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Virtuelle Telefonnummer erstellen
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So erstellen Sie eine virtuelle Telefonnummer
Arbeitszeitmodelle sowie Arbeiten im Home-Office oder remote sind heutzutage kaum noch wegzudenken. Eine virtuelle Telefonnummer passt sich dieser neuen Flexibilität bestens an. Mit ihr bleiben Sie sowohl im Büro als auch zu Hause oder unterwegs uneingeschränkt für Anrufer:innen erreichbar – ganz gleich, ob über Ihr Festnetztelefon, Ihr Smartphone oder Ihren Laptop. Denn eine virtuelle Telefonnummer ist eine aktive Telefonnummer, die nicht mehr an einen Standort, einen physischen Anschluss oder ein bestimmtes Gerät gebunden ist.
So erstellen Sie eine virtuelle Rufnummer: Zuerst entscheiden Sie sich für einen VoIP-Anbieter und einen Tarif Ihrer Wahl. Als Nächstes installieren Sie die benötigte Software. Nun richten Sie Ihren Firmenaccount ein, verwalten die Konten Ihrer Mitarbeiter, legen die gewünschte Rufnummer fest und erhalten die Zugangsdaten. Im letzten Schritt können Sie Feinheiten wie Rufnummernmitnahme, Mailbox, Sprachmenüs, Warteschleifen und Öffnungszeiten festlegen.
Was ist eine virtuelle Telefonnummer?
Im Gegensatz zur analogen Telefonie hat eine virtuelle Rufnummer zwei entscheidende Vorteile:
1. Sie sind immer und überall unter Ihrer Festnetznummer zu erreichen.
2. Dank Ortsnetzvorwahlen schaffen Sie eine lokale Präsenz und bauen somit Kundennähe auf.
Durch den stetigen Fortschritt der Technik muss sich der Anschluss Ihrer Telefonnummer heute nicht mehr an einem festen Platz in Ihrem Büro befinden. Per Voice-over-IP – kurz VoIP – werden sprachliche Inhalte in digitale Datenpakete umgewandelt und über das IP-Netz versendet.
Dabei wird auf den klassischen Telefonanschluss über die Telefondose sowie jede Menge Kabelsalat und Hardware verzichtet. Dies bringt eine zusätzliche Kostenersparnis mit sich.
Wie funktioniert Telefonieren mit einer virtuell erstellter Telefonnummer?
Die Funktionsweise einer Online-Rufnummer ist einfach erklärt. Befolgen Sie einfach Schritt für Schritt die Anleitung zur Einrichtung einer virtuellen Telefonnummer. Diese wird nun auf einem Server hinterlegt, wo aus sie einer IP-Adresse zugeordnet wird. Diese ist unabhängig von Ihrem Standort jederzeit abrufbar.
Wenn Sie eine virtuelle Telefonnummer generieren, reicht es also aus, über eine stabile Internetverbindung und einen VoIP-Anbieter zu verfügen, um uneingeschränkt erreichbar zu sein. Unter diesen Bedingungen können Sie Ihre Anrufe künftig über ein VoIP-Telefon, Ihr eigenes Smartphone oder Ihren Laptop tätigen und entgegennehmen.
Die Vorteile virtueller Telefonnummern und die Zukunft der analogen Telefonie
Wenn ein Unternehmen an mehreren Standorten Präsenz zeigen möchte, musste es bisher hohe Kosten für zusätzliche Telefonanlagen in Kauf nehmen. Dazu wurden hohe Kosten für die Auslandstelefonie fällig.
Das klassische analoge ISDN-Telefonnetz zeigt deutliche regionale und institutionelle Grenzen. So muss die Länderkennung 0049 zwingend zu einem deutschen Standort gehören. Dasselbe gilt für die jeweiligen Ortsvorwahlen.
Die Verwendung von VoIP-Telefonie durchbricht diese Grenzen und eröffnet Ihnen völlig neue Möglichkeiten der Erreichbarkeit. Telefonanbieter richten Ihren Fokus daher immer deutlicher auf All-IP und schaffen damit eine Alternative zum analogen ISDN-Netz.
Virtuelle Telefonnummer – Definition und Funktionsweise
Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie Sie eine Online-Rufnummer erstellen und welche Faktoren Sie dabei bedenken sollten.
Egal, für welchen VoIP-Anbieter Sie sich entscheiden: Der Ablauf ist in etwa stets derselbe:
1. Entscheiden Sie sich für einen VoIP-Anbieter Ihres Vertrauens und wählen Sie einen für Sie passenden Tarif, unter dem Sie Ihr Unternehmen anmelden.
2. Installieren Sie die entsprechende Software auf allen Geräten, die für die VoIP-Telefonie genutzt werden sollen.
3. Im nächsten Schritt richten Sie Ihren Firmenaccount ein. Sie erstellen und verwalten die Konten Ihrer Mitarbeiter:innen und bestimmen Ihre Zugangsdaten.
4. Nun können Sie Ihre gewünschte Telefonnummer erstellen oder sich eine zufällig generierte Nummer zuweisen lassen. Für gewöhnlich ist es auch möglich, bereits vorhandene Rufnummern weiterzunutzen, wenn Sie eine Rufnummernmitnahme beauftragen.
5. Anschließend bestimmen Sie, wie mit eingehenden und ausgehenden Anrufen verfahren und welche Weiterleitungen genutzt werden sollen. Sie haben dann weitere Verwaltungsmöglichkeiten wie Ihre Mailbox einzurichten, Sprachmenüs einzubauen, Warteschleifen zu integrieren oder Öffnungszeiten festzulegen.
6. Danach ist die Einrichtung Ihrer virtuellen Telefonnummer abgeschlossen und Sie können starten.
Welche Faktoren sollten Sie vorher bedenken?
Im Grunde ist das Erstellen einer virtuellen Rufnummer unkompliziert, wobei sie Ihnen viel Flexibilität bietet. Rufnummern können jederzeit hinzugefügt oder abgemeldet sowie Tarife angepasst werden.
Faktoren, die Sie für einen reibungslosen Ablauf dennoch bedenken können, sind folgende:
- Anzahl der Mitarbeiter:innen. Zur Verwaltung der Benutzerkonten empfiehlt es sich, im Vorfeld genau zu überlegen, wie viele Mitarbeiter:innen die VoIP-Telefonie nutzen sollen.
- Gerätewahl. Überlegen Sie auch, welche Geräte Ihre Mitarbeiter:innen nutzen werden und ob zusätzliche Hardware-Kosten anfallen.
- Anbieter- und Tarifwahl. Verschaffen Sie sich einen Überblick über den Markt der VoIP-Anbieter und ihre angebotenen Tarife. Nicht alle Leistungen passen zu Ihren Anforderungen.
Welche Arten von Rufnummern stehen Ihnen zur Verfügung?
Haben Sie vor, eine virtuelle Telefonnummer zu erstellen, stehen Ihnen je nach Anbieter folgende Arten von Rufnummern zur Verfügung:
- Festnetznummern: Sie können Ihre Online-Nummer mit einer beliebigen Ortsvorwahl versehen. Allerdings schreibt die Bundesnetzagentur eine Adressverifizierung vor, wenn eine Ortsvorwahl aus Deutschland bezogen werden soll. Dabei ist allerdings nicht der Hauptsitz Ihres Unternehmens von Interesse. Auch der Sitz einer Filiale, einer Außenstelle oder eines Außendienstmitarbeiters können zur Verifizierung verwendet werden.
- Internationale Rufnummern: Neben Rufnummern im Inland besteht auch die Möglichkeit, lokale Rufnummern auf der ganzen Welt zu buchen. Die hierfür notwendigen Verifizierungsbedingungen können von Land zu Land stark variieren.
- Kostenlose Rufnummern: Es ist möglich, eine gebührenfreie Rufnummer erstellen zu lassen, damit Ihren Kund:innen pro Anruf keine Kosten entstehen.
- Sonder-Rufnummern: Zu guter Letzt können je nach Verfügbarkeit von Ihnen personalisierte Sonder-Rufnummern erstellt werden. Ein beliebtes Konzept hierfür ist das sogenannte Vanify-System.
Das Vanify-System gilt als besonders einprägsam in Bezug auf Rufnummern. Jede Zifferntaste auf dem Telefon steht für bestimmte Buchstaben. So werden der Zifferntaste 2 etwa die Buchstaben A, B und C zugeordnet.
Welche Vorteile hat eine virtuelle Telefonnummer?
Wenn Sie sich eine Online-Telefonnummer generieren lassen, können Sie von zahlreichen Vorteilen profitieren. Die wichtigsten haben wir hier für Sie zusammengefasst:
Lokale, regionale und internationale Präsenz
Durch die Nutzung einer nationalen oder internationalen Online-Rufnummer können Sie sowohl im Inland als auch im Ausland jederzeit unter lokalen Bedingungen telefonieren. Zusätzlich verschaffen Sie sich durch die Verwendung lokaler Vorwahlen den Vorteil der Kundennähe und bauen Vertrauen auf.
Gefühl von Sicherheit
Viele Menschen scheuen sich, unbekannte oder gar ausländische Anrufe entgegenzunehmen. Mit einer lokalen Rufnummer bieten Sie Ihren Kund:innen ein Gefühl von Sicherheit.
Hohe Flexibilität
In der modernen Arbeitswelt sind Flexibilität und ständige Erreichbarkeit so gefragt wie nie. Wenn Sie eine virtuelle Telefonnummer erstellen, können Sie problemlos Ihren Standort oder Ihr Gerät wechseln und bleiben durchgehend unter derselben Telefonnummer erreichbar. Zusätzlich lassen sich in kürzester Zeit Anschlüsse für Ihre Mitarbeiter:innen einrichten.
Arbeiten Sie oder Ihre Mitarbeiter:innen im Home-Office oder an wechselnden Standorten, bemerken Ihre Anrufer:innen dies nicht. Sie bleiben wie gewohnt erreichbar.
Platz und Kosten sparen
Durch den Einsatz von VoIP-Technologie reduziert sich der Einsatz von Hardware erheblich. Auch umständlicher Kabelsalat gehört mit Voice-over-IP der Vergangenheit an. Ihre virtuelle Telefonnummer nutzen Sie einfach und flexibel auf allen von Ihnen gewünschten Geräten. Dabei ist eine VoIP-Telefonanlage sowohl in der Anschaffung als auch in der Nutzung weniger kostenintensiv als ein analoges Telefonsystem.
Seriöser Auftritt
Besonders Freelancer und Einzelunternehmer scheuen sich, ihre private Telefonnummer an ihre Kund:innen weiterzugeben, wollen aber dennoch optimal erreichbar sein. Mit einer individuell erstellten virtuellen Telefonnummer leiten Sie eingehende Anrufe einfach auf Ihr Smartphone um, ohne dabei Ihre private Nummer anzugeben.
So können wir von ebuero Sie bei Ihrem Vorhaben unterstützen
ebuero gilt als Spitzenreiter im Bereich des Telefonservice. Wir unterstützen Sie beim Erstellen Ihrer Online-Telefonnummer und bieten Ihnen darüber hinaus zahlreiche weitere Service-Leistungen.
Dabei ist es unser Ziel, Ihren Büro- und Unternehmensalltag so zu erleichtern, dass Sie sich voll und ganz auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Unsere professionellen Sekretär:innen verfügen über jahrelange Erfahrung und arbeiten stets hochmotiviert, ziel- und kundenorientiert. Und so können Sie sich unserem Telefonservice vorstellen:
1. Eine Kundin oder ein Kunde versucht Sie zu erreichen, doch Sie sind terminlich verhindert und können den Anruf nicht entgegennehmen.
2. In diesen Fällen nehmen unsere Mitarbeiter:innen Ihre Anrufe entgegen. Wenn Sie mögen, auch rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr.
3. Alle Informationen aus den in Ihrem Namen entgegengenommenen Telefonaten leiten wir als Anrufnotiz umgehend per App, E-Mail, SMS oder E-Mail an Sie weiter.
Ihr Vorteil: Mit unserem Service ermöglichen wir Ihnen, sich ohne telefonische Ablenkungen um Ihre zentralen Projekte und Prozesse zu kümmern und sich im Tagesgeschäft auf Ihre Kernaufgaben zu fokussieren. Dabei bieten wir Ihnen folgende Leistungen und Benefits:
- Wir sind rund um die Uhr für Ihre Anrufer:innen erreichbar.
- Sie können Ihr virtuelles Sekretariat einfach und unkompliziert über unsere kostenfreie ebuero App steuern.
- Wir filtern Ihre Anrufe und leiten sie an die entsprechenden Stellen weiter.
- Nach Ihren Vorgaben vereinbaren unsere Mitarbeiter:innen Termine für Sie.
- Bei Bedarf setzen wir Muttersprachler:innen in fünf europäischen Landessprachen ein, die Telefonate mit ausländischen Kund:innen oder Geschäftspartner:innen führen.
Sollten Sie Fragen zu uns, unseren Service-Leistungen oder zum Thema virtuelle Telefonnummer haben, scheuen Sie sich nicht, uns anzusprechen. Wir stehen Ihnen jederzeit für eine kostenfreie Telefonberatung zur Verfügung.
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Das sagen unsere Kund:innen
Dank ebuero haben wir etwas bekommen, was wir über einen längeren Zeitraum nicht hatten: Genügend Ressourcen für unsere Projekte und ausreichend Zeit für die attraktivsten Leads.
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