennt sich Voice-over-IP (VoIP).
Wie funktioniert eine Online-Telefonnummer?
Eine Online-Telefonnummer kann man auch als virtuelle Telefonnummer oder Internet-Telefonnummer bezeichnen, da diese Telefonie über das Internet stattfindet. Da der virtuellen Telefonnummer kein physischer Anschluss zugeordnet ist, kann auf die klassische Telefondose verzichtet werden. Sie kommunizieren stattdessen über VoIP.
So funktioniert Voice-over-IP (VoIP)
Vereinfacht ausgedrückt, werden bei einem Gespräch über eine Online- oder Internet-Telefonnummer Sprachinhalte in digitale Datenpakete umgewandelt und über das IP-Netz versendet. Rufnummer und Gesprächsinhalt verlagern sich also vom Fernsprechnetz ins Internet.
Dabei wird Ihre Online-Telefonnummer auf einem Server hinterlegt und dort einer IP-Adresse zugeordnet. Diese ist jederzeit abrufbar und völlig unabhängig von Ihrem Standort.
Um eine Internet-Telefonnummer zu nutzen, reicht es also aus, wenn Sie über eine stabile Internetverbindung und einen passenden VoIP-Anbieter verfügen. Unter diesen Voraussetzungen können Sie Anrufe entweder über ein VoiP-Telefon, ein Smartphone oder Ihren Laptop tätigen.
Das sind die Vorteile von Voice-over-IP (VoIP)
Das klassische ISDN-Netz für analoge Telefonie kommt deutlich an lokale und institutionelle Grenzen. So gehört die Ländervorwahl 0049 zwingend zu einem sich in Deutschland befindenden Anschluss. Ebenso verhält es sich mit den einzelnen Ortsnetzrufnummern.
Ein Unternehmen, das an mehreren Standorten präsent sein möchte, benötigt im ISDN-Netz Telefonanlagen an jedem seiner Standorte. Zusätzlich entstehen hier hohe Kosten für die Auslandstelefonie. Diese Grenzen hebt eine Online-Rufnummer auf. Durch die Verwendung der VoIP-Technologie können Sie Ihre regionale wie internationale Präsenz steigern und zeitgleich Kosten sparen.
Welche Arten von Online-Rufnummern gibt es?
Genau wie im klassischen Fernsprechnetz gibt es auch bei den Internet-Telefonnummern unterschiedliche Formen für verschiedene Zwecke.
Hierbei wird das gängige Nummernsystem übernommen.
In der virtuellen Telefonie sind Orts-, Länder- und Sondervorwahlen ebenso aufgebaut wie im gewohnten Telefonsystem. So kann Ihr Gesprächspartner anhand Ihrer Telefonnummer weder erkennen, dass Sie über das Internet telefonieren, noch, wo Sie sich tatsächlich aufhalten.
Je nach VoiP-Anbieter stehen Ihnen verschiedene Arten von Rufnummern zur Verfügung. Hierzu zählen folgende:
- Festnetznummern. Bei Vorlage verschiedener Nachweise können Sie sich für eine beliebige Ortsvorwahl zu Ihrer Online-Rufnummer entscheiden.
- Internationale Rufnummern. Es besteht die Möglichkeit, lokale Rufnummern aus verschiedenen Ländern auf der ganzen Welt zu buchen.
- Kostenlose Rufnummern. Um Ihren Kund:innen die Möglichkeit zu geben, Sie kostenfrei anzurufen, können Sie je nach VoiP-Anbieter auch gebührenfreie Rufnummern erstellen lassen. Hierzu zählen beispielsweise 0800-, 833-, 844-, 855-, 866-, 877- oder 888-Nummern.
- Sonderrufnummern. Es ist auch möglich, personalisierte Rufnummern erstellen zu lassen. Für einprägsame Online-Telefonnummern wird hierfür bevorzugt das sogenannte Vanify-System angewendet.
Beim Vanify-System werden jeder Ziffer bestimmte Buchstaben zugeordnet. So steht die Zifferntaste 2 beispielsweise für die Buchstaben A, B und C.
Auch eine Rufnummernmitnahme ist grundsätzlich möglich. Das heißt, auch Ihre bereits vorhandene Rufnummer dürfen Sie für die Online-Telefonie verwenden.
Welche Vorteile hat eine Online-Telefonnummer?
Die Wahl einer Internet-Nummer kann eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich bringen. Wir haben die wichtigsten Vorteile für Sie zusammengefasst.
Regionale Präsenz
Durch die Verwendung nationaler wie internationaler Rufnummern können Sie sowohl im Inland als auch im Ausland unter lokalen Bedingungen telefonieren. Und das auch, wenn Sie nicht vor Ort sind. Durch die Verwendung lokaler Vorwahlen schaffen Sie mehr Kundennähe und bauen Vertrauen auf.
Gefühl von Sicherheit
Sie geben Ihren Kund:innen beim Wählen einer lokalen Rufnummer ein stärkeres Gefühl von Sicherheit. Denn viele hegen ein grundsätzliches Misstrauen gegenüber unbekannten Rufnummern, insbesondere bei internationalen Vorwahlen.
Flexibilität verbessern
In Zeiten ständigen Wandels ist Flexibilität in der Arbeitswelt von hohem Wert. Durch die Verwendung einer Internet-Telefonnummer können Sie problemlos Ihren Standort wechseln und Ihre gelernte Rufnummer weiterhin verwenden. Dabei lassen sich zügig weitere Anschlüsse für Ihre Mitarbeiter:innen einrichten, die dann wie gewohnt mit Ihren Kund:innen aus dem Home-Office telefonieren.
Platz schaffen
Durch die Verwendung der VoiP-Technologie lassen sich unnötige Hardware und umständlicher Kabelsalat vermeiden. Sie können Ihre Online-Telefonnummer bequem über Ihr Smartphone oder Ihren Laptop nutzen.
Kosten sparen
Eine VoiP-Telefonanlage ist sowohl in Anschaffung als auch im Unterhalt günstiger als ein klassischer Telefonanschluss.
Seriöser auftreten
Besonders für Freelancer:innen und Einzelunternehmer:innen bedarf die Herausgabe der privaten Telefonnummer großer Überwindung. Mit einer Online-Festnetznummer können Sie Anrufe auf Ihr persönliches Smartphone weiterleiten lassen, ohne dabei tatsächlich Ihre private Telefonnummer preisgeben zu müssen.
Vergleich: Virtuelle Telefonie vs. klassische Telefonie
Virtuelle Telefonie | Klassische Telefonie |
| Kann überall auf der Welt genutzt werden | Ist an einen spezifischen geografischen Standort gebunden |
| Lässt sich auf diversen Geräten nutzen | Ist an ein Gerät gebunden |
| Automatische Anrufweiterleitung an andere Geräte oder Rufnummern ist möglich | Eingeschränkte Möglichkeiten bei der Anrufweiterleitung |
| Ermöglicht es, das persönliche Smartphone zu nutzen, ohne die private Rufnummer preiszugeben | Keine Möglichkeit, die Rufnummer in geschäftlich und privat zu teilen |
| Keine Hardware notwendig | Für jede neue Rufnummer ist auch neue Hardware nötig |
| Globale Weiterleitung ist möglich, so dass rund um die Uhr Personal erreichbar ist | Nur sehr eingeschränkte Optionen bei der globalen Anrufweiterleitung |
Anhand der Tabelle wird deutlich, dass die virtuelle Telefonie die klassische in jeder Hinsicht übertrumpft. Internet-Telefonie bietet ein Maximum an Flexibilität, Mobilität und Konnektivität und verfügt zusätzlich über hohe Einsparpotenziale.
So erhalten Sie eine Online-Telefonnummer
Für welchen VoIP-Anbieter Sie sich auch entscheiden – die Einrichtung einer Internet-Telefonnummer läuft immer nach dem gleichen Prinzip ab:
1. Melden Sie Ihr Unternehmen zum gewünschten Tarif bei einem Anbieter Ihrer Wahl an.
2. Installieren Sie die Software auf allen gewünschten Geräten wie Smartphones, Tablets, Laptops und Rechner.
3. Richten Sie Ihren Firmen-Account ein. Hier verwalten Sie die Nutzerkonten Ihrer Mitarbeiter:innen, legen die gewünschten Online-Rufnummern fest und bestimmen die Zugangsdaten.
4. An diesem Punkt können Sie zudem festlegen, ob Sie bereits vorhandene Rufnummern nutzen möchten (klassische Rufnummernmitnahme).
5. Bestimmen Sie jetzt, wie eingehende Anrufe behandelt werden. Sie können Weiterleitungen und Mailboxen einrichten, Sprachmenüs aktivieren, Warteschleifen einfügen oder Öffnungszeiten festlegen.
6. Die Einrichtung Ihrer Online-Telefonnummer ist abgeschlossen.
Der Prozess ist meist schnell und benutzerfreundlich. Dies bietet Ihnen die nötige Flexibilität, jederzeit Rufnummern hinzuzufügen oder Abläufe umzugestalten.
Wichtiger Hinweis: Verifizierung
Auch wenn der gesamte Ablauf um die Erstellung einer Online-Telefonnummer als reibungslos und unkompliziert gilt, ist bei der Wahl der Rufnummer doch noch etwas zu beachten: Die Bundesnetzagentur schreibt eine sogenannte Adressverifizierung vor, wenn eine Ortsnetzrufnummer aus Deutschland bezogen werden soll. Ortsvorwahlen können demnach nur für einen Standort eingerichtet werden, an dem das Unternehmen tatsächlich gemeldet ist.
Allerdings: Hierfür ist nicht zwingend erforderlich, dass sich der Hauptsitz Ihrer Firma an diesem Ort befindet. Auch der Sitz eines Außendienstmitarbeiters, einer Filiale oder einer Außenstelle reicht hierfür aus.
Für internationale Rufnummern kann eine Adressverifizierung erforderlich sein.
Fazit
Mit der Verwendung einer Online-Telefonnummer keinerlei Nachteile für Sie verbunden, solange Ihnen eine stabile Internetverbindung zur Verfügung steht.
Sie profitieren von deutlichen Einsparungen im Bereich der Infrastruktur, da Kosten für Zentralen, Telefonstationen und unnötige Hardware wegfallen.
Die größten Telefonanbieter richten Ihren Fokus immer stärker auf All-IP-Technologie, die das klassische ISDN-Netz mittel- bis langfristig ablösen soll.
Eine Internet-Telefonnummer bietet Ihnen Flexibilität, Mobilität und Konnektivität. Sie profitieren von zahlreichen Vorteilen im Geschäftsalltag und erleichtern das Geschehen rund um die Telefonie deutlich.
Darüber hinaus bieten Sie auch Ihren Mitarbeiter:innen mehr Flexibilität, da ihre Tätigkeit mit einer Online-Telefonnummer standortunabhängig ausgeführt werden kann.
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