4 Tipps für Notizen in Meetings

Mitschriften in Meetings kommen in zwei „Geschmacksrichtungen“: Die des offiziellen Protokollanten, der sich zusammenfassende Notizen macht, die später an alle verteilt werden. Und die, die sich jeder Teilnehmer während des Meetings machen kann, um bestimmte Gedankengänge festzuhalten – notwendige Hilfe bei der Selbstorganisation.

Es gibt ein großes Für-und-Wider zu Protokollen und vor allem dazu, wer die Rolle des Protokollanten übernehmen sollte. Es handelt sich dabei um eine Aufgabe, die „in mittlerer Art und Güte“ erledigt meist absolut sinnlos ist und von niemandem genutzt wird. Nur sehr wenige haben die Fähigkeit, gute Protokolle zu führen – und ihr Talent wird von dem schlechten Ruf des Protokolls an sich meist überschattet. Hier soll es deswegen um die Notizen gehen, die Sie sich persönlich in einer Besprechung machen – unabhängig davon, ob es auch ein Protokoll gibt oder nicht.

1. Notizen sind wertvoller Protokollersatz

Den letzten Satz müssen wir direkt wieder teilweise zurücknehmen: manchmal dienen Notizen als Ersatz für das offizielle Protokoll. Gerade, wenn diese offizielle Version erfahrungsgemäß nicht gut ist oder erst lange Zeit nach dem Meeting eintrifft, können private Notizen das Protokoll ersetzen. Und es gibt natürlich Meetings, in denen niemand Protokoll führt.

Ein „Protokoll“ in Ihren Notizen sollte jeweils die wichtigsten Gesprächsschritte festhalten. Wenn es einen Themenwechsel oder Einschub gibt, notieren Sie den in einem Stichwort. Das zwingt unter anderem dazu, das aktuelle Thema zumindest für sich selbst festzunageln und Besprechungen zusammenzufassen.

Auf diese Weise entsteht ein Verlaufsprotokoll des Gesprächs, das extrem knapp gefasst sein kann, aber eine wertvolle Gedächtnisstütze liefert.

Wichtig für diese Notizen: Kurz, knapp und nur als Verlaufsstütze.

2. Notizen zu eigenen Aufgaben sind Pflicht

Eigene Aufgaben oder zugeteilte ToDos sollte man genauer mitschreiben – kritisch, wenn die Aufgabenverteilung am Ende einer Diskussion erfolgt. Spätestens jetzt sollten die wichtigsten Infos zur Aufgabe kurz schriftlich festgehalten werden, denn Details verschwinden in Sekunden aus dem Gedächtnis.

An dieser Stelle kann man auch um eine kurze Pause bitten, um sich die Aufgabe wirklich zu notieren und trotzdem beim nächsten Thema dabei zu sein.

3. Einwände, Fragen, Vorschläge – durch Notizen zum richtigen Zeitpunkt

Ein Ort für Notizen braucht auch Platz für alles, was während eines Vortrags anfällt. Es ist oft nützlich, Fragen oder Gegenargumente auf das Ende einer Präsentation zu verschieben – Details werden oft schon unterwegs beantwortet.

Damit die Fragen ihren Platz haben, genügt eine kurze Notiz mit der Folie oder dem Stichwort des Vortragenden, damit der Rückbezug für alle klar ist. Nichts ist anstrengender als Fragen, die „Auf einer Folie…“ beginnen und dann auf ein winziges Detail eingehen, das alle anderen längst vergessen haben, während der Vortragende den passenden Punkt sucht.

Auch in einem Gespräch kann es sein, dass zusätzliche Ideen auftauchen, aber erst später angesprochen werden sollten. Auf dem Notizzettel ist Raum dafür.

4. Notizen: Digital oder auf dem Schmierzettel?

Bei Notizen hat jeder einen eigenen Stil und es gibt garantiert Menschen, die mit Post-Its tatsächlich ihre Leistung und Organisation gesteigert haben. Für die meisten spricht aber viel für einen festen Ort für alle Notizen: Ein Notizbuch beispielsweise, das immer dabei sein kann. Hier ist auch Platz für alle Ideen, die außerhalb des Meetings anfallen. „Ein Ort für alles“ ist ein wichtiges Mantra professioneller Experten für Notizen oder Organisationsexpertinnen.

Gegen das Digitale Notieren sprechen immer weniger Einschränkungen (auch auf modernen Tablet-Bildschirmen kann man mit Pfeilen und Farben immerhin beliebige Verbindungen notieren), aber es gibt immer noch die Frage des richtigen Eindrucks. Weil auf Smartphone und Tabletbildschirmen häufig private Daten auftauchen, ist der Blick auf den Bildschirm eines anderen ein Tabu. Deswegen sehen wir nicht, ob jemand das Handy herausholt, um etwas zu notieren, oder weil eine SMS spannender als das aktuelle Gespräch ist. Bei einem Notizblock oder -heft entsteht dieser Zweifel seltener. Ein kurzes „Ich notier mir das eben“ kann in 1:1-Gesprächen helfen, aber stört in Meetings.