Mailbox vs. Sekretariat: Wozu der Stress?

Keine Frage: Unser Telefonsekretariat kostet Sie wahrscheinlich mehr als das Abhören Ihres Anrufbeantworters – egal, wie verrückt die Gebühren Ihres Telefonanbieters sein mögen. Rein kostenmäßig könnte man also sagen, dass man natürlich eine Sekretärin für Ihr Büro auch durch einen Anrufbeantworter ersetzen kann. Rein kostenmäßig könnten Sie Ihr Telefon auch durch ein Megafon ersetzen – die Funktionalität wäre aber bei Weitem nicht die gleiche.

Wie erreichbar sind Sie für Ihre Kunden?

Wenn Sie gerade unterwegs sind, ein Kunde oder Klient bei Ihnen im Termin ist oder Sie schlichtweg abends nicht mehr an Ihr Geschäftshandy gehen möchten, was passiert bei Ihnen dann bei einem Anruf eines Kunden? Landet der auf Ihrer Mailbox beziehungsweise beim Anrufbeantworter im Büro oder meldet sich immer jemand und nimmt die Anrufe der Kunden entgegen?

In jedem Fall könnte man sagen, dass Sie erreichbar für Ihre Kunden sind. Immerhin können diese eine Nachricht hinterlassen und wahrscheinlich nehmen Sie sich am Ende Ihres Meetings oder am Abend, spätestens aber am nächsten Morgen auch die Zeit, die Nachrichten abzuhören. Dies hieße dann bei einem AB oder einer Mailbox die Nachricht abhören, den Inhalt extrahieren, einen Termin planen oder eine Antwort vorbereiten, den anderen zurückrufen (und erreichen) und dann hoffen, dass der Termin tatsächlich auch noch zustande kommt.

Wussten Sie, dass von 12 Anrufen an eine Mailbox oder einen AB nur einer damit endet, dass der Anrufer eine Nachricht hinterlässt? Mit anderen Worten: Das Procedere, das wir gerade für die Bearbeitung einer Mailbox-Nachricht beschrieben haben, kommt nur in etwas weniger als 9% der Fälle überhaupt zustande – die anderen Anrufe verschwinden im Nichts.

Vor- und Nachteile von Anrufbeantworter und Sekretariat

Natürlich können Sie bei einem Artikel auf der Seite eines Unternehmens, das Ihnen Sekretariatsdienste anbietet, erwarten, dass dieser Artikel die Vorteile eines Sekretariats und die Nachteile einer Mailbox auflistet. Wenn Ihnen dazu noch mehr einfällt, schreiben Sie uns gerne! Sie können auch gerne Nachteile von Sekretariatsdiensten und Vorteile von Mailboxen an uns schicken – wir sind da offen!

Sehen wir uns die Nachteile beider Systeme an. Zunächst die Nachteile eines Telefonsekretariats:

• An oberster Stelle stehen wohl Kosten. Im Gegensatz zu einem Anrufbeantworter oder einer Mailbox kostet unser Service etwas.
• Sie müssen zu Beginn einige Entscheidungen treffen – wofür möchten Sie den Service, welche Extras wollen Sie buchen, wie genau soll sich Ihre Sekretärin melden und auf welche Weise möchten Sie sich über die angenommenen Anrufe informieren?
• Eine Sekretärin lässt Ihr Unternehmen vielleicht größer wirken als es ist und für einige Selbstständige ist das ein Nachteil.

Und die Nachteile eines Anrufbeantworters?

• Voicemail, AB und Mailbox sind Maschinen – das wirkt teilweise unpersönlich und oft auch unprofessionell.
• AB und Co. spielen allen Anrufern die gleiche Ansage Sie können nicht zwischen Langzeitkunden, Kollegen und Neukunden unterscheiden.
• Viele Anrufer legen auf, wenn Sie einen AB erreichen.
• Die Kommunikation ist einseitig: Sie können keine Rückfragen stellen oder zum Beispiel einen Termin vereinbaren, bis Sie den anderen angerufen und auch erreicht haben.
• Es kostet im Vergleich viel Zeit, die Anrufe abzuhören und nach Themen zu sortieren.
• Die meisten Anrufer vergessen mindestens eine wichtige Info.

Wie sieht es andersrum mit den Vorteilen aus? Fangen wir mit der Mailbox oder einem AB an:

• Das Gerät ist billiger – vor allem, wenn man die Kosten durch zusätzliche Zeit ignoriert.
• Es meldet sich wirklich immer Ihre Stimme.
• Sie haben die alleinige Kontrolle und Verantwortung für alle Anrufe.
• Sie müssen nicht viel einstellen.

Und die eines Telefonsekretariats?

• Eine eigene Sekretärin, die für die Gesprächsannahme ausgebildet ist, wirkt enorm professionell und macht einen zuverlässigen Eindruck.
• Sie können nach Belieben differenzieren: In welcher Sprache sollen Anrufer begrüßt werden? Nur bestimmte Anrufe durchstellen oder keine? Termine direkt vereinbaren lassen oder Terminwünsche weiterreichen? Neukunden erhalten andere Informationen als Bestandskunden, Geschäftspartner werden anders begrüßt als Klienten – Sie haben die Wahl.
• Sie sparen sehr viel Zeit, weil alle Nachrichten für Sie schon aufbereitet sind. Geht es um einen Terminwunsch oder eine neue Kontaktaufnahme? Wir schreiben Ihnen das in die Benachrichtigung.
• Ihre Kunden sparen Zeit, weil sie direkt beim ersten Anruf ihr Anliegen erledigen können (und wir zum Beispiel einen Termin vereinbaren) oder Sie schon wissen, worum es geht, wenn Sie zurückrufen.
• Sie müssen sich keine Sorgen um Ihre Erreichbarkeit Hier werden keine Nachrichten gelöscht, weil neue ankommen. Und es legt auch kaum jemand auf, weil er eine Sekretärin am Apparat hat.

Aus unserer Sicht geht die Liste noch weiter, aber Sie können sich ja einfach selbst davon überzeugen. Haben Sie uns schon getestet und mit Ihrem AB verglichen?