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Telefonsekretariat
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Was ist ein Telefonsekretariat?
Der eigentliche Erfinder des Telefonsekretariats ist der Amerikaner Adam J. Klein. In den 1980er-Jahren fing Klein an, ein eigenes Telefonsekretariat einzurichten, das er später weiter ausbaute. Hintergrund war, dass der Immobilienmakler in Gesprächen mit Kund:innen nicht gestört werden wollte. Da sein Büro keinen Platz für eine oder mehrere Sekretär:innen bot, kam ihm die Idee, es als Telefonsekretariat auszulagern.
Diese Idee, einen externen Telefonsekretariatsservice einzurichten, gefiel auch anderen Unternehmen, die sein Konzept direkt übernahmen. Inzwischen ist sowohl das Angebot als auch die Nachfrage nach dem Telefonsekretariat stark gewachsen.
Was also ist ein Telefonsekretariat?
Ein Telefonsekretariat ist eine Dienstleistung, die sowohl für den beauftragten Betrieb als auch für die Kund:innen gleichermaßen attraktiv ist. Die outgesourcte Dienstleistung verbindet den Telefonservice mit den Aufgaben eines Sekretariatsservice. Die flexibel buchbare Lösung nimmt eingehende Anrufe von Kund:innen und anderen Personen entgegen und sorgt für eine bessere Erreichbarkeit des Unternehmens.
Durch das persönliche Telefonsekretariat können Selbstständige, Kleinunternehmer:innen, und Freiberufler:innen gewährleisten, dass Kund:innen stets einen persönlichen Ansprechpartner erreichen. Dank des Telefonsekretariats haben die Kund:innen und andere Anrufer:innen immer eine zuverlässige Ansprechpartnerin oder einen zuverlässigen Ansprechpartner, was dem nachgewiesenen Kundenbedürfnis entspricht und daher ein erfolgreiches Kundenbindungsinstrument darstellt. Kund:innen fühlen sich durch das Telefonsekretariat persönlich abgeholt, gut betreut, und sie müssen keine E-Mail schreiben oder mehrmals anrufen.
Ein Telefonsekretariat unterstützt Sie also in Ihrer kontinuierlichen telefonischen Erreichbarkeit und verhilft Ihnen zu einem zufriedenen Kundenstamm.
Für wen eignet sich ein Telefonsekretariat?
Von einem Telefonsekretariat profitieren Unternehmen mit oder ohne festen Firmensitz, Selbstständige sowie Kleinunternehmer:innen und Freiberufler:innen. Neben einer zuverlässigen persönlichen Ansprache stellen Sie mit einem Telefonsekretariat sicher, dass die Belange Ihrer Kund:innen tatsächlich bei Ihnen ankommen und neue Aufträge oder sogar Neukund:innen in Ihrer Abwesenheit nicht untergehen.
Alle Vorteile eines Telefonsekretariats auf einen Blick!
Verbesserung Ihres Kundenservice
Ein sehr entscheidender Faktor, den Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie versuchen, besser als Ihre Konkurrenz zu sein, ist der Kundenservice und damit die persönliche Erreichbarkeit Ihres Unternehmens.
Der Kundenservice ist ein qualitativer, allerdings auch subjektiver Maßstab für Ihren Unternehmenserfolg. Seine Qualität gibt auf Kundenseite nicht selten den Ausschlag, Ihr Unternehmen einem Wettbewerber vorzuziehen.
Sofern Sie kein spezielles Kundenservice-Team haben, übernehmen wahrscheinlich Sie und Ihre Mitarbeiter:innen die Aufgabe, Kund:innen am Telefon zu betreuen. Das bedeutet allerdings, dass sie möglicherweise nicht die Zeit und Energie haben, sich auf andere Aufgaben zu fokussieren. An dieser Stelle kommt das Telefonsekretariat ins Spiel, das Sie an dieser Stelle entlastet.
Ein engagiertes Sekretariatsteam beantwortet die Fragen von aktuellen und zukünftigen Kund:innen und notiert wichtige Informationen für Ihr Unternehmen. Dadurch können Sie oder Ihre Mitarbeiter:innen sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren und on top einen effektiven und zuverlässigen Kundenservice sogar rund um die Uhr anbieten.
Gleichzeitig erhalten Sie alle Informationen, die Sie benötigen, von Ihrem Telefonsekretariat.
24/7-Support
Gerade wenn Sie Produkte weltweit versenden, internationale Beratungsdienste anbieten oder Kund:innen in anderen Zeitzonen haben, ist eine 24/7-Unterstützung ein Muss für Ihr Unternehmen.
Wenn Sie keinen Rund-um-die-Uhr-Telefondienst anbieten, haben Sie lediglich zwei weniger günstige Alternativen: Sie beantworten die spätabendlichen Anfragen in Ihrer Freizeit oder Sie vernachlässigen wichtige Kund:innen und Geschäftspartner:innen.
Ein Telefonsekretariat schützt Ihre Freizeit und Privatsphäre, ohne dass Sie sich über verpasste Kunden, Aufträge oder Gelegenheiten ärgern müssten. Dank des 24-Stunden-Supports an 365 Tagen erhalten auch Kund:innen, die sich auf der anderen Seite des Globus befinden, die Unterstützung, die sie benötigen.
Größere Flexibilität
Ein Unternehmen zu leiten, bedeutet ein hohes Arbeitsaufkommen. Wenn Sie die einzige Person auf der Gehaltsliste sind, müssen Sie sich wahrscheinlich um alle diese Punkte kümmern:
- Geschäftsentwicklung und Marketing
- Kundenbeziehungen
- Kundenbetreuung
- Verwaltungsaufgaben
- Planung von Terminen
- Buchhaltung
Wenn Sie all diese Leistungen zuzüglich der Unternehmensführung zuverlässig erbringen wollen, dann werden Sie früher oder später Abstriche machen müssen. Gerade die administrativen und organisatorischen Aufgaben werden in der Regel als Erstes vernachlässigt, um Zeit für andere Aufgaben zu gewinnen.
Wer den Telefonservice auslagert, entlastet sich von einer zeitraubenden Notwendigkeit. Dabei kann ein Telefonsekretariat ohne Weiteres den Kundenservice sowie die Terminplanung und -verwaltung übernehmen. Dadurch haben Sie mehr Zeit, sich auf Ihr Tages- und Kerngeschäft zu konzentrieren.
Reduzierung der Kosten
Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen am Anfang stehen, verfügen Sie vermutlich über ein sehr begrenztes Kapital. Kundenservice und Verwaltungsfunktionen verursachen bei den meisten Unternehmen einen erheblichen Teil der monatlichen Ausgaben – insbesondere dann, wenn ein Unternehmen Vollzeit Mitarbeiter:innen für diese Aufgaben beschäftigen muss.
Dank eines Telefonsekretariats erhält Ihr Unternehmen einen höheren Mehr- oder Gegenwert als durch Vollzeitmitarbeiter:innen, die physisch Tag für Tag vor Ort sind. Denn ein externes Telefonsekretariat bezahlen Sie nur für tatsächlich erbrachte Leistungen, wie beispielsweise die Weiterleitung eingehender Anrufe. Dabei lebt ein externes Team von zufriedenen Kund:innen und ist stets bemüht, funktionierende Lösungen für Ihre Kund:innen und Ihr Unternehmen zu finden. Gleichzeitig können Sie Ihr Team klein halten, sich aufs Tagesgeschäft konzentrieren und deutlich effektiver arbeiten.
So funktioniert das Telefonsekretariat von ebuero!
Damit Sie eine Vorstellung davon bekommen, wie ein externes Telefonsekretariat konkret arbeitet, schildern wir Ihnen in den folgenden Abschnitten den Prozessablauf.
Das Büroserviceunternehmen ebuero ist mit seinen Serviceleistungen seit über 20 Jahren am Markt und konnte seine Prozesse in dieser Zeit kontinuierlich optimieren.
1. Geschulte Sekretär:innen nehmen eingehende Anrufe im Namen Ihres Unternehmens entgegen. Dabei können Sie im Vorhinein selbst bestimmen, welche Anrufe entweder direkt oder nur in bestimmten Fällen an das Telefonsekretariat weitergeleitet werden sollen.
Sie können zwischen drei bedingten Rufumleitungen wählen:
- Rufumleitung nach einer bestimmten Zeit
- Rufumleitung bei “besetzt”
- Rufumleitung, wenn nicht erreichbar
2. Allein nach Ihren Wünschen und Vorgaben behandeln die Sekretär:innen von ebuero die in Ihrem Namen entgegengenommenen Anrufe und Ihre Anrufer:innen.
3. Sie können weiterhin zwischen folgenden Optionen entscheiden:
- Anrufweiterleitung aller Anrufe
- Anrufweiterleitung Ihrer VIP-Kontakte laut Kontakt-/ VIP-Liste
- Keine Anrufweiterleitung
4. Sie sind immer auf dem Laufenden! Denn nach jedem Anruf erhalten Sie alle Gesprächsinformationen per SMS, E-Mail oder direkt in der ebuero App.
5. Bei Werbeanrufen wird auf den Schriftweg verwiesen, es sei denn, Sie entscheiden anders.
Wichtig: Können Sie einmal einen weitergeleiteten Anruf nicht entgegennehmen, dann werden Sie selbstverständlich direkt per App, E-Mail oder SMS von Ihrem virtuellen Sekretär oder Ihrer virtuellen Sekretärin benachrichtigt.
Welchen Service bietet das Telefonsekretariat von ebuero?
Der Service von ebuero kombiniert die Leistungen eines Telefonservice mit den Leistungen eines Sekretärs oder einer Sekretärin.
In der folgenden Übersicht haben wir für Sie die wichtigsten Leistungen des Telefonsekretariats von ebuero zusammengefasst. So wissen Sie genau, was Sie als Unternehmen von ebuero erwarten dürfen.
Terminvergabe:
Da unsere Sekretär:innen Ihre Kund:innen so bestmöglich beraten wollen, können Sie ganz unkompliziert Ihren Terminkalender mit uns teilen.
Danach haben Sie die Möglichkeit, dem virtuellen Sekretär oder der virtuellen Sekretärin freie Kundentermine an die Hand zu geben, die Ihre individuellen Zeitpläne und festen Termine berücksichtigen.
Virtuelles Sekretariat in unterschiedlichen Sprachen:
Unsere geschulten Sekretär:innen nehmen für Sie auch Anrufe auf Englisch, Italienisch, Französisch oder Spanisch entgegen. Dabei ist unserem Unternehmen besonders wichtig, dass Anrufe aus dem Ausland lediglich von Muttersprachler:innen bearbeitet werden.
Das ermöglicht, dass alle Anrufer:innen professionell betreut und Missverständnisse vermieden werden.
24 Stunden Service:
Der Telefonsekretariatsservice von ebuero steht Ihrem Unternehmen von Montag bis Freitag zwischen 7:00 Uhr morgens und 19:00 Uhr abends zur Verfügung.
Möchten Sie einen umfangreichen Telefonsekretariatsservice rund um die Uhr nutzen, dann können Sie eine zusätzliche 24-Stunden-Erweiterung buchen. In diesem Fall ist das Telefonsekretariat 24 Stunden an 365 Tagen im Jahr für Sie im Einsatz. Das bedeutet, dass Anrufer:innen auch am Wochenende, in der Nacht und an Feiertagen in Ihrem Namen von ebuero betreut werden.
Praktische App zur Steuerung des Telefonsekretariats:
ebuero stellt Ihnen eine kostenfreie mobile App zur Verfügung, mit der Sie jederzeit und von jedem Ort der Welt aus Ihr virtuelles Telefonsekretariat einfach über das Smartphone steuern können.
Folgende Vorteile bietet die kostenfreie App:
- Einfache Übermittlung von Anweisungen
- Unkomplizierte Terminverwaltungen
- Anrufnotizen in Echtzeit
Die ebuero App spart nicht nur Zeit bei der Kommunikation Ihrer Anforderungen und Wünsche. Sie sorgt auch für einen reibungslosen Ablauf in der Zusammenarbeit mit dem Büroserviceunternehmen.
Individuelle VIP-Liste:
Sie entscheiden auf Knopfdruck, wann Sie für wen Sie erreichbar sind. Dabei werden die Anliegen Ihrer Anrufer:innen unterschiedlich bearbeitet – nämlich so, wie Sie es wünschen: Unwichtige Anrufe werden auf den Schriftweg verwiesen, Anrufer:inen, die eine Standardanfrage haben, erhalten von Ihnen freigegebene Informationen, falls Sie dies wünschen. Und von Ihnen zuvor als VIP markierte Kontakte werden direkt zu Ihnen durchgestellt.
So werden zeitintensive Störungen eliminiert und wichtige Kund:innen bevorzugt behandelt.
Individueller Telefonservice:
Das Telefonsekretariat von ebuero arbeitet nicht nur kundenorientiert und zeitoptimiert, sondern auch wie eine klassische Telefonzentrale.
In diesem Fall werden eingehende Anrufe zunächst von ebuero angenommen und zu den entsprechenden Mitarbeiter:innen oder der passenden Abteilung durchgestellt. Dieser Service garantiert, dass externe Anrufe immer genau den richtigen Ansprechpartner:innen erreichen und Kunden:innen so wenig wie möglich Zeit in der Warteschleife verbringen.
Einfach ausprobieren – im ersten Monat ohne Grundgebühr
Das sagen unsere Kund:innen
Dank ebuero haben wir etwas bekommen, was wir über einen längeren Zeitraum nicht hatten: Genügend Ressourcen für unsere Projekte und ausreichend Zeit für die attraktivsten Leads.
Die Kombination der Services von ebuero erlaubt mir, mein Unternehmen stressfrei von überall zu führen. Dabei ist jederzeit eine perfekte Außendarstellung gewährleistet – sowohl telefonisch als auch vor Ort. Mit ebuero bin ich komplett flexibel und spare jede Menge Zeit.
