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Virtuelle Telefonnummer
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Was ist eine virtuelle Telefonnummer?
Der moderne Arbeitsmarkt ist geprägt von Digitalisierung und dem Wunsch nach Flexibilität. Das gilt für Unternehmer:innen und Mitarbeiter:innen gleichermaßen. Neben Home-Office, flexiblen Arbeitszeitmodellen und Arbeiten an unterschiedlichen Standorten passen auch virtuelle Telefonnummern zur neuen Flexibilität. Denn eine virtuelle Telefonnummer ermöglicht es, unter einer einzelnen Nummer standortunabhängig erreichbar zu sein.
Was also ist eine virtuelle Telefonnummer, und wie funktioniert sie? Unter einer virtuellen Telefonnummer versteht man eine örtlich ungebundene Rufnummer, die von verschiedenen Geräten aus genutzt werden kann. Je nach Verfügbarkeit sind virtuelle Telefonnummern frei wählbar. Die Technologie hinter der virtuellen Nummer nennt sich “Voice Over IP” (kurz: VoIP).
Im Folgenden klären wir, wie eine virtuelle Rufnummer funktioniert und welche Vorteile Sie von ihr haben. Und Sie erfahren, wie Sie eine virtuelle Telefonnummer erstellen.
Virtuelle Telefonnummer – Definition und Funktionsweise
Dank des digitalen Fortschritts muss Ihre Telefonnummer heute nicht mehr an einen physischen Telefonanschluss respektive einen fixen Ort gebunden sein. Virtuelle Telefonie oder auch Internet-Telefonie findet, wie der Name schon sagt, über das Internet statt. Die Technik hinter der virtuellen Rufnummer nennt sich Voice Over IP (VoIP). Hierbei werden sprachliche Inhalte in digitale Datenpakete umgewandelt und über das IP-Netz versandt.
Im Gegensatz zur analogen Telefonie bietet Ihnen die virtuelle Telefonie zwei entscheidende Vorteile:
1. Sie sind immer und überall über Ihre Festnetznummer erreichbar.
2. Dank Ortsnetzvorwahlen können Sie sich gezielt lokale Präsenz verschaffen und so eine gewisse Kundennähe aufbauen.
Wenn Sie eine virtuelle Nummer kaufen, profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen und verzichten auf standortgebundene Technik, die zusätzliche Hardware und jede Menge Kabelei mit sich bringt. Virtuelle Telefonie hat also durchaus auch ästhetische Aspekte.
Wie funktioniert virtuelle Telefonie?
Die Funktionsweise virtueller Telefonnummern ist selbst für Laien einfach nachvollziehbar. Die erstellte virtuelle Festnetznummer wird auf einem zentralen Server hinterlegt und einer IP-Adresse zugeordnet. Diese ist standortunabhängig und jederzeit abrufbar.
Wenn Sie eine virtuelle Nummer kaufen, benötigen Sie anschließend also nur eine stabile Internetverbindung und einen passenden VoIP-Anbieter, um uneingeschränkt für Ihre Kund:innen und Geschäftspartner:innen erreichbar zu sein.
Der Vorteil: Sie können eingehende Anrufe an jedem Ort der Welt über Ihr Smartphone, Ihren Laptop oder ein spezielles VoIP-Phone entgegennehmen.
Wird die virtuelle Telefonie die analoge Telefonie ablösen?
Heute legen Telefonanbieter Ihren Fokus auf das sogenannte All-IP-System, welches das analoge ISDN-Netz mittel- bis langfristig ersetzen soll.
Möchte ein Unternehmen an mehreren Standorten präsent sein, muss es bei Verwendung analoger Telefonie hohe Kosten für zusätzliche Telefonanlagen in Kauf nehmen. Außerdem ist mit erhöhtem Kostenaufwand für Auslandsgespräche zu rechnen.
Das klassische ISDN-Netz veraltet allmählich. Bis heute verfügt es über klare regionale und institutionelle Grenzen. So muss die Länderkennung 0049 verbindlich zu einem Standort in Deutschland gehören. Auch die jeweiligen Ortsvorwahlen sind standortgebunden.
Welche Arten von virtuellen Festnetznummern gibt es?
Wenn Sie sich entscheiden, eine virtuelle Nummer zu kaufen, stehen Ihnen je nach Anbieter verschiedene Arten an Rufnummern zur Verfügung. Im Folgenden haben wir sämtliche Möglichkeiten für Sie zusammengefasst.
- Festnetznummern
In der VoIP-Telefonie können Sie beliebige Ortsvorwahlen nutzen und Ihrer virtuellen Telefonnummer zuweisen. Hierfür schreibt die Bundesnetzagentur zwar eine Adressverifizierung vor. Allerdings ist dafür nicht unbedingt der Hauptsitz Ihres Unternehmens maßgebend. Um eine Ortsvorwahl aus Deutschland zu beziehen, ist es auch möglich, den Sitz einer Filiale, einer Außenstelle oder eines Außendienstmitarbeiters für die Verifizierung zu verwenden. Dies bietet Ihnen zahlreiche Möglichkeiten, an unternehmerisch relevanten Standorten Präsenz zu zeigen. - Internationale Rufnummern
Neben der Auswahl an Rufnummern im Inland besteht die Möglichkeit, lokale Rufnummern auf der ganzen Welt zu erwerben. Da hierfür unterschiedliche Verifizierungsbedingungen auf Sie zukommen können, sollten Sie sich vorab gründlich informieren oder beraten lassen. - Kostenlose Rufnummern
Um etwa den Kundenservice besonders nutzerfreundlich zu gestalten, ist es auch möglich, kostenfreie Rufnummern zu buchen. Für Kund:innen fallen bei der telefonischen Kontaktaufnahme dann keinerlei Gebühren an. - Sonder-Rufnummern
Als letzte Möglichkeit stehen Ihnen verschiedene Arten an Sonder-Rufnummern zur Verfügung. Hier ist das Vanify-System (auch: Buchstabenwahl) ein beliebtes Konzept. Dabei steht jede Zifferntaste Ihres Telefons für bestimmte Buchstaben. So steht die Zifferntaste 2 beispielsweise für die Buchstaben A, B und C. Die Sonder-Rufnummer 0800 - 32876 stünde bei diesem Nummernkonzept für 0800-ebuero. Das Vanify-System gilt als besonders einprägsam.
Wie und wo kann ich eine virtuelle Nummer kaufen?
Für welchen VoIP-Anbieter Sie sich auch entscheiden, der Ablauf ist meist fast identisch. Im Folgenden stellen wir Ihnen eine Abfolge zusammen, nach der Sie beim Erwerb einer virtuellen Festnetznummer vorgehen sollten:
1. Vergleichen Sie die Tarife und Konditionen der verschiedenen Anbieter im Internet.
2. Entscheiden Sie sich für einen VoIP-Anbieter Ihres Vertrauens und melden Sie sich an.
3. Nach der Anmeldung bei dem VoIP-Anbieter installieren Sie die entsprechende Software auf sämtlichen Geräten, die für die VoIP-Telefonie genutzt werden sollen.
4. Im nächsten Schritt richten Sie Ihren Firmenaccount ein. Nun erstellen und verwalten Sie die Konten Ihrer Mitarbeiter:innen und weisen entsprechende Zugangsdaten zu.
5. In diesem Schritt erstellen Sie die gewünschte virtuelle Festnetznummer oder lassen sich eine zufällig generierte Nummer zuweisen. Es besteht außerdem die Möglichkeit, bereits vorhandene Rufnummern mitzunehmen und zukünftig für VoIP-Telefonie zu nutzen. So behalten Sie die Erreichbarkeit Ihrer aktuellen Rufnummer bei und können diese sogar wesentlich verbessern.
6. Jetzt legen Sie fest, wie Sie mit eingehenden und ausgehenden Anrufen verfahren möchten und welche Weiterleitungen aktiviert werden sollen. In diesem Schritt können Sie auch Ihre Mailbox einrichten, Sprachmenüs gestalten, Warteschleifen integrieren und Zeiten für Ihre persönliche Erreichbarkeiten festlegen.
7. Fertig! Die Einrichtung abgeschlossen, Ihre virtuelle Festnetznummer ist erstellt und Sie können umgehend starten.
Was kostet eine virtuelle Telefonnummer?
Um eine virtuelle Nummer zu kaufen, fällt meist nur eine kleine Gebühr an. Je nach Anbieter und gebuchtem Tarif wird überdies eine monatliche Grundgebühr von 5,00 € aufwärts fällig. Laufende Gebühren werden je nach Tarif in Minuten berechnet und hängen von der Art der gebuchten virtuellen Festnetznummer ab.
Anbieter von VoIP-Telefonie versorgen Sie zu Beginn häufig mit einem Startkapital an Freiminuten.
Welche Vorteile bietet eine virtuelle Telefonnummer?
Wenn Sie sich für den Erwerb einer virtuellen Rufnummer entscheiden, profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen. Diese Benefits sind für Unternehmer:innen besonders interessant:
Lokale Präsenz zeigen
Durch die Möglichkeit, nationale und internationale Rufnummern zu buchen, profitieren Sie davon, sowohl im Inland als auch im Ausland zu regionalen Bedingungen zu telefonieren. Die Verwendung lokaler Rufnummern zahlt darüber hinaus auf die immer gewünschte Kundennähe ein und baut Vertrauen auf.
Sicherheit vermitteln
Durch die Verwendung lokaler Rufnummern bieten Sie Ihren Kund:innen ein Gefühl von Nähe und Sicherheit. Viele Menschen haben ein grundsätzliches Misstrauen gegenüber unbekannten oder ausländischen Rufnummern und meiden diese intuitiv.
Flexibilität erreichen
Der wohl entscheidende Vorteil einer virtuellen Telefonnummer ist die entstehende Flexibilität. Denn mit einer virtuellen Rufnummer sind Sie dauerhaft erreichbar. Sie können problemlos den Standort oder sogar das Land wechseln: Sie sind durchgehend unter derselben Rufnummer erreichbar.
Vorteilhaft ist auch, dass sich zusätzliche Konten für Mitarbeiter:innen schnell und problemlos erstellen lassen. So können Sie und Ihre Mitarbeiter:innen standortunabhängig agieren, ohne dass Ihre Kund:innen dies bemerken.
Platz sparen
Dank der Vermeidung überflüssiger Hardware und entsprechender Kabelage nimmt die Nutzung einer virtuellen Telefonnummer wenig Platz in Anspruch. Sie können bequem über Ihr Smartphone oder Ihren Laptop telefonieren.
Kosten sparen
Neben dem Platz sparen Sie bei der Verwendung einer virtuellen Rufnummer auch unnötige Kosten. Eine VoIP-Anlage ist sowohl in Anschaffung als auch im Unterhalt günstiger als eine analoge Telefonanlage.
Berufliches und Privates trennen
Vor allem Freelancer:innen und Einzelunternehmer:innen möchten einerseits vermeiden, ihre private Telefonnummer an Kund:innen weiterzugeben. Andererseits möchten auch sie optimal erreichbar sein. Mit einer virtuellen Telefonnummer können Sie eingehende Anrufe auf Ihr privates Smartphone weiterleiten lassen, ohne dabei Ihre tatsächliche Rufnummer preisgeben zu müssen.
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