Die Schaltstelle eines jeden Unternehmens: Das leisten Sekretär:innen heutzutage alles

Sekretär:innen sind die Held:innen eines jeden Unternehmens und leisten heute mehr denn je.     

Sekretärinnen und Sekretäre sind für viele Unternehmen, die sich erfolgreich am Markt behaupten, unabdingbar. Sie nehmen eine Schlüsselfunktion bei der Organisation des Betriebsablaufs und in der täglichen Kommunikation ein. Nicht umsonst behaupten viele, dass sie ohne ihre verlässlichen Organisationstalente gänzlich aufgeschmissen wären. Am 28.04.2021 war „Tag der Sekretärinnen und Sekretäre“. Für uns ein Anlass, den Beitrag zu würdigen, den Sekretärinnen und Sekretäre, Verwaltungsassistentinnen und -assistenten sowie andere Büroangestellte Tag für Tag leisten.

Ein Berufsbild im Wandel

Lange Zeit war das Berufsbild sehr vorurteilsbehaftet. Doch das Bild der Kaffee kochenden Vorzimmerdame gehört längst der Vergangenheit an.  Sekretärinnen und Sekretäre verantworten heute weit mehr. Sie werden auch als Assistentinnen und Assistenten oder Office Managerinnen und Office Manager bezeichnet. Durch die Digitalisierung und Globalisierung der Wirtschaftsmärkte hat sich das Aufgabenfeld stark gewandelt. Dies ist unter anderem auf einen Organisationswandel sowie den verstärkten Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien zurückzuführen. Studien haben zudem gezeigt, dass der Anteil eigenständiger und anspruchsvoller Aufgaben in den letzten Jahren stetig zugenommen hat. Zusätzlich ist eine Tendenz hin zur Ausweitung der Verantwortungsbereiche zu verzeichnen. Sekretärinnen und Sekretäre verantworten heute sehr anspruchsvolle Aufgabenbereiche und sind hochqualifiziert. In der Regel kommen ihnen zwei Aufgabenbereiche zu: administrative Aufgaben, die die Sachbearbeitung von Prozessen einschließen, sowie die inhaltlich fachliche Assistenz. Assistentinnen und Assistenten der Geschäftsführung sind Generalisten, da sie die Schnittstelle zwischen Geschäftsführung und Fachabteilungen darstellen. Inhaltlich ist das Aufgabenfeld sehr von der Branche abhängig, in der eine Office Managerin und ein Office Manager arbeiten. Dass sie eine Schlüsselrolle für den Erfolg des Unternehmens einnehmen, ist aber unbestritten.

Die kommunikativen Aushängeschilder eines jeden Unternehmens

Teamassistentinnen und Teamassistenten sind für die gesamte Geschäftskorrespondenz zuständig und koordinieren diese von Anrufen bis hin zur Post. Sie bereiten mitunter Reden oder auch Präsentationen vor. In international agierenden Unternehmen verfügen sie in der Regel über eine umfangreiche mehrsprachige Ausbildung und beherrschen neben Englisch noch mindestens eine weitere Fremdsprache. Eine weitere wichtige Aufgabe, für die Teamassistenzen heute stehen, ist die Repräsentation des Unternehmens nach außen. In der Regel sind sie der erste Ansprechpartner für Kundinnen und Kunden, Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner oder auch Bewerberinnen und Bewerber. Daher prägen sie maßgeblich den ersten Eindruck, den Außenstehende von einem Unternehmen bekommen.

Sie ermöglichen effektives Arbeiten

Office Managerinnen und Office Manager sind die perfekten Organisationstalente und das Herzstück der Büroorganisation. Sie organisieren Meetings und kümmern sich zuverlässig um Terminabsprachen. Bei Bedarf organisieren sie Catering oder Geschäftsreisen. Sie sorgen für den Rahmen, der effektives Arbeiten für die anderen Mitarbeitenden erst möglich macht. Gleichzeitig fungieren sie als Informationszentrale nach innen und nach außen, indem sie Informationen so beschaffen und aufbereiten, dass die Arbeit für jedes Teammitglied effektiver gestaltet werden kann. Dabei kommen sie täglich mit sensiblen Unternehmensdaten in Berührung und müssen daher besonders diskret sein. Auch die Aufbereitung von Analysen und Daten sowie die Recherche von Referenzen und Fakten, mit denen unternehmerische Entscheidungen vorbereitet werden, fallen in ihren Aufgabenbereich.

Fazit: Viele Aufgaben benötigen viel Wertschätzung

Office Manager und Office Managerinnen verfügen über eine Reihe wertvoller Eigenschaften, die für jedes Unternehmen unabdingbar sind. Sie bearbeiten heutzutage ein sehr breites Spektrum an Aufgaben. Diese müssen sie besonders schnell und zuverlässig bearbeiten und zudem sehr belastbar und stressresistent sein. Sekretärinnen und Sekretäre sind kompetente und top-ausgebildete Multitalente, die eine Bereicherung für jedes Unternehmen darstellen. Unternehmen sind daher in der Pflicht, diesen wertvollen Mitarbeitern ihre Wertschätzung und Anerkennung entgegenzubringen und sie weitestgehend zu entlasten. Beispielsweise können gerade Aufgaben im Bereich der Backoffice-Organisation mittels digitaler Tools ausgelagert werden. Und ein externes Telefonsekretariat kann Assistentinnen und Assistenten dabei helfen, konzentriert die Vielfalt ihrer Aufgaben zu erledigen.